Organiser un concours de chiens de chasse, étape par étape

Commencez par confirmer le terrain, la date et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Définissez ensuite les épreuves, le jury, les aides et les règles qui serviront à établir l’ordre de départ et les feuilles de score. Les derniers jours sont consacrés aux parcours, à l’accueil, au parking, au buffet et au contrôle du matériel. Prévoyez aussi une solution concrète pour l’eau des chiens, la météo et les déplacements entre les zones d’essai.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Enregistrer l’autorisation du site
3
Vérifier les autorisations
4
Définir le jury et les aides
5
Déterminer les éléments de test
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver le catering
10
Réserver les sanitaires
11
Créer l’agencement du parking
12
Mettre en place les parcours d’essai
3 personnes
13
Établir l’ordre de départ
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
15
Préparer les feuilles de score
2 personnes
16
Créer les dossards
17
Vérifier les prévisions météo
18
Faire les courses
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Vérifier le matériel de démonstration
2 personnes
21
Délimiter le terrain
4 personnes
22
Aménager le parking
2 personnes
23
Installer les tentes et les tables
4 personnes
24
Préparation de la table d'inscription
2 personnes
25
Monter le buffet traiteur
3 personnes
26
Installer des points d’eau pour chiens
2 personnes
27
Installer la table du jury
2 personnes

Événement

28
Briefing du jury et des bénévoles
4 personnes
29
Accueillir les participants
3 personnes
30
Vérifier les chiens
2 personnes
31
Ouverture et consignes de sécurité
2 personnes
32
Animer les épreuves d’essai
6 personnes
33
Enregistrer les scores
2 personnes
34
Réapprovisionner l’eau pour les chiens
2 personnes
35
Servir les boissons et le café
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
38
Vérifier les résultats
2 personnes
39
Assurer la remise des prix
3 personnes
40
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Rassembler le matériel d’essai
4 personnes
42
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
43
Rassembler les déchets
3 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Nettoyer le site
4 personnes
46
Archiver les résultats numériquement
47
Envoyer les résultats aux participants
48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
49
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables du juryqté 2
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 4

Équipement

Glacièresqté 5
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Panneau d’affichageqté 2

Matériel de sport

Dummies pour chiens de chasseqté 12
Blocs d'apportqté 6
Siffletsqté 8
Longues lignesqté 6
Drapeaux de balisageqté 30
Cônesqté 30
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 4
Gamelles pour chiensqté 8
Jerricans d'eauqté 6
Distributeurs de sacs à déjections caninesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Panneaux de départ et d'arrivéeqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Nappesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le terrain et les autorisations avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les validations et confirmer le jury. Sans cela, les inscriptions peuvent commencer sur une base incertaine.
Définissez les éléments de test avant de traiter les inscriptions. Indiquez aux participants l’ordre de départ, les horaires, l’équipement à prévoir et les éventuelles contraintes alimentaires au plus tard 7 jours avant le concours.
Préparez chaque parcours avec ses drapeaux, cônes, sifflets, longues lignes et chronomètres, puis faites un repérage complet la veille. Vérifiez notamment les distances, les zones de sécurité et la visibilité des indications depuis le point de départ.
Organisez séparément l’accueil et le jugement : la table d’inscription doit être installée près de l’entrée, tandis que les tables du jury et les feuilles de score doivent rester au calme. Gardez quelques dossards et feuilles vierges pour les corrections de dernière minute.
Anticipez les besoins du public et des chiens : comptez au moins un point d’eau clairement signalé, des gamelles, des jerricans et un distributeur de sacs par zone fréquentée. Installez les tentes, tables, sanitaires, éclairage et parking avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de chiens de chasse ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le site, vérifier les autorisations, constituer le jury, ouvrir les inscriptions et réserver le catering ainsi que les sanitaires.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations définitives au moins 7 jours avant l’épreuve. Elles doivent préciser l’heure d’arrivée, l’ordre de départ, le parking, les parcours, les règles du concours et le matériel utile pour le chien.
Quand préparer les parcours d’essai ?: Faites le balisage et le montage au plus tard la veille, puis contrôlez chaque parcours le matin du concours. Gardez au moins 30 minutes avant le premier départ pour corriger un drapeau, un cône ou un problème de sécurité.
Quelle quantité d’eau prévoir pour les chiens ?: Prévoyez plusieurs jerricans répartis sur le site plutôt qu’un seul point d’eau. Contrôlez les réserves toutes les 2 heures et remplissez les gamelles avant le début des départs, puis après chaque période de forte affluence.

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