Zo organiseer je een springwedstrijd
Begin met de locatie, het wedstrijdreglement en de planning van de wedstrijddag. Leg daarna de inschrijvingen, jury, parcoursbouwer en omroeper vast, zodat je weet hoeveel deelnemers en materiaal nodig zijn. Verzamel dieetwensen en deelnemersinformatie op tijd en maak een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers. In de laatste week controleer je terrein, parkeerplan, nooduitgangen, startlijsten en alle reserveringen. Zo voorkom je dat registratie, parcours of prijsuitreiking op de dag zelf vertraging oplevert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Wedstrijdlocatie reserveren
- 3
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 5
Startlijsten bijhouden
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Juryleden bevestigen
- 8
Parcoursbouwer bevestigen
- 9
Omroeper bevestigen
- 10
Reserveringen voor materiaal maken
- 11
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 12
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 13
Parkeerplan maken
- 14
Startgelden controleren
2 personen
- 15
Prijzen en linten bestellen
- 16
Noodnummers verzamelen
- 17
Nooduitgangen controleren
2 personen
- 18
Startlijsten afdrukken
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Materiaal ophalen
3 personen
- 21
Wedstrijdterrein inspecteren
2 personen
- 22
Parkeerterrein afzetten
3 personen
- 23
Wedstrijdsecretariaat inrichten
2 personen
- 24
Jurytafel plaatsen
2 personen
- 25
Parcours uitzetten
3 personen
- 26
Springhindernissen opbouwen
4 personen
- 27
Inrijterrein klaarzetten
3 personen
- 28
Stal- en poetsplaatsen inrichten
3 personen
- 29
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
- 30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 31
Partytenten opzetten
4 personen
- 32
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
- 33
Omroepinstallatie testen
2 personen
- 34
Catering voorbereiden
3 personen
- 35
Dranken koud zetten
2 personen
- 36
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 37
Registratietafel klaarmaken
2 personen
- 38
Nummers en hesjes klaarleggen
2 personen
- 39
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Event
- 40
Inschrijven deelnemers
3 personen
- 41
Paarden naar startvolgorde verwijzen
2 personen
- 42
Publiek ontvangen
3 personen
- 43
Wedstrijd openen
2 personen
- 44
Startvolgorde omroepen
- 45
Ruiters naar de ring begeleiden
2 personen
- 46
Tijdwaarneming uitvoeren
2 personen
- 47
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
- 48
Parcours herstellen
3 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
- 51
Koffie en thee serveren
2 personen
- 52
Afvalbakken legen
2 personen
- 53
Toiletten controleren
2 personen
- 54
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
- 55
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
- 56
Laatste uitslagen publiceren
- 57
Publiek uitgeleiden
3 personen
- 58
Paarden veilig laten vertrekken
3 personen
Nazorg
- 59
Wedstrijdmateriaal afbreken
4 personen
- 60
Springhindernissen opruimen
4 personen
- 61
Terrein schoonmaken
4 personen
- 62
Stallen en poetsplaatsen reinigen
3 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 65
Partytenten afbreken
4 personen
- 66
Afval afvoeren
2 personen
- 67
Uitslagen archiveren
- 68
Materiaal terugbrengen
3 personen
- 69
Ongebruikte boodschappen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Jurytafel
- Registratietafel
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Springhindernissenaantal 12
- Springbalkenaantal 30
- Balklepelsaantal 24
- Sponsorpalenaantal 12
- Dressuurbordenaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Afzethekkenaantal 40
- Startnummersaantal 80
- Startnummerhoudersaantal 80
- Rugnummersaantal 80
- Waterbakken voor paardenaantal 12
- Hooinettenaantal 20
- Kruiwagensaantal 3
- Mestvorkenaantal 4
- Scheppenaantal 3
- Hekwerkankersaantal 40
- Prijslintenaantal 30
- Bekerprijzenaantal 12
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
Apparatuur
- Omroepinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Laptop
- Printer
- Stopwatchesaantal 3
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokeraantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Tangen en opscheplepelsaantal 8
- Broodmandenaantal 6
- Koekblikkenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Toiletborstelsaantal 3
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
- Ledlichtsnoerenaantal 6
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Informatiebordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdreglement vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin onder meer de onderdelen, inschrijfvoorwaarden, startgelden, sluitingsdatum en manier waarop deelnemers hun informatie ontvangen.
- Plan de inschrijvingen in twee controles: verwerk nieuwe aanmeldingen dagelijks en controleer de startgelden uiterlijk één week voor de wedstrijd. Houd daarna een actuele startlijst bij voor secretariaat, jury en omroeper.
- Bevestig juryleden, parcoursbouwer en omroeper niet alleen mondeling. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de begintijd, bereikbaarheid, parkeerinformatie en hun specifieke taak door.
- Maak het terreinplan vóór het materiaal wordt opgehaald. Leg vast waar de registratie- en jurytafel, partytenten, afzethekken, parkeerzone, waterbakken en hooinetten komen te staan.
- Druk de startlijsten niet pas op de wedstrijddag af. Controleer ze de avond ervoor en neem een extra set mee; controleer op locatie ook de omroepinstallatie, microfoons en luidsprekers voordat deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een springwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement en de eerste reserveringen. Plan de definitieve deelnemersinformatie, vrijwilligersindeling en parkeerplanning uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd.
- Wanneer moet ik de startlijst voor een springwedstrijd maken?
- Verwerk aanmeldingen doorlopend en controleer de startgelden tot ongeveer één week voor de wedstrijd. Maak een voorlopige startlijst zodra de inschrijving sluit en druk de gecontroleerde versie de avond ervoor af.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een springwedstrijd?
- Maak minimaal 4 taakgroepen: registratie, terrein en parkeren, parcours en verzorging, en prijsuitreiking. Het exacte aantal hangt af van het deelnemersaantal, maar wijs iedere vrijwilliger uiterlijk 7 dagen vooraf een concrete taak en tijd toe.
- Wat moet je de dag voor een springwedstrijd controleren?
- Controleer de startlijsten, noodnummers, nooduitgangen, reserveringen en het parkeerplan. Loop het wedstrijdterrein na en controleer of hindernissen, afzethekken, jurytafel, omroepinstallatie en benodigdheden klaarstaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!