Organiser un concert de gala sans rien laisser au dernier moment

Un concert de gala se prépare dans un ordre précis : d’abord les inscriptions et les artistes, puis les places, la scène et l’accueil. Prévoyez ensuite la restauration, les boissons et la vaisselle en fonction du nombre confirmé de participants. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les badges, les partitions et les branchements des microphones. Ce plan vous aide à répartir les 81 tâches et à vérifier les 55 éléments nécessaires avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les réservations
5
Imprimer le programme
2 personnes
6
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
7
Vérifier la liste des artistes
8
Rassembler les partitions
2 personnes
9
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
10
Répartir les places assises
2 personnes
11
Aménager le vestiaire
2 personnes
12
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
13
Préparer la caisse
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer les en-cas
4 personnes
17
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
18
Préparer la vaisselle
2 personnes
19
Installer les tables
4 personnes
20
Installer les chaises
4 personnes
21
Dégager la scène
3 personnes
22
Installer les instruments
5 personnes
23
Installer les pupitres
3 personnes
24
Installer le système de sonorisation
3 personnes
25
Brancher les microphones
2 personnes
26
Monter l’installation lumière
3 personnes
27
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
28
Effectuer la vérification du son
3 personnes
29
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
30
Accorder les instruments
4 personnes
31
Aménager les vestiaires
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
37
Briefing de l’équipe traiteur
2 personnes

Événement

38
Accueillir les artistes
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Vérifier les billets
3 personnes
41
Distribuer le programme
3 personnes
42
Gérer le vestiaire
3 personnes
43
Accompagner les retardataires
2 personnes
44
Accompagner les artistes
2 personnes
45
Annoncer les spectacles
46
Préparer les partitions musicales
2 personnes
47
Coordonner les changements de scène
4 personnes
48
Gérer les micros
2 personnes
49
Gérer le niveau sonore
50
Gérer les réglages d’éclairage
51
Servir les boissons
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
4 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Garder les plats diététiques à part
2 personnes
57
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
58
Animer le moment photo
2 personnes
59
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
60
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
61
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
62
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
63
Assurer la remise au vestiaire
3 personnes
64
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

65
Débrancher les instruments
4 personnes
66
Démonter le matériel audio
3 personnes
67
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
68
Vider la scène
4 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Emballer les restes du catering
3 personnes
72
Faire la vaisselle
4 personnes
73
Nettoyer le bar
3 personnes
74
Nettoyer la salle
5 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Rassembler les déchets
3 personnes
77
Ranger le vestiaire
2 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
80
Rendre les articles empruntés
2 personnes
81
Rendre les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables de réceptionqté 4
Tables de buffetqté 8
Tables de logeqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Portantsqté 4
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Louchesqté 12
Couteaux à painqté 4
Planches à découperqté 6
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds de haut-parleurqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Lampes de pupitreqté 20
Tabouret de piano
Métronomesqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes d'ambianceqté 12

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 180
Compositions floralesqté 12
Tapis rouge
Mur photo
Colonnes décorativesqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant le gala et notez séparément les besoins alimentaires : ils déterminent les quantités du traiteur, des assiettes et des verres.
Vérifiez la liste des artistes et rassemblez les partitions avant la mise en place de la scène. Gardez une version imprimée du programme et préparez les badges nominatifs au plus tard la veille.
Dessinez la configuration de la scène avant d’installer les éléments de podium, les pupitres et les instruments. Réservez ensuite un créneau d’au moins 2 heures pour placer les haut-parleurs, la console de mixage et les microphones.
Répartissez les places assises après confirmation des réservations, puis imprimez le plan d’accueil. Prévoyez un vestiaire avec des portants et installez le comptoir d’accueil avant l’arrivée des premiers invités.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et préparez les en-cas avant le début du concert. Comptez séparément les verres à vin, les verres à eau et les tasses à café afin d’éviter une pénurie pendant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de gala ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour gérer les invitations, les inscriptions, les artistes et les réservations. Gardez les 2 derniers jours pour la mise en place, les achats manquants et les vérifications techniques.
Quand faut-il confirmer les réservations pour un concert de gala ?: Fixez une date limite environ 10 jours avant le concert. Vous pourrez ainsi répartir les places, transmettre le nombre définitif au traiteur et ajuster les boissons, la vaisselle et les badges.
Quand installer la sonorisation et les microphones ?: Installez la sonorisation le jour même, au moins 2 heures avant l’accueil du public. Testez chaque microphone, les pieds, les haut-parleurs et la console de mixage avec les artistes avant l’ouverture des portes.
Que faut-il préparer la veille d’un concert de gala ?: Préparez la salle, les tables, les chaises, le vestiaire, les badges, le programme et les éléments de service la veille. Le jour du concert, il restera surtout à installer les instruments, brancher les microphones, refroidir les boissons et finaliser le traiteur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.