Organiser un concours de dressage, étape par étape

Un concours de dressage se prépare dans un ordre précis : d’abord le règlement, la date et l’aire de compétition, puis le jury, les inscriptions et les bénévoles. Les détails administratifs doivent être verrouillés avant de publier les listes de départ. Prévoyez aussi l’accueil des cavaliers, le parking, la restauration et l’impression des protocoles. La dernière inspection du site permet de repérer les oublis avant l’arrivée des chevaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Confirmer la date du match
3
Réserver l'aire de compétition
4
Définir les membres du jury
5
Réserver le secrétaire de course
6
Réserver un animateur
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Rassembler les listes de départ
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Vérifier les frais d'inscription
14
Publier les listes de départ
15
Commander les prix
16
Commander des rosettes
17
Réserver le catering
18
Créer l’agencement du parking
2 personnes
19
Établir la répartition des bénévoles
20
Imprimer les protocoles
2 personnes
21
Préparer les dossards
2 personnes
22
Vérifier les prix
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
2 personnes
25
Inspecter le site
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Rassembler le matériel
3 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

29
Délimiter le terrain
4 personnes
30
Monter le carré de dressage
4 personnes
31
Marquer la voie d'accès
3 personnes
32
Installer la table du jury
2 personnes
33
Installer les tables pour le public
3 personnes
34
Mettre en place la table des prix
2 personnes
35
Installer le panneau d'information
36
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
37
Préparer le matériel du jury
2 personnes
38
Préparer les protocoles
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Accueillir le jury
42
Inscrire les participants
3 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Orienter les chevaux vers les parkings
3 personnes
45
Accueillir le public
2 personnes
46
Ouvrir la compétition
47
Annoncer l’ordre de départ
48
Remettre les procès-verbaux du jury
2 personnes
49
Enregistrer le déroulement du match
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Annoncer les pauses
54
Vérifier les toilettes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les résultats
2 personnes
57
Préparer la remise des prix
3 personnes
58
Organiser la remise des prix
4 personnes
59
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

60
Démonter le matériel de compétition
4 personnes
61
Ranger le mobilier
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger le service traiteur
2 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Publier les résultats
67
Archiver les protocoles
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Rendre le terrain propre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table du jury
Table des prix

Matériel de sport

Lettres de dressageqté 8
Barrières de dressageqté 24
Cônesqté 20
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 4
Revêtement de sol
Brouettesqté 2
Bottes de foinqté 12
Bacs à eau pour chevauxqté 8
Fûts d’eauqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Glacièresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Pains de glaceqté 16

Décoration

Drapeauxqté 12
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux de stationnementqté 8
Porte-dossardsqté 40

Catering

Machine à café
Thermosqté 3
Pichets pour lait de caféqté 3
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Épongesqté 6

Éclairage

Lampes d'extérieurqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Conseils

Commencez par établir le règlement et confirmer la date avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces deux éléments, vous devrez corriger les invitations et les listes de départ.
Réservez rapidement l’aire de compétition, le jury, le secrétaire de course et l’animateur. Ces rôles sont difficiles à remplacer quelques jours avant le concours.
Fermez les inscriptions après avoir vérifié les frais, les besoins alimentaires et les informations de chaque participant. Publiez ensuite les listes de départ suffisamment tôt pour permettre les corrections.
Préparez les protocoles, les dossards et les prix avant le jour du concours. Vérifiez les quantités après réception : les rosettes et les récompenses manquantes se remplacent rarement le matin même.
Organisez le site avant l’arrivée des participants : parking, barrières, lettres de dressage, signalisation, eau pour les chevaux et espace du jury. Faites une inspection finale la veille ou au moins quelques heures avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de dressage ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer la date, réserver l’aire, constituer le jury, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions. Gardez la dernière semaine pour les listes de départ, les achats et l’inspection du site.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concours de dressage ?: Ouvrez-les dès que le règlement, la date et les frais d’inscription sont définitivement validés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concours. Fixez une date de clôture au moins 10 jours avant l’événement.
Quand publier les listes de départ ?: Publiez une première version 5 à 7 jours avant le concours, après vérification des inscriptions et des frais. Laissez au moins 48 heures pour signaler une erreur ou une demande de correction.
Que faut-il vérifier sur le site avant le concours ?: Contrôlez l’aire de compétition, les barrières, les lettres, le balisage, le parking, l’électricité et les points d’eau pour les chevaux. Faites cette vérification la veille, puis un dernier tour 2 à 3 heures avant l’accueil des participants.

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