Organiser un congrès communal, étape par étape
Un congrès communal se prépare d’abord autour de la date, du programme et des salles disponibles. Ensuite, il faut verrouiller les intervenants, ouvrir rapidement les inscriptions et suivre les besoins alimentaires. Les dernières semaines servent à finaliser les supports, les badges, la restauration et la technique. Le jour venu, une table d’inscription bien préparée et un déroulé testé évitent la plupart des retards.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et les salles
- 3
Contacter les intervenants
2 personnes
- 4
Confirmer les intervenants
- 5
Rédiger les invitations
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
- 7
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Envoyer les infos de parking
- 11
Finaliser le programme
2 personnes
- 12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 13
Imprimer la liste des participants
- 14
Imprimer les programmes
- 15
Commander le catering
- 16
Tester la technique
2 personnes
- 17
Rassembler les présentations
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Vérifier le catering
2 personnes
- 21
Récupérer les clés du lieu
- 22
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 24
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Aménager la table de scène
2 personnes
- 27
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
- 28
Brancher les microphones
2 personnes
- 29
Préparer les présentations
- 30
Mettre en place le point café
2 personnes
- 31
Installer le buffet du déjeuner
3 personnes
- 32
Installer la signalétique
2 personnes
- 33
Vérifier les toilettes
Événement
- 34
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 35
Enregistrer les participants
4 personnes
- 36
Distribuer les programmes
2 personnes
- 37
Servir le café et le thé
3 personnes
- 38
Accompagner l'ouverture
2 personnes
- 39
Animer la séance plénière
3 personnes
- 40
Gérer les micros
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Réapprovisionner les snacks de pause
2 personnes
- 43
Encadrer les ateliers
6 personnes
- 44
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
- 45
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
- 46
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 47
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
- 48
Encadrer le programme du soir
3 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 50
Servir les amuse-bouches
3 personnes
- 51
Encadrer la clôture
2 personnes
- 52
Dire au revoir aux intervenants
2 personnes
- 53
Faire sortir les participants
2 personnes
Suivi
- 54
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 55
Trier les déchets
2 personnes
- 56
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 57
Retirer la décoration
2 personnes
- 58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 59
Nettoyer les salles
3 personnes
- 60
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 61
Remettre le lieu en état
2 personnes
- 62
Retourner les matériels
2 personnes
- 63
Ranger les courses non utilisées
- 64
Enregistrer les objets trouvés
- 65
Traiter la présence
- 66
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tablesqté 16
- Table d'inscription
- Table de scène
- Chaises des intervenantsqté 6
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Ordinateur portable
- Câbles HDMIqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Cliqueur de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 130
- Verres à boireqté 160
- Verres à vinqté 130
- Assiettesqté 140
- Couvertsqté 140
- Pichets à caféqté 8
- Carafes d’eauqté 12
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Bacs à buffetqté 8
- Louchesqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Plateaux de serviceqté 12
Décoration
- Jupes de tableqté 16
- Chemins de tableqté 16
- Badges nominatifsqté 120
- Porte-badgesqté 120
- Panneaux indicateursqté 12
- Chevalets de conférenceqté 4
- Marqueursqté 20
- Compositions floralesqté 8
Éclairage
- Lampadairesqté 4
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, le programme provisoire et les salles nécessaires. Prévoyez une salle principale, les espaces des interventions et une table d’inscription clairement placée dès l’entrée.
- Contactez les intervenants tôt, puis demandez une confirmation écrite. Fixez une date limite pour recevoir leurs présentations afin de pouvoir les rassembler et tester chaque fichier avant le congrès.
- Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est assez stable. Demandez le régime alimentaire, les besoins particuliers et les informations utiles pour le parking, puis envoyez ces indications avant la venue.
- Réservez la restauration en fonction du nombre d’inscrits confirmé, sans attendre le dernier jour. Prévoyez aussi le temps de refroidir les boissons et vérifiez les quantités, les plats et le matériel de service à la livraison.
- Faites un test technique complet dans la salle, avec le projecteur, l’écran, les microphones, l’ordinateur, les câbles et le cliqueur. Installez ensuite les tables et les chaises selon le plan prévu, puis préparez les badges, les programmes et la liste des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un congrès communal ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un congrès avec plusieurs intervenants et une restauration. Ce délai laisse le temps de réserver les salles, confirmer le programme, gérer les inscriptions et tester la technique.
- Quand envoyer les invitations pour un congrès communal ?
- Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant la date. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le congrès pour imprimer les badges, la liste des participants et les programmes.
- Quand confirmer les intervenants d’un congrès ?
- Demandez une première confirmation dès la réservation du programme, puis une confirmation définitive 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez la remise des présentations au plus tard 7 jours avant.
- Comment éviter les problèmes techniques pendant un congrès ?
- Testez tout le matériel dans la salle au moins 24 heures avant, puis faites un bref contrôle le matin même. Vérifiez notamment les microphones sans fil, les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et le fichier de chaque intervenant.
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