Zo organiseer je een paardrijwedstrijd
Begin met het wedstrijdterrein en werk daarna de wedstrijdstructuur uit. Leg categorieën, reglement, jury, parcoursbouwer en medische bezetting vast voordat je deelnemers uitnodigt. Vervolgens regel je vergunningen, verzekering, inschrijvingen, paardenstallen en het trailerparkeren. In de laatste weken draait alles om startlijsten, deelnemersinformatie, materiaal, bewegwijzering en een duidelijke taakverdeling op de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdterrein reserveren
- 2
Wedstrijdcategorieën vastleggen
2 personen
- 3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 4
Juryleden vastleggen
- 5
Parcoursbouwer vastleggen
- 6
Spreker en omroeper vastleggen
- 7
Dierenarts beschikbaarheid bevestigen
- 8
EHBO-bezetting vastleggen
- 9
Vergunningen controleren
- 10
Verzekeringspapieren controleren
- 11
Wedstrijdlocatie inspecteren
2 personen
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Inschrijfformulier publiceren
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Startgelden registreren
2 personen
- 17
Startlijst samenstellen
2 personen
- 18
Startlijst publiceren
- 19
Deelnemersinformatie versturen
- 20
Paardenstallen indelen
2 personen
- 21
Parkeerplan voor trailers maken
2 personen
- 22
Prijzen en rozetten bestellen
- 23
Startnummers maken
2 personen
- 24
Plattegronden en bewegwijzering printen
2 personen
- 25
Materiaal en transport bevestigen
- 26
Boodschappen doen
3 personen
- 27
Dranken koelen
2 personen
- 28
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 29
Weersverwachting controleren
Event
- 30
Terrein en bodem controleren
3 personen
- 31
Paddocks en stalplaatsen openen
3 personen
- 32
Wedstrijdsecretariaat inrichten
3 personen
- 33
Jurytafel inrichten
2 personen
- 34
Parcours uitzetten
4 personen
- 35
Warmrijbaan markeren
2 personen
- 36
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
- 37
Cateringpunt opbouwen
3 personen
- 38
Prijzen en rozetten uitstallen
2 personen
- 39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 40
Deelnemers aanmelden
3 personen
- 41
Paardenpapieren controleren
2 personen
- 42
Startnummers uitdelen
2 personen
- 43
Deelnemers naar de warming-up verwijzen
2 personen
- 44
Publiek ontvangen
3 personen
- 45
Openingsomroep verzorgen
- 46
Wedstrijdonderdelen begeleiden
6 personen
- 47
Start- en uitslagenlijsten bijhouden
2 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Hapjes serveren
3 personen
- 50
Publiek en deelnemers informeren
- 51
Paddocks controleren
2 personen
- 52
Parcours tussentijds herstellen
3 personen
- 53
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
- 54
Dierenarts bereikbaar houden
- 55
Uitslagen controleren
2 personen
- 56
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
- 57
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
- 58
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
- 59
Paarden en deelnemers uitchecken
3 personen
Nazorg
- 60
Catering afsluiten
3 personen
- 61
Parcours afbreken
4 personen
- 62
Terrein schoon en veilig maken
5 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Servies en materialen reinigen
3 personen
- 65
Uitslagen digitaal archiveren
- 66
Deelnemers uitslagen toesturen
- 67
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 68
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 69
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Jurytafelaantal 2
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Springhindernissenaantal 12
- Balkenaantal 24
- Staandersaantal 24
- Dressuurlettersaantal 12
- Pionnenaantal 30
- Afzethekkenaantal 40
- Lintafzettingaantal 400
- Startnummersaantal 80
- Startnummerhoudersaantal 80
- Meetlintenaantal 3
- Harkaantal 4
- Scheppenaantal 4
- Kruiwagensaantal 2
- Borstelsaantal 6
- Waterbakken voor paardenaantal 12
- Hooinettenaantal 12
- Stroomdraden voor paddocksaantal 12
- Paddockpalenaantal 60
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Handmegafoon
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtsnoerenaantal 6
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 20
- Bannersaantal 8
- Pijlbordenaantal 15
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Koelboxthermometersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Bezemaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 4
- Sponsjesaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer het wedstrijdterrein zodra de datum vaststaat en inspecteer de locatie uiterlijk 6 weken vooraf. Controleer bodem, veiligheid, stroom, parkeerruimte, stallen en de plek van jury en publiek.
- Leg categorieën en het wedstrijdreglement vast vóór je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld daarin onder meer startgeld, sluitingsdatum, vereiste informatie en wat deelnemers over paarden en begeleiding moeten weten.
- Bevestig juryleden, parcoursbouwer, omroeper, dierenarts en EHBO-bezetting minstens 4 weken vooraf. Zonder deze mensen kun je geen betrouwbaar tijdschema of veilige wedstrijdorganisatie maken.
- Maak de startlijst pas nadat aanmeldingen en startgelden zijn gecontroleerd. Publiceer haar uiterlijk 5 dagen vooraf en stuur deelnemers tegelijk informatie over aankomst, stallen, trailerparkeren, startnummers en het dagprogramma.
- Plan de opbouw met een vaste materiaalcontrole 1 dag vooraf. Tel springhindernissen, balken, staanders, dressuurletters, afzetmateriaal en waterbakken; test ook geluidsinstallatie, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een paardrijwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met terrein, datum, categorieën en vergunningen. Leg jury, parcoursbouwer, dierenarts en EHBO uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd vast.
- Wanneer moet je de inschrijving voor een paardrijwedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving meestal 2 tot 3 weken voor de wedstrijddatum, zodat je aanmeldingen en startgelden kunt controleren. Publiceer de definitieve startlijst uiterlijk 5 dagen vooraf.
- Wat moet je regelen voor paarden op een wedstrijdterrein?
- Maak vooraf een stalindeling en controleer water, hooinetten, paddockpalen en stroomdraden. Stuur deelnemers uiterlijk 5 dagen vooraf hun stal- en parkeerinformatie, inclusief de route voor trailers.
- Wanneer controleer je het parcours en wedstrijdmateriaal?
- Controleer terrein en veiligheidsvoorzieningen tijdens de locatie-inspectie, uiterlijk 6 weken vooraf. Doe een tweede volledige controle 1 dag voor de wedstrijd en test dan ook afzetting, bewegwijzering en geluidsapparatuur.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!