Comment organiser un camp scolaire sans rien oublier

Un camp scolaire se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu et le transport, construire le programme, puis recueillir les informations de chaque enfant. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour laisser aux parents le temps de répondre et pour corriger les dossiers incomplets. Les points qui posent le plus souvent problème sont les autorisations, les informations médicales, la répartition des chambres et le matériel de couchage. Ce plan rassemble les étapes et le matériel à vérifier avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du camp
2 personnes
2
Réserver le camp
2 personnes
3
Réserver le transport
2 personnes
4
Élaborer le programme
4 personnes
5
Envoyer la lettre aux parents
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
10
Collecter les informations médicales
2 personnes
11
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
12
Faire la répartition des groupes
3 personnes
13
Établir le plan des chambres
3 personnes
14
Confirmer les activités
3 personnes
15
Planifier les repas
3 personnes
16
Faire la liste des courses
3 personnes
17
Inventorier le matériel
3 personnes
18
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
19
Vérifier le matériel de couchage
2 personnes
20
Réapprovisionner le matériel de premiers secours
2 personnes
21
Partager l’itinéraire
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
2 personnes
23
Faire les courses
4 personnes
24
Emballer les stocks longue conservation
3 personnes
25
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
26
Distribuer les étiquettes de bagages
2 personnes
27
Vérifier la liste des bus
2 personnes
28
Charger les bagages
4 personnes

Événement

29
Cocher les élèves
3 personnes
30
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
31
Se rendre au campement
6 personnes
32
Décharger les bagages
5 personnes
33
Accueillir les élèves
4 personnes
34
Expliquer les règles du camp
4 personnes
35
Répartir les couchages
4 personnes
36
Monter les tentes
8 personnes
37
Ranger les bagages
4 personnes
38
Animer l’activité de l’après-midi
6 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer le repas du soir
5 personnes
41
Dresser les tables
4 personnes
42
Servir le dîner
5 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Rassembler la vaisselle
4 personnes
45
Animer le jeu du soir
6 personnes
46
Accompagner aux toilettes
3 personnes
47
Distribuer le repas du soir
3 personnes
48
Accompagner le brossage des dents
3 personnes
49
Répartir la surveillance de nuit
2 personnes
50
Vérifier l'extinction des lumières
3 personnes
51
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
52
Réveiller les élèves
3 personnes
53
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
54
Accompagner la promenade du matin
6 personnes
55
Préparer les paniers-repas
4 personnes
56
Encadrer l’activité sportive
6 personnes
57
Servir le déjeuner
4 personnes
58
Encadrer le programme de l’après-midi
6 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Préparer le dîner
5 personnes
61
Servir le dîner
5 personnes
62
Animer la soirée feu de camp
5 personnes
63
Distribuer le repas du soir
3 personnes
64
Effectuer le contrôle de nuit
2 personnes
65
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
66
Démonter les tentes
8 personnes
67
Rendre le terrain propre
6 personnes
68
Charger les bagages
5 personnes
69
Effectuer le contrôle de départ
3 personnes
70
Accompagner le retour
6 personnes
71
Confier les élèves
4 personnes

Suivi

72
Décharger le matériel restant
4 personnes
73
Trier le matériel
3 personnes
74
Nettoyer les tentes
3 personnes
75
Faire la vaisselle
3 personnes
76
Nettoyer les glacières
2 personnes
77
Évacuer les déchets
2 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Nettoyer le linge
2 personnes
80
Ranger le stock restant
2 personnes
81
Informer les parents de l’heure du retour
2 personnes
82
Rendre les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 36
Bancs de pique-niqueqté 6
Poubellesqté 4
Caisses de rangementqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de couchage

Tentesqté 8
Matelas de couchageqté 34
Sacs de couchageqté 34
Coussinsqté 34
Couverturesqté 10
Masques de sommeilqté 34

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Bolsqté 40
Fourchettesqté 40
Couteauxqté 40
Cuillèresqté 40
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Casserolesqté 4
Grandes marmitesqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 3
Brûleurs à gazqté 3
Bouteilles de gazqté 4
Verres doseursqté 3
Louchesqté 8
Pinces de cuisineqté 4
Tabliersqté 6

Équipement

Téléphone mobileqté 4
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Mégaphone
Lampes de pocheqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 2
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 6
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 24
Giletsqté 30
Cordeqté 2
Pistolets à eauqté 12

Matériel de jeu

Jeux de sociétéqté 8
Jeux de cartesqté 8
Puzzlesqté 4
Masquesqté 12
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 40
Cartes de chasse au trésorqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets de sécuritéqté 8
Sifflets de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 8
Spray anti-insectesqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 6
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièreqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 6

Autre

Ruban adhésifqté 6
Rouleaux de cordeqté 4
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 4
Étiquettes nominativesqté 50
Boîtes de rangement étanchesqté 8
Presse-papiersqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le transport, puis fixez le programme avant d’envoyer la lettre aux parents. Gardez une marge d’au moins deux semaines pour traiter les inscriptions et relancer les familles qui n’ont pas répondu.
Centralisez les autorisations, les besoins alimentaires et les informations médicales dans un même suivi. Vérifiez aussi les contacts d’urgence avant de répartir les élèves en groupes : une fiche manquante se repère plus facilement ainsi.
Préparez la répartition des chambres et des groupes avant l’arrivée sur place, en tenant compte des adultes responsables. Comptez les tentes, matelas, sacs de couchage, couvertures et oreillers pour chaque participant, puis ajoutez une solution de rechange pour les équipements défectueux.
Planifiez les repas avant les courses et séparez les produits longue conservation des produits frais à garder au froid. Contrôlez la capacité des glacières, le nombre de grandes marmites et la disponibilité du combustible avant le jour du départ.
Faites une dernière vérification 24 à 48 heures avant le départ : itinéraire partagé, météo consultée, activités confirmées, matériel de premiers secours réapprovisionné et caisses étiquetées. Gardez les documents des élèves et les contacts d’urgence accessibles pendant le transport.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un camp scolaire ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Réservez d’abord le camp et le transport, puis laissez au moins 3 à 4 semaines aux parents pour renvoyer les inscriptions, autorisations et informations médicales.
Quand envoyer la lettre aux parents pour un camp scolaire ?: Envoyez-la dès que la date, le lieu, le transport et les grandes lignes du programme sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le camp. Fixez une date limite de réponse située environ 3 semaines avant le départ.
Que faut-il vérifier pour les repas d’un camp scolaire ?: Recueillez les allergies et régimes alimentaires avant de finaliser les menus, puis prévoyez les quantités pour chaque repas et une marge pour les portions supplémentaires. Faites les achats non périssables quelques jours avant et les produits frais au plus près du départ.
Quand préparer le matériel de couchage et de cuisine ?: Inventoriez tout le matériel 7 à 10 jours avant le départ, puis contrôlez son état une seconde fois 24 à 48 heures avant. Vérifiez notamment les matelas, sacs de couchage, tentes, glacières, réchauds, bouteilles de gaz et ustensiles de service.

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