Organiser un concours de saut, étape par étape

Un concours de saut se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par réserver le lieu, fixer le règlement et ouvrir les inscriptions avant de commander le matériel et les prix. Les listes de départ, le parcours, les jurés et les bénévoles doivent être coordonnés plusieurs jours à l’avance. Le jour J, le secrétariat, le stationnement, la sécurité et la sonorisation doivent être prêts avant l’arrivée des premiers participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Définir le règlement du concours
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Tenir les listes de départ
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les jurés
8
Confirmer le créateur de parcours
9
Confirmer le présentateur
10
Faire les réservations pour le matériel
11
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Établir le plan de stationnement
14
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
15
Commander les prix et les rubans
16
Rassembler les numéros d’urgence
17
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
18
Imprimer les listes de départ
19
Faire les courses
2 personnes
20
Récupérer le matériel
3 personnes
21
Inspecter le terrain de compétition
2 personnes
22
Barrer le parking
3 personnes
23
Installer le secrétariat de la compétition
2 personnes
24
Installer la table du jury
2 personnes
25
Mettre en place le parcours
3 personnes
26
Monter les obstacles de saut
4 personnes
27
Préparer la zone d’accès
3 personnes
28
Aménager les box et les espaces de pansage
3 personnes
29
Installer les barrières de foule
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer les tentes de fête
4 personnes
32
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
34
Préparer le service traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Installer le point café et thé
2 personnes
37
Préparer la table d'inscription
2 personnes
38
Préparer les numéros et les dossards
2 personnes
39
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

40
Inscrire les participants
3 personnes
41
Diriger les chevaux vers l'ordre de départ
2 personnes
42
Accueillir le public
3 personnes
43
Ouvrir la compétition
2 personnes
44
Annoncer l’ordre de départ
45
Accompagner les cavaliers jusqu’à la piste
2 personnes
46
Chronométrer
2 personnes
47
Traiter les résultats du concours
2 personnes
48
Réparer le parcours
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Préparer la remise des prix
2 personnes
55
Organiser la remise des prix
3 personnes
56
Publier les derniers résultats
57
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
58
Faire partir les chevaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

59
Démonter le matériel de compétition
4 personnes
60
Ranger les obstacles de saut
4 personnes
61
Nettoyer le site
4 personnes
62
Nettoyer les écuries et les aires de pansage
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Archiver les résultats
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Retourner les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Obstacles de sautqté 12
Poutres d'équilibreqté 30
Cuillères à pénicheqté 24
Poteaux de sponsoringqté 12
Panneaux de dressageqté 4
Cônesqté 30
Barrières de sécuritéqté 40
Numéros de départqté 80
Porte-dossardsqté 80
Dossardsqté 80
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 20
Brouettesqté 3
Fourches à fumierqté 4
Pellesqté 3
Ancrages de clôtureqté 40
Rubans de prixqté 30
Prix des gobeletsqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Chronomètresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloireqté 2
Machines à caféqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Boîtes à biscuitsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes LEDqté 6

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement et les catégories avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les conditions d’inscription, les horaires et les épreuves dès le départ.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir les listes de départ, prévoir les besoins alimentaires et imprimer les documents. Prévoyez une version actualisée le matin du concours pour les changements de dernière minute.
Confirmez au moins une semaine avant le concours les jurés, le créateur de parcours et le présentateur. Sans ces personnes, le programme peut être prêt mais impossible à lancer dans les temps.
Inspectez le terrain avant l’installation du parcours : vérifiez les accès, les sorties de secours, les barrières, les ancrages et l’espace réservé au stationnement.
Attribuez un responsable à chaque zone le jour J : secrétariat, table du jury, parcours, parking et accueil. Distribuez les numéros de départ et les dossards avant le premier passage, pas au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de saut ?: Ouvrez-les dès que le règlement, le lieu et les catégories sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le concours. Fixez une date limite au moins 7 jours avant l’événement pour pouvoir préparer les listes de départ.
Quand confirmer le parcours et le créateur de parcours ?: Confirmez le créateur de parcours au plus tard 7 jours avant le concours. Le parcours doit ensuite être installé et inspecté avant l’arrivée des participants, avec suffisamment de temps pour corriger un obstacle ou un problème de sécurité.
Combien de bénévoles faut-il pour un concours de saut ?: Prévoyez au minimum 1 responsable pour le secrétariat, 2 personnes autour du parcours, 1 personne au stationnement et 1 personne pour l’accueil et les dossards. Ajoutez un remplaçant par zone si le concours comporte plusieurs épreuves ou une longue journée.
Quand préparer le matériel du concours ?: Réservez les tentes, tables, chaises, obstacles, barrières, sonorisation et chronomètres plusieurs semaines à l’avance. Récupérez et contrôlez le matériel au moins 1 jour avant, puis installez le secrétariat et le parcours avant l’ouverture de l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.