Organiser un championnat d’aviron, étape par étape

Un championnat d’aviron se prépare d’abord sur l’eau, puis autour de la course. Commencez par fixer le règlement, réserver le site et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Le parcours, les zones de départ et d’arrivée ainsi que le dispositif de sécurité doivent être définis assez tôt pour informer correctement les équipages. Ensuite viennent les officiels, les bénévoles, les listes de départ et la vérification du matériel de course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le règlement du concours
3 personnes
2
Réserver le lieu du concours
2 personnes
3
Définir les zones de départ et d’arrivée
3 personnes
4
Délimiter le parcours de compétition
4 personnes
5
Demander les autorisations
2 personnes
6
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
7
Réserver des bateaux de sauvetage
2 personnes
8
Inviter les membres du jury
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Contacter les sponsors
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
16
Établir les listes de départ
2 personnes
17
Publier la répartition des couloirs
18
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
19
Préparer le briefing des officiels
2 personnes
20
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
21
Commander les prix
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer le matériel
3 personnes
25
Trier les numéros de course
2 personnes
26
Recharger les batteries
2 personnes
27
Imprimer les listes de départ
2 personnes
28
Vérifier les bateaux et les rames
4 personnes
29
Baliser le parcours
5 personnes
30
Nettoyer le site
3 personnes
31
Installer la table d’inscription
2 personnes
32
Installer la table du jury
2 personnes
33
Monter les tentes et les tables
6 personnes
34
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
35
Tester la sonorisation
2 personnes
36
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
37
Mettre les canots de sauvetage à l’eau
5 personnes
38
Distribuer les équipements de sécurité
3 personnes
39
Préparer le service traiteur
4 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les kits de départ
3 personnes

Événement

42
Organiser le briefing du jury
5 personnes
43
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes
44
Accueillir les participants
6 personnes
45
Contrôler les bateaux
4 personnes
46
Distribuer les dossards
3 personnes
47
Informer le public
2 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
49
Lancer les départs de course
8 personnes
50
Enregistrement des horaires
4 personnes
51
Vérifier les résultats
3 personnes
52
Veiller à la sécurité sur l’eau
6 personnes
53
Accompagner les participants vers les pontons
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Ravitailler le catering
2 personnes
57
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
58
Préparer la remise des prix
3 personnes
59
Assurer la remise des prix
4 personnes
60
Prononcer le discours de remerciement
61
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes

Suivi

62
Démonter le matériel
6 personnes
63
Sortir les bateaux de sauvetage de l'eau
5 personnes
64
Retirer le balisage du parcours
4 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Archiver les résultats
2 personnes
69
Publier les résultats
70
Remercier les participants
2 personnes
71
Nettoyer le matériel
4 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Table du jury
Table d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Bateaux d’aviron de compétitionqté 8
Bateaux de réserveqté 2
Ramesqté 24
Blocs de départqté 8
Bouées de couloirqté 40
Bouées d’arrivéeqté 4
Numéros de compétitionqté 80
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Chronomètresqté 6
Cloche de départ
Mégaphonesqté 4
Gilets de sauvetageqté 20
Lignes de lancerqté 6
Bouées de sauvetageqté 8
Bateaux de secoursqté 2
Pagaiesqté 6
Boîtes de rangement étanchesqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs de talkies-walkiesqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de chantierqté 4

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 6
Drapeaux du clubqté 12
Bannièresqté 8
Panneaux de directionqté 15
Cônesqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Bouilloiresqté 3

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours et les zones de départ et d’arrivée avant de publier l’inscription. Les équipages doivent connaître le nombre de couloirs, les horaires prévus et les conditions d’accès au site.
Préparez le plan de sécurité avant la première inscription. Prévoyez les bateaux de secours, les gilets de sauvetage, les bouées de sauvetage et les moyens de communication, puis attribuez un responsable à chaque zone.
Clôturez les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires, vérifier les frais et établir les listes de départ. Publiez la répartition des couloirs plusieurs jours avant la compétition, pas la veille au soir.
Donnez aux officiels et aux bénévoles une consigne écrite avec leurs horaires, leurs postes et les canaux radio utilisés. Un briefing de 30 minutes avant le début des courses évite les hésitations au départ et à l’arrivée.
Faites une vérification du matériel la veille : bateaux de compétition et de réserve, rames, blocs de départ, bouées, chronomètres, drapeaux et fanions. Chargez aussi les talkies-walkies et testez le microphone avant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un championnat d’aviron ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un championnat local, et davantage si des autorisations, des sponsors ou un dispositif de secours nautique sont nécessaires. Les réservations du site et les demandes administratives doivent partir en premier.
Quand ouvrir les inscriptions pour un championnat d’aviron ?: Ouvrez les inscriptions dès que le règlement, le parcours et les horaires prévisionnels sont validés, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant l’événement pour préparer les listes et les couloirs.
Quand publier la répartition des couloirs ?: Publiez-la dès que les inscriptions sont vérifiées et au minimum 3 jours avant le championnat. Ce délai permet aux équipages de contrôler leur série, leur horaire et les informations pratiques avant leur arrivée.
Combien de bénévoles faut-il pour un championnat d’aviron ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de courses, mais prévoyez au minimum un responsable pour chaque poste clé : inscription, départ, arrivée, chronométrage, sécurité et accueil. Établissez la répartition au moins 7 jours avant, avec des remplaçants pour les absences.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.