Zo organiseer je een klassiek concert
Begin met de datum, locatie en bezetting; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna het programma vast, controleer repertoire en rechten en contracteer de musici voordat je uitnodigingen en kaartverkoop opent. Werk vervolgens de zaalindeling, techniek, catering en ontvangst uit. Op de concertdag zelf draait het om een vroege opbouw, een veiligheidscontrole en een duidelijke briefing voor vrijwilligers, musici en technici.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Concertdatum vastleggen
2 personen
- 2
Locatie definitief reserveren
2 personen
- 3
Programma samenstellen
2 personen
- 4
Musici contracteren
2 personen
- 5
Repertoire en rechten controleren
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Kaartverkoop openen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Catering reserveren
2 personen
- 11
Technische benodigdheden bepalen
2 personen
- 12
Zaalindeling tekenen
2 personen
- 13
Stoelcapaciteit controleren
2 personen
- 14
Programma's laten drukken
- 15
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 16
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Event
- 21
Locatie openen
2 personen
- 22
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
- 23
Zaalvloer controleren
2 personen
- 24
Stoelen opstellen
4 personen
- 25
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
- 26
Muzieklessenaars opstellen
3 personen
- 27
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
- 28
Verlichting instellen
2 personen
- 29
Microfoons testen
2 personen
- 30
Geluidsniveau controleren
2 personen
- 31
Programma's klaarleggen
2 personen
- 32
Catering voorbereiden
3 personen
- 33
Dranken koud zetten
2 personen
- 34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 35
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 36
Presentielijst klaarleggen
- 37
Entree en route markeren
2 personen
- 38
Musici ontvangen
2 personen
- 39
Programma met musici doornemen
3 personen
- 40
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 41
Programma's uitdelen
2 personen
- 42
Kaartjes controleren
2 personen
- 43
Laatkomers begeleiden
2 personen
- 44
Concert openen
- 45
Pauzedranken serveren
4 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
- 48
Zaal opnieuw laten plaatsnemen
2 personen
- 49
Tweede concertdeel starten
- 50
Fotomoment met musici begeleiden
2 personen
- 51
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
- 52
Musici voorzien van consumpties
2 personen
- 53
Instrumenten inpakken
3 personen
- 54
Locatie afsluiten
2 personen
Nazorg
- 55
Servies verzamelen
3 personen
- 56
Afval verzamelen
2 personen
- 57
Tafels afnemen
2 personen
- 58
Stoelen terugplaatsen
4 personen
- 59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Zaal schoonmaken
3 personen
- 61
Toiletten controleren
- 62
Materialen sorteren
2 personen
- 63
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 64
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 65
Locatiesleutels inleveren
- 66
Bezoekers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Bistrotafelsaantal 8
- Ontvangsttafelaantal 2
- Kleedkamerrekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 30
Apparatuur
- Digitale piano
- Pianokruk
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Reservebatterijenaantal 12
- Muzieklessenaarsaantal 12
- Lessenaarslampjesaantal 12
- Muziekstandaardklemmenaantal 12
- Instrumententafelsaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 3
- Snoerdimmersaantal 2
- Noodverlichtingslampenaantal 4
Servies
- Waterglazenaantal 140
- Koffiekopjesaantal 120
- Schotelsaantal 120
- Gebaksbordjesaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Serveerbestekaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Waterkannenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Bloemstukkenaantal 8
- Welkomstbord
- Programmastandaardsaantal 4
- Pijlbordenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 30
- Kaartjesaantal 120
- Programma'saantal 130
- Pennensetsaantal 6
- Tafelnummertjesaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Sponzenaantal 8
- Rubberen handschoenenaantal 8
- Handvegeraantal 2
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJslepelsaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 6
- Koelelementenaantal 16
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Antislipmattenaantal 6
- Kabelgotenaantal 8
- Zaklampenaantal 4
Transport
- Transportkarrenaantal 2
- Opbergkrattenaantal 12
- Beschermdekensaantal 8
- Spanbandenaantal 8
Tips
- Reserveer de locatie pas definitief nadat je de stoelcapaciteit, podiumruimte, kleedkamer en stroompunten hebt gecontroleerd. Teken de zaalindeling vooraf, inclusief stoelen, ontvangsttafel en eventuele bistrotafels.
- Plan de techniek rond het programma: controleer vóór de opbouw hoeveel microfoons, muzieklessenaars, lessenaarslampjes en luidsprekers nodig zijn. Leg verlengkabels en stekkerdozen vast en zet kabels met gaffer tape veilig weg.
- Open de kaartverkoop pas nadat capaciteit en zaalopstelling op elkaar aansluiten. Houd aanmeldingen bij en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór het concert, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
- Regel programma's, naambadges en vrijwilligersinstructies vóór de concertweek. Wijs één persoon aan voor ontvangst en één voor de musici; zo blijven vragen over kaartjes, garderobe en kleedkamer gescheiden.
- Begin op de concertdag met de locatie openen, de veiligheidscontrole en het controleren van de zaalvloer. Stel daarna stoelen en tafels op, test licht en geluid en reserveer tijd voor een korte repetitie of soundcheck voordat bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een klassiek concert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden van tevoren met datum, locatie en musici. Plan de kaartverkoop en uitnodigingen pas nadat programma, rechten en stoelcapaciteit zijn bevestigd.
- Hoeveel stoelen kan ik in de concertzaal plaatsen?
- Dat hangt af van de zaal, looproutes, podiumruimte en veiligheidsregels. Teken de opstelling en controleer de capaciteit vóór je kaartverkoop opent; houd daarnaast plaatsen vrij voor musici, techniek en eventuele rolstoelplekken.
- Wanneer regel je de techniek voor een klassiek concert?
- Bepaal de technische benodigdheden uiterlijk 2 tot 4 weken vooraf. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, digitale piano, verlichting en stroomaansluitingen tijdens de opbouw en niet pas vlak voor aanvang.
- Wanneer moet ik de catering en dieetwensen regelen?
- Reserveer de catering zodra het aantal aanmeldingen redelijk bekend is, bij voorkeur minimaal 1 week vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het concert en controleer de boodschappenlijst nogmaals vóór vertrek naar de locatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!