Organiser un camp de jeunesse interconfessionnel, étape par étape

Un camp de jeunesse interconfessionnel demande plus qu’un bon programme : il faut coordonner les inscriptions, les autorisations, les groupes, les repas et la logistique sur place. Commencez par recueillir les informations des participants, puis verrouillez le lieu, les responsables et le transport. Prévoyez ensuite le matériel, les repas adaptés et une solution en cas de mauvais temps. Les derniers jours servent surtout à vérifier, étiqueter et installer, pas à prendre des décisions de fond.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Vérifier les coordonnées
2 personnes
6
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
7
Regrouper les contacts d’urgence
2 personnes
8
Finaliser le programme
3 personnes
9
Rédiger le règlement
2 personnes
10
Faire la répartition des groupes
2 personnes
11
Affecter les responsables aux activités
2 personnes
12
Confirmer la réservation du lieu
13
Confirmer la réservation du matériel
14
Créer le planning de transport
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Préparer le programme en cas de mauvais temps
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
4 personnes
19
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
20
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
21
Tester la technique
2 personnes
22
Réapprovisionner la trousse de premiers secours
23
Étiqueter le matériel
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
6 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Installer le son et le micro
2 personnes
28
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Délimiter les zones de jeu
4 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer les en-cas
4 personnes
33
Préparer le repas sur le pouce
4 personnes
34
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Tenir le briefing des responsables
12 personnes

Événement

37
Enregistrer les participants
4 personnes
38
Distribuer les bracelets
2 personnes
39
Assurer l’ouverture
3 personnes
40
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
41
Animer le jeu de présentation
6 personnes
42
Encadrer les activités sportives
8 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Distribuer les snacks de pause
3 personnes
45
Changer le matériel de jeu
3 personnes
46
Encadrer l’activité d’équipe
8 personnes
47
Dresser les tables
4 personnes
48
Servir le repas
6 personnes
49
Servir les repas diététiques
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Encadrer le programme du soir
6 personnes
52
Animer le programme du feu de camp
4 personnes
53
Distribuer les en-cas du soir
3 personnes
54
Assurer la clôture
3 personnes
55
Faire partir les participants en toute sécurité
6 personnes

Suivi

56
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
57
Rassembler les déchets
4 personnes
58
Faire la vaisselle
4 personnes
59
Nettoyer la cuisine
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
6 personnes
62
Trier le matériel de jeu
3 personnes
63
Ranger le matériel de sonorisation
2 personnes
64
Laisser le site propre
6 personnes
65
Rapporter le matériel
3 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Informer les parents de l’issue
2 personnes
68
Enregistrer les incidents
2 personnes
69
Vérifier les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de pique-niqueqté 6
Table d'inscription
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Louchesqté 8
Ciseauxqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Saladiers de serviceqté 10
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Ballons de basketqté 4
Filet de volley-ball
Ballons de volleyqté 4
Cônesqté 30
Échassesqté 6
Cordes à sauterqté 10
Cerceauxqté 12
Balles souplesqté 12
Éponges sans eauqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 80
Marqueursqté 24
Ruban coloréqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Torchonsqté 20
Serviettesqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Pains de glaceqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2
Distributeurs de pansementsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour recueillir les besoins alimentaires, les coordonnées vérifiées et les autorisations parentales. Fixez une date limite située au moins 10 jours avant le départ afin de relancer les dossiers incomplets.
Construisez les groupes seulement après avoir traité les inscriptions. Attribuez ensuite un responsable à chaque activité et préparez une liste séparée des contacts d’urgence, accessible aux encadrants pendant toute la durée du camp.
Confirmez le lieu, le matériel réservé et le planning de transport au plus tard une semaine avant l’arrivée. Vérifiez notamment les horaires, les accès et l’espace nécessaire pour les tentes de réception, les tables et les chaises.
Prévoyez un vrai plan de repli météo, avec des activités compatibles avec l’espace intérieur disponible. Consultez les prévisions 48 heures avant le camp, puis réévaluez-les la veille pour ajuster le programme et le transport.
Faites les courses après avoir vérifié les quantités et emballez séparément les repas diététiques. La veille, testez les haut-parleurs et le micro, rechargez les batteries externes, réapprovisionnez la trousse de premiers secours et étiquetez le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un camp de jeunesse interconfessionnel ?: Commencez l’organisation au moins 8 à 12 semaines avant le départ. Ouvrez rapidement les inscriptions, puis gardez les 10 derniers jours pour les autorisations manquantes, les besoins alimentaires et la vérification des coordonnées.
Quand faut-il finaliser les groupes et les responsables ?: Finalisez la répartition des groupes après la clôture des inscriptions, idéalement 7 jours avant le camp. Vous aurez ainsi le temps de corriger les déséquilibres et de confirmer chaque responsable d’activité.
Comment gérer les repas avec des régimes alimentaires différents ?: Recueillez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et vérifiez-les au moins 10 jours avant le départ. Préparez et étiquetez séparément les repas adaptés pour éviter les erreurs au moment du service.
Que prévoir en cas de mauvais temps pendant le camp ?: Préparez une version complète du programme de repli avant le début du camp, puis consultez la météo à 48 heures et la veille. Vérifiez que les espaces intérieurs permettent d’accueillir les groupes et que le matériel nécessaire y est disponible.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.