Organiser un camp d’introduction sans rien laisser au dernier moment

Un camp d’introduction se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les inscriptions, puis les chambres, les groupes, les repas et les transports. Commence par obtenir les coordonnées, les contacts d’urgence et les informations alimentaires de chaque participant. Le programme peut ensuite être finalisé avec les réservations et les activités. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, garder les aliments au frais et installer efficacement l’accueil, les dortoirs et les espaces communs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Ouvrir l’enregistrement des participants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
6
Vérifier les coordonnées
2 personnes
7
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
8
Établir le plan des chambres
3 personnes
9
Faire la répartition des groupes
3 personnes
10
Clôturer le programme
3 personnes
11
Confirmer les réservations
2 personnes
12
Répartir les transports
2 personnes
13
Préparer les activités
4 personnes
14
Créer la playlist musicale
2 personnes
15
Établir la liste de courses
3 personnes
16
Signaler les allergies
2 personnes
17
Faire les courses
4 personnes
18
Rassembler le matériel
4 personnes
19
Étiqueter le matériel
3 personnes
20
Conserver les aliments au frais
3 personnes
21
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
22
Vérifier le lieu
3 personnes
23
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
24
Préparer les dortoirs
5 personnes
25
Installer les tables et les chaises
5 personnes
26
Suspendre la décoration
3 personnes
27
Préparer les activités
5 personnes
28
Mettre les boissons au frais
3 personnes
29
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
30
Briefer l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

31
Accueillir les participants
5 personnes
32
Enregistrer la présence
3 personnes
33
Distribuer les clés et les chambres
3 personnes
34
Animer le programme de bienvenue
4 personnes
35
Animer les jeux de знакомства
6 personnes
36
Monter le buffet
5 personnes
37
Servir le dîner
6 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Animer l’activité du soir
6 personnes
40
Servir les en-cas du soir
2 personnes
41
Répartir la surveillance de nuit
2 personnes
42
Préparer le petit déjeuner
5 personnes
43
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
44
Présenter le programme de la journée
3 personnes
45
Animer le team building
8 personnes
46
Distribuer les paniers-repas
4 personnes
47
Encadrer l’activité en extérieur
8 personnes
48
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
49
Accompagner les temps libres
4 personnes
50
Préparer le dîner
6 personnes
51
Servir le dîner
6 personnes
52
Encadrer la soirée de fête
6 personnes
53
Préparer le petit-déjeuner
5 personnes
54
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
55
Vérifier les chambres
4 personnes
56
Rassembler les bagages
3 personnes
57
Animer l’activité de clôture
5 personnes
58
Distribuer les paniers-repas
4 personnes
59
Accompagner les départs
5 personnes

Suivi

60
Faire la vaisselle
4 personnes
61
Nettoyer la cuisine
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
5 personnes
64
Remettre le mobilier en place
5 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Inventorier le matériel
3 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Traiter les objets trouvés
2 personnes
69
Informer les participants des objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tentes de réceptionqté 3
Porte-manteauxqté 4
Caisses de rangementqté 12
Matelas de couchageqté 100
Couverturesqté 100
Coussinsqté 100
Portants à vêtementsqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 4
Plaques de cuisson portablesqté 4
Bouteilles de gazqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 4
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 10
Tableaux blancsqté 4
Marqueursqté 20
Batteries externesqté 6
Lampes de pocheqté 20
Mégaphone
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 120
Étiquettes nominativesqté 120

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 8
Cordeqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Filet de volley-ball
Ballons de volleyqté 4
Corde de tir à la corde
Cônesqté 30
Cerceauxqté 10
Masquesqté 20
Pistolets à eauqté 20

Catering

Courses
Bouteilles d’eau réutilisablesqté 100
Mugs isothermesqté 40
Lunch-boxqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 20
Pains de glaceqté 40
Pichetsqté 20

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Gants en caoutchoucqté 12

Conseils

Fixe la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions, puis ferme celles-ci assez tôt pour établir les chambres, les groupes et les transports sans travailler avec des informations incomplètes.
Demande les allergies, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dès l’inscription. Vérifie ensuite les coordonnées une seconde fois avant d’envoyer les informations pratiques aux participants.
Prépare la répartition des chambres et des groupes dès que les inscriptions sont clôturées. Prévois une version imprimée pour le bureau d’accueil, car tout le monde n’aura pas accès à son téléphone au moment de l’arrivée.
Contrôle les réservations et le programme au moins 7 jours avant le camp. À ce moment-là, confirme aussi les transports et signale clairement les allergies à toute personne qui prépare ou distribue les repas.
Rassemble et étiquette le matériel avant le départ : vaisselle réutilisable, glacières, rallonges, multiprises et câbles de recharge se mélangent facilement. Installe ensuite les tables, les chaises, l’accueil et les dortoirs dans cet ordre le jour de l’arrivée.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un camp d’introduction ?: Ouvre les inscriptions dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le camp. Fixe une date de clôture au moins 7 jours avant le début pour avoir le temps de traiter les inscriptions et d’établir les répartitions.
Quand demander les allergies et les besoins alimentaires ?: Demande-les directement dans le formulaire d’inscription, avec les coordonnées et le contact d’urgence. Relance les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant le camp, puis transmets la liste définitive avant les courses.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer l’arrivée ?: Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée du premier participant pour vérifier le lieu, installer le bureau d’accueil, préparer les dortoirs et mettre en place les tables et les chaises. Ajoute du temps si les tentes, les équipements audio ou les zones de repas doivent aussi être installés.
Quand finaliser le programme d’un camp d’introduction ?: Finalise le programme environ 7 jours avant le camp, après avoir traité les inscriptions et confirmé les réservations. Garde une version courte et imprimée pour l’accueil, avec les horaires, les groupes et les informations de transport.

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