Organiser un concours de reining, étape par étape

Un concours de reining se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par réserver le lieu, fixer le règlement et confirmer les juges ainsi que le vétérinaire avant d’ouvrir les inscriptions. Les détails qui posent le plus souvent problème sont la liste de départ, l’accueil des chevaux, l’état de la piste, l’eau disponible et la coordination des bénévoles. Ce plan vous aide à suivre l’ordre des opérations jusqu’à l’installation le jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Confirmer les jurés
4
Confirmer le vétérinaire
5
Vérifier l’assurance de la compétition
6
Établir le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir l’enregistrement des participants
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir la liste de départ
2 personnes
12
Publier la liste de départ
13
Commander les prix et les rubans
14
Réserver le catering
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Établir le plan de stationnement
17
Imprimer le plan de sécurité
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
2 personnes
20
Préparer les écuries
3 personnes
21
Niveler l’aire de compétition
3 personnes
22
Marquer la zone de préparation
2 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
24
Vérifier les toilettes
25
Installer les tables et les chaises
3 personnes
26
Installer la table du jury
2 personnes
27
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
28
Préparer les dossards
2 personnes
29
Trier les feuilles de score
2 personnes
30
Installer les lots
2 personnes
31
Installer la barrière de l’arène
4 personnes
32
Installer les repères de piste
2 personnes
33
Vérifier la fuite d’eau chaude
2 personnes
34
Remplir les points d’eau pour chevaux
2 personnes
35
Préparer le matériel de premiers secours
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Préparer les en-cas
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Faire le briefing du jury
4 personnes
41
Briefer les bénévoles
4 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
3 personnes
43
Enregistrer les chevaux
2 personnes
44
Distribuer les dossards
2 personnes
45
Accompagner les chevaux aux écuries
3 personnes
46
Accueillir le public
2 personnes
47
Ouvrir la compétition
48
Annoncer l’ordre de départ
49
Animer l’échauffement
2 personnes
50
Accompagner les épreuves
4 personnes
51
Enregistrer les scores
2 personnes
52
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
53
Déplacer l’arène entre-temps
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
2 personnes
57
Contrôler les stands en cours d'événement
2 personnes
58
Rajouter de l'eau pour les chevaux
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Établir le résultat final
2 personnes
61
Préparer la remise des prix
2 personnes
62
Animer la remise des prix
3 personnes
63
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
64
Faire partir les chevaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

65
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
66
Rassembler la vaisselle
2 personnes
67
Ranger le service traiteur
2 personnes
68
Retirer la barrière de l’arène
4 personnes
69
Nettoyer les écuries
3 personnes
70
Ramasser le fumier de cheval
3 personnes
71
Évacuer les déchets
2 personnes
72
Remettre le lieu propre
4 personnes
73
Nettoyer le matériel
3 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Envoyer les résultats aux participants
76
Archiver les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Table du jury
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 3
Cônesqté 20

Matériel de sport

Poteaux de balisage d’arèneqté 24
Ruban de balisageqté 4
Marquages de nettoyageqté 8
Serpillière
Brouettesqté 3
Fourches à foinqté 4
Pellesqté 3
Balais d’écurieqté 4
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 12
Balles de pailleqté 30
Fûts d’eau potableqté 4
Tuyauxqté 2
Seaux d'eauqté 12
Boîtes de nettoyageqté 4
Panneaux d'obstaclesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleur portable
Microphone
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Gobelets à caféqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Décoration

Porte-dossardsqté 40
Banderoles de compétitionqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Tubes de ruban de prixqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et verrouillez le règlement avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins plusieurs semaines pour recueillir les inscriptions, vérifier les informations et établir une liste de départ fiable.
Confirmez les juges, le vétérinaire et l’assurance avant l’ouverture des inscriptions. Sans ces confirmations, vous risquez de modifier le programme après publication et de devoir prévenir tous les participants.
Préparez l’accueil des chevaux séparément de celui du public. Vérifiez les écuries, les filets à foin, les balles de paille, les bacs à eau et les seaux avant l’arrivée des premiers concurrents.
Publiez la liste de départ dès qu’elle est stabilisée et transmettez aux bénévoles un planning précis. Désignez notamment les personnes chargées de l’inscription, de la piste, du stationnement et des annonces.
Contrôlez le site la veille : aire de compétition nivelée, zone de préparation balisée, toilettes accessibles, tables installées et matériel électrique testé. Gardez le plan de sécurité imprimé et vérifiez les prévisions météo avant le montage final.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de reining ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les officiels, ouvrir puis traiter les inscriptions, commander les prix et préparer la liste de départ.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions d’un concours de reining ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la compétition. Fixez une date limite au moins 10 jours avant l’épreuve afin de recueillir les besoins alimentaires et de publier une liste de départ complète.
Que faut-il prévoir pour les chevaux sur place ?: Préparez les écuries, l’eau potable et le fourrage avant l’arrivée des concurrents. Vérifiez les bacs à eau, les tuyaux, les filets à foin, les balles de paille et les outils de nettoyage au minimum la veille.
Quand installer la piste et le matériel du concours ?: Faites le nivellement de l’aire de compétition et le balisage la veille, puis effectuez un contrôle le matin même. Testez aussi l’ordinateur, l’imprimante, le microphone, les talkies-walkies et les rallonges avant le début des épreuves.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.