Schullandheim organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Ein Schullandheim-Aufenthalt wird übersichtlich, wenn du zuerst Termin, Unterkunft und Transport sicherst und danach die Gruppe planst. Anschließend sammelst du Anmeldungen, Einverständniserklärungen, Ernährungswünsche und medizinische Angaben. Erst wenn die Teilnehmerzahl feststeht, lassen sich Zimmer, Aktivitäten, Mahlzeiten und Einkäufe zuverlässig planen. Besonders häufig fehlen am Ende aktuelle Notfallkontakte, vollständiges Schlafmaterial oder gekühlte Lebensmittel für die ersten Mahlzeiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Camp-Datum festlegen
2 Personen
2
Campingplatz reservieren
2 Personen
3
Transport reservieren
2 Personen
4
Programm erstellen
4 Personen
5
Elternbrief verschicken
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
10
Medizinische Daten erfassen
2 Personen
11
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
12
Gruppen einteilen
3 Personen
13
Zimmeraufteilung erstellen
3 Personen
14
Aktivitäten bestätigen
3 Personen
15
Mahlzeiten planen
3 Personen
16
Einkaufsliste erstellen
3 Personen
17
Material inventarisieren
3 Personen
18
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
19
Schlafmaterial kontrollieren
2 Personen
20
Erste-Hilfe-Material auffüllen
2 Personen
21
Wegbeschreibung teilen
2 Personen
22
Wettervorhersage prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
4 Personen
24
Haltbare Vorräte einpacken
3 Personen
25
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
26
Gepäckanhänger verteilen
2 Personen
27
Busliste prüfen
2 Personen
28
Gepäck laden
4 Personen

Event

29
Schüler abhaken
3 Personen
30
Sicherheitsanweisung geben
3 Personen
31
Zum Campgelände reisen
6 Personen
32
Gepäck ausladen
5 Personen
33
Schüler begrüßen
4 Personen
34
Campregeln erklären
4 Personen
35
Schlafplätze verteilen
4 Personen
36
Zelte aufbauen
8 Personen
37
Gepäck verstauen
4 Personen
38
Nachmittagsaktivität begleiten
6 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Abendessen zubereiten
5 Personen
41
Tische eindecken
4 Personen
42
Abendessen servieren
5 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Geschirr sammeln
4 Personen
45
Abendspiel begleiten
6 Personen
46
Toilettengänge begleiten
3 Personen
47
Abendimbiss ausgeben
3 Personen
48
Zähneputzen begleiten
3 Personen
49
Nachtwache einteilen
2 Personen
50
Licht ausschalten prüfen
3 Personen
51
Frühstück vorbereiten
4 Personen
52
Schüler wecken
3 Personen
53
Frühstück servieren
4 Personen
54
Morgenwanderung begleiten
6 Personen
55
Lunchpakete vorbereiten
4 Personen
56
Sportaktivität begleiten
6 Personen
57
Mittagessen servieren
4 Personen
58
Nachmittagsprogramm betreuen
6 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Abendessen vorbereiten
5 Personen
61
Abendessen servieren
5 Personen
62
Lagerfeuerabend begleiten
5 Personen
63
Abendimbiss ausgeben
3 Personen
64
Nachtkontrolle durchführen
2 Personen
65
Frühstück servieren
4 Personen
66
Zelte abbauen
8 Personen
67
Gelände sauber übergeben
6 Personen
68
Gepäck laden
5 Personen
69
Abfahrtskontrolle durchführen
3 Personen
70
Rückreise begleiten
6 Personen
71
Schüler übergeben
4 Personen

Nachbereitung

72
Restmaterial ausladen
4 Personen
73
Material sortieren
3 Personen
74
Zelte reinigen
3 Personen
75
Geschirr abwaschen
3 Personen
76
Kühlboxen reinigen
2 Personen
77
Müll entsorgen
2 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Wäsche reinigen
2 Personen
80
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
81
Eltern über die Rückkehr informieren
2 Personen
82
Fundsachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 36
PicknickbänkeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Schlafmaterial

