Organiser un concours d’équitation étape par étape

Un concours d’équitation se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par réserver le site et définir les catégories, avant de confirmer le règlement, les juges, le chef de piste, l’animateur, le vétérinaire et les secours. Les inscriptions viennent ensuite : elles permettent de construire les listes de départ, le plan des boxes et le stationnement des vans. La dernière phase sert à vérifier le matériel, la signalétique, les prix et chaque point de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l'aire de compétition
2
Définir les catégories du concours
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Définir les membres du jury
5
Définir le concepteur du parcours
6
Fixer l'orateur et l'animateur
7
Confirmer la disponibilité du vétérinaire
8
Assurer la présence des secours
9
Vérifier les autorisations
10
Vérifier les documents d'assurance
11
Inspecter le site de la compétition
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier le formulaire d'inscription
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
17
Établir la liste de départ
2 personnes
18
Publier la liste de départ
19
Envoyer les informations aux participants
20
Répartir les boxes pour chevaux
2 personnes
21
Élaborer un plan de stationnement pour les remorques
2 personnes
22
Commander les prix et les rubans
23
Créer les dossards
2 personnes
24
Imprimer les plans et la signalétique
2 personnes
25
Confirmer le matériel et le transport
26
Faire les courses
3 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Vérifier les prévisions météo

Événement

30
Vérifier le terrain et le sol
3 personnes
31
Ouvrir les paddocks et les boxes
3 personnes
32
Installer le secrétariat de la compétition
3 personnes
33
Installer la table du jury
2 personnes
34
Mettre en place le parcours
4 personnes
35
Marquer la piste d’échauffement
2 personnes
36
Installer les barrières de foule
3 personnes
37
Monter le point de restauration
3 personnes
38
Exposer les prix et les rosettes
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Inscrire les participants
3 personnes
41
Vérifier les documents des chevaux
2 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Orienter les participants vers l’échauffement
2 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Assurer l'annonce d'ouverture
46
Accompagner les épreuves
6 personnes
47
Tenir les listes de départ et de résultats
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Informer le public et les participants
51
Vérifier les paddocks
2 personnes
52
Réparer le parcours entre-temps
3 personnes
53
Tenir le point de contact des premiers secours
2 personnes
54
Garder le vétérinaire joignable
55
Vérifier les résultats
2 personnes
56
Préparer la remise des prix
3 personnes
57
Animer la remise des prix
3 personnes
58
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
59
Déclarer la sortie des chevaux et des participants
3 personnes

Suivi

60
Clôturer le catering
3 personnes
61
Démonter le parcours
4 personnes
62
Rendre le site propre et sûr
5 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
65
Archiver les résultats numériquement
66
Envoyer les résultats aux participants
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du juryqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Obstacles de sautqté 12
Poutresqté 24
Supportsqté 24
Lettres de dressageqté 12
Cônesqté 30
Barrières de sécuritéqté 40
Balisage à rubanqté 400
Numéros de départqté 80
Porte-dossardsqté 80
Mètres rubansqté 3
Râteauqté 4
Pellesqté 4
Brouettesqté 2
Brossesqté 6
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Filets à foinqté 12
Câbles électriques pour paddocksqté 12
Piquets de paddockqté 60

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Mégaphone à main

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Drapeaux de matchqté 20
Bannièresqté 8
Panneaux indicateursqté 15

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Thermomètres pour glacièresqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Épongesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le terrain et les officiels avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour vérifier les disponibilités du jury, du chef de piste, du vétérinaire et de l’équipe de secours.
Publiez un règlement complet avec les catégories, les horaires, les droits d’engagement et les conditions de participation. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concours pour pouvoir traiter les dossiers et préparer les listes de départ.
Attendez les inscriptions définitives avant d’attribuer les boxes et les emplacements de vans. Regroupez ces informations dans un plan transmis aux participants avec les horaires, les accès et les consignes pour les chevaux.
Inspectez le parcours et les installations avant le jour J, puis contrôlez chaque obstacle et chaque zone de circulation. Prévoyez aussi les outils de remise en état, comme une herse ou un râteau, des pelles et une brouette.
Ne laissez pas la sonorisation, les rallonges, les numéros de départ et la signalétique pour la veille. Faites l’inventaire du matériel au moins 48 heures avant, en vérifiant notamment les barrières, les points d’eau, les filets à foin et l’alimentation électrique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’équitation ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le terrain, confirmer les officiels et les secours, contrôler les autorisations et ouvrir les inscriptions suffisamment tôt.
Quand publier les listes de départ d’un concours d’équitation ?: Publiez-les dès que les inscriptions et les paiements sont vérifiés, généralement 3 à 7 jours avant l’épreuve. Envoyez en même temps les horaires, le plan des boxes et les instructions de stationnement.
Comment organiser le stationnement des vans pour un concours ?: Préparez un plan avant la clôture des inscriptions et attribuez les emplacements selon le nombre de chevaux et l’ordre d’arrivée prévu. Envoyez les consignes au moins 48 heures à l’avance pour éviter les croisements à l’entrée.
Quel matériel prévoir pour un concours d’équitation ?: Prévoyez le matériel sportif du parcours, les numéros de départ, les barrières et la signalétique, mais aussi les points d’eau, les filets à foin et le matériel de nettoyage. Faites un contrôle complet 48 heures avant et un dernier passage le matin de l’épreuve.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.