Organiser un concours de quilles sans perdre le fil

Un concours de quilles se prépare dans un ordre précis : réserver les pistes, confirmer la date, ouvrir les inscriptions, puis constituer les équipes et les manches. Le règlement doit être prêt avant l’envoi des informations aux participants. Prévoyez aussi l’accueil, les feuilles de score, le matériel de rechange, le catering et la remise des trophées. Le jour J, installez le comptoir d’inscription et la répartition des pistes avant l’arrivée des joueurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le bowling
2
Confirmer la date du match
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir les inscriptions
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier la liste des participants
2 personnes
8
Réserver définitivement les stands
9
Répartir les équipes et les manches
2 personnes
10
Élaborer le règlement de la compétition
2 personnes
11
Commander les prix et les coupes
12
Confirmer les prestations de catering
13
Envoyer les informations aux participants
14
Faire les courses
2 personnes
15
Imprimer les cartes de score
16
Imprimer les équipes et la répartition des pistes
17
Emballer les prix
18
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
3 personnes
22
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Enregistrer les participants
3 personnes
26
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
27
Expliquer les règles du concours
28
Guider les équipes vers les postes
2 personnes
29
Noter les scores par manche
4 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
32
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
33
Servir le dîner
3 personnes
34
Vérifier les scores finaux
3 personnes
35
Annonce des gagnants
36
Remettre les prix
2 personnes

Suivi

37
Emballer les restes
2 personnes
38
Rassembler le matériel
3 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Rendre le matériel loué
2 personnes
44
Partager le classement final avec les participants
45
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table d'inscription
Tables de bièreqté 5
Chaisesqté 45
Table de buffetqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Matériel de sport

Panneaux de scoreqté 6
Fiches de scoreqté 60
Crayonsqté 30
Cônes de rechangeqté 10
Ballons de matchqté 6
Chasubles d’équipeqté 40
Trophées du vainqueurqté 3
Rubans de médailleqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Câbles de rechargeqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte Bluetooth
Microphone

Décoration

Ballonsqté 40
Arche de ballons
Bannière de compétition
Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 50
Pots à stylosqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Spray désinfectantqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la réservation du bowling et confirmez la date du match avant d’envoyer les invitations. Sans date ferme, les inscriptions et les commandes de trophées restent difficiles à gérer.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les participants, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les équipes et les manches.
Envoyez le règlement, l’horaire, la composition des équipes et la répartition des pistes au moins 3 jours avant le concours. Indiquez clairement le mode de comptage des points et l’heure d’enregistrement.
Imprimez les fiches de score et les listes des équipes le jour précédent, puis rassemblez crayons, panneaux de score, ballons de match et cônes de rechange dans un seul bac. Gardez du matériel de remplacement à portée de main.
Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant le début des parties. Installez l’accueil, les tables et les chaises, mettez les boissons au frais et préparez les trophées avant l’enregistrement des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de quilles ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le bowling, confirmer le catering, ouvrir les inscriptions, commander les trophées et finaliser les équipes au moins 7 jours avant le match.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un concours de quilles ?: Fermez-les environ 7 jours avant la compétition. Il restera assez de temps pour traiter les inscriptions, vérifier les besoins alimentaires et imprimer les équipes ainsi que la répartition des pistes.
Que faut-il préparer la veille d’un concours de quilles ?: Imprimez les cartes de score, les listes d’équipes et le règlement, puis emballez les prix et rassemblez le matériel. Vérifiez aussi les câbles de recharge, rallonges et multiprises avant l’ouverture du lieu.
À quelle heure faut-il arriver le jour du concours ?: Arrivez au moins 60 minutes avant le début des parties. Comptez ce temps pour aménager le comptoir d’accueil, installer les tables et les chaises, préparer le matériel de compétition et enregistrer les premiers participants.

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