ZelteAnz. 8
SchlafmattenAnz. 34
SchlafsäckeAnz. 34
KissenAnz. 34
DeckenAnz. 10
AugenmaskenAnz. 34

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
TellerAnz. 40
SchalenAnz. 40
GabelnAnz. 40
MesserAnz. 40
LöffelAnz. 40
ServierschalenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
PfannenAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
GasbrennerAnz. 3
GasflaschenAnz. 4
MessbecherAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8
KüchenzangenAnz. 4
SchürzenAnz. 6

Ausstattung

MobiltelefonAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Megafon
TaschenlampenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
BasketbälleAnz. 2
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 6
SpringseileAnz. 8
KegelAnz. 24
WarnwestenAnz. 30
SeilAnz. 2
WasserpistolenAnz. 12

Spielmaterial

GesellschaftsspieleAnz. 8
KartenspieleAnz. 8
PuzzlesAnz. 4
AugenbindenAnz. 12
StifteAnz. 40
NotizblöckeAnz. 40
Schnitzeljagd-KartenAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
SicherheitswestenAnz. 8
TaschenpfeifenAnz. 8
NotfalldeckenAnz. 8
InsektensprayAnz. 6

Reinigung

SpülwannenAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
EimerAnz. 6
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmoppAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsgelAnz. 6

Sonstiges

GewebeklebebandAnz. 6
SeilrollenAnz. 4
SchereAnz. 6
StifteAnz. 4
NamensaufkleberAnz. 50
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 8
KlemmbretterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Campingplatz und Transport zuerst fest – idealerweise mehrere Wochen vor dem Aufenthalt. Ohne bestätigte Kapazitäten lassen sich Einladungen, Zimmeraufteilung und Programm nicht verlässlich planen.
Setze für Rückmeldungen eine klare Frist und prüfe danach jede Anmeldung auf Einverständniserklärung, Ernährungswünsche, medizinische Daten und Notfallkontakt. Plane mindestens eine Nachfassrunde ein, statt fehlende Angaben am Abfahrtstag zu suchen.
Erstelle die Zimmeraufteilung erst nach Ablauf der Anmeldefrist und teile die Gruppen anschließend den Aktivitäten zu. So vermeidest du, dass Änderungen bei Zu- oder Absagen mehrfach in Zimmerplänen und Programmen eingetragen werden müssen.
Inventarisiere Schlafmatten, Schlafsäcke, Kissen und Decken getrennt von Küchen- und Spielmaterial. Ergänze Erste-Hilfe-Material und kontrolliere Gasflaschen, Kocher, Kühlboxen sowie Thermoskannen spätestens eine Woche vor Beginn.
Plane den Einkauf in zwei Etappen: haltbare Vorräte frühzeitig, Kühlprodukte kurz vor der Abfahrt. Prüfe außerdem am Vortag die Wettervorhersage und teile Wegbeschreibung, Treffpunkt und benötigte Kleidung rechtzeitig mit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schullandheim planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Unterkunft und Transport. Die verbindliche Planung von Gruppen, Zimmern, Mahlzeiten und Material folgt, sobald die Anmeldungen vorliegen.
Wann sollte man die Einverständniserklärungen einsammeln?: Lege die Rückgabefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor der Abfahrt fest. Prüfe danach innerhalb von 2 bis 3 Tagen, welche Erklärungen oder Notfallkontakte noch fehlen, und frage gezielt nach.
Wie plant man die Verpflegung im Schullandheim?: Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und plane die Mahlzeiten erst mit der endgültigen Teilnehmerzahl. Kaufe haltbare Vorräte einige Tage vorher und Kühlprodukte höchstens 1 bis 2 Tage vor der Abfahrt.
Wann sollte man das Material für ein Schullandheim kontrollieren?: Führe die Inventur etwa 7 Tage vor Beginn durch und prüfe fehlendes oder beschädigtes Material sofort. Eine zweite kurze Kontrolle am Vortag verhindert, dass Schlafsachen, Erste-Hilfe-Material oder Küchenzubehör beim Packen fehlen.

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