Organiser un concert classique, étape par étape

Un concert classique se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, construire le programme, puis confirmer les musiciens et les besoins techniques. La billetterie et les invitations viennent ensuite, avec un suivi régulier des inscriptions. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les droits du répertoire, l’éclairage des pupitres, le plan de salle et le temps de montage. Le jour du concert, prévoyez une équipe distincte pour l’accueil, la technique et la sécurité.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du concert
2 personnes
2
Réserver définitivement le lieu
2 personnes
3
Établir le programme
2 personnes
4
Recruter des musiciens
2 personnes
5
Vérifier le répertoire et les droits
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir la billetterie
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Déterminer le matériel technique nécessaire
2 personnes
12
Dessiner le plan de la salle
2 personnes
13
Vérifier la capacité des sièges
2 personnes
14
Faire imprimer les programmes
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Briefer les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
23
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Installer des tables d'accueil
2 personnes
26
Installer les pupitres de musique
3 personnes
27
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
28
Régler l’éclairage
2 personnes
29
Tester les microphones
2 personnes
30
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
31
Préparer les programmes
2 personnes
32
Préparer le service traiteur
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
36
Préparer la liste de présence
37
Marquer l’entrée et l’itinéraire
2 personnes
38
Accueillir les musiciens
2 personnes
39
Revoir le programme avec les musiciens
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Distribuer les programmes
2 personnes
42
Vérifier les billets
2 personnes
43
Accompagner les retardataires
2 personnes
44
Ouvrir le concert
45
Servir les boissons de pause
4 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
48
Faire réinstaller la salle
2 personnes
49
Lancer la deuxième partie du concert
50
Accompagner le moment photo avec les musiciens
2 personnes
51
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
52
Fournir des consommations aux musiciens
2 personnes
53
Emballer les instruments
3 personnes
54
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
56
Rassembler les déchets
2 personnes
57
Essuyer les tables
2 personnes
58
Remettre les chaises en place
4 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Nettoyer la salle
3 personnes
61
Vérifier les toilettes
62
Trier les matériaux
2 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Ranger le stock restant
2 personnes
65
Restituer les clés du lieu
66
Remercier les visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables bistrotqté 8
Table d’accueilqté 2
Portants de logeqté 2
Cintresqté 30

Équipement

Piano numérique
Tabouret de piano
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Piles de rechangeqté 12
Pupitres de musiqueqté 12
Lampes de pupitreqté 12
Pinces pour pupitreqté 12
Tables pour instrumentsqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Gradateurs à câbleqté 2
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 8

Catering

Courses

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6
Badges nominatifsqté 30
Billetsqté 120
Programmesqté 130
Sets de stylosqté 6
Petites cartes de tableqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Épongesqté 8
Gants en caoutchoucqté 8
Balayetteqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Cuillères à glaceqté 4
Couteaux à painqté 4
Planches à découperqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Poubellesqté 6
Pains de glaceqté 16

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Lampes de pocheqté 4

Transport

Chariots de transportqté 2
Caisses de rangementqté 12
Couvertures de protectionqté 8
Sangles d'arrimageqté 8

Conseils

Commencez par la date, le lieu et la capacité réelle de la salle. Réservez définitivement l’espace avant d’annoncer le concert, puis dessinez le plan avec les chaises, l’accueil et les circulations.
Finalisez le programme avant de recruter ou de confirmer tous les musiciens. Vérifiez le répertoire et les droits plusieurs semaines à l’avance : une œuvre ajoutée tardivement peut modifier le budget et la durée.
Testez la configuration technique sur place, pas seulement sur papier. Prévoyez les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les rallonges, les multiprises et du ruban gaffer, puis faites un essai complet avant l’ouverture des portes.
Imprimez les programmes et préparez les badges avant le jour J. Comptez au minimum une personne à l’accueil et briefez les bénévoles sur les inscriptions, l’orientation du public et les situations d’urgence.
Bloquez un créneau de montage suffisamment long pour installer les chaises, les pupitres, les lampes, les tables et l’éclairage. Faites le contrôle de sécurité avant l’arrivée du public et vérifiez le sol de la salle, les câbles et les issues.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert classique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les musiciens, vérifier les droits, ouvrir la billetterie et organiser la technique.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert classique ?: Ouvrez-la 4 à 6 semaines avant le concert, une fois la date, le lieu et le programme confirmés. Traitez les inscriptions chaque semaine afin d’anticiper la capacité des sièges et l’accueil.
Combien de chaises prévoir pour un concert classique ?: Basez-vous sur la capacité autorisée et le plan de salle, puis gardez une marge de 5 à 10 % pour les ajustements. Ne placez jamais de sièges dans les circulations ni devant les issues.
Quand faire les tests techniques avant le concert ?: Faites un premier test au moins 7 jours avant si la salle est accessible, puis un contrôle complet le jour J, 2 à 3 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment les microphones, les haut-parleurs, les éclairages et les prises électriques.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.