Cómo organizar un campamento de introducción sin imprevistos

Un campamento de introducción combina participantes, alojamiento, comidas, transporte y actividades, así que conviene organizarlo por fases. Empieza fijando la fecha y el lugar; después abre las inscripciones y reúne los datos que necesitarás para alojar y cuidar al grupo. Cuando conozcas el número definitivo, cierra habitaciones, grupos, menú y transporte. Los últimos días deben quedar para confirmar reservas, comprar, preparar materiales y enviar la información práctica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Abrir el registro de participantes
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
6
Comprobar datos de contacto
2 personas
7
Recopilar contactos de emergencia
2 personas
8
Crear la distribución de las habitaciones
3 personas
9
Hacer la distribución de grupos
3 personas
10
Finalizar el programa
3 personas
11
Confirmar las reservas
2 personas
12
Organizar el transporte
2 personas
13
Preparar las actividades
4 personas
14
Crear lista de reproducción
2 personas
15
Elaborar la lista de la compra
3 personas
16
Marcar alergias
2 personas
17
Hacer la compra
4 personas
18
Reunir los materiales
4 personas
19
Etiquetar los materiales
3 personas
20
Guardar los alimentos en frío
3 personas
21
Enviar información a los participantes
2 personas
22
Comprobar el lugar
3 personas
23
Montar el mostrador de recepción
3 personas
24
Preparar los dormitorios
5 personas
25
Colocar mesas y sillas
5 personas
26
Colgar la decoración
3 personas
27
Preparar las actividades
5 personas
28
Enfriar las bebidas
3 personas
29
Preparar el material de registro
2 personas
30
Informar al equipo de bienvenida
4 personas

Evento

31
Recepción de participantes
5 personas
32
Registrar la asistencia
3 personas
33
Repartir llaves y habitaciones
3 personas
34
Realizar el programa de bienvenida
4 personas
35
Dirigir juegos de presentación
6 personas
36
Montar el buffet
5 personas
37
Servir la cena
6 personas
38
Rellenar las bebidas
2 personas
39
Coordinar la actividad nocturna
6 personas
40
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
41
Asignar vigilancia nocturna
2 personas
42
Preparar el desayuno
5 personas
43
Servir el desayuno
5 personas
44
Explicar el programa del día
3 personas
45
Coordinar el team building
8 personas
46
Repartir los almuerzos
4 personas
47
Guiar actividad al aire libre
8 personas
48
Reponer los puntos de agua
2 personas
49
Guiar el tiempo libre
4 personas
50
Preparar la cena
6 personas
51
Servir la cena
6 personas
52
Dirigir la velada festiva
6 personas
53
Preparar el desayuno
5 personas
54
Servir el desayuno
5 personas
55
Revisar habitaciones
4 personas
56
Recoger el equipaje
3 personas
57
Acompañar la actividad final
5 personas
58
Repartir los almuerzos
4 personas
59
Coordinar la despedida y la salida
5 personas

Seguimiento

60
Lavar la vajilla
4 personas
61
Limpiar la cocina
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Limpiar el lugar
5 personas
64
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Inventariar materiales
3 personas
67
Devolver los objetos prestados
2 personas
68
Gestionar los objetos perdidos
2 personas
69
Informar a los participantes sobre los objetos encontrados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Carpas de fiestacant. 3
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Colchonetascant. 100
Mantascant. 100
Cojinescant. 100
Percheroscant. 6

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 8
Teterascant. 4
Placas de cocción portátilescant. 4
Botellas de gascant. 4

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 4
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 10
Pizarras blancascant. 4
Rotuladorescant. 20
Baterías externascant. 6
Linternascant. 20
Megáfono
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bloc de notascant. 100
Bolígrafoscant. 120
Pegatinas con nombrecant. 120

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 150
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles direccionalescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 8
Cuerdacant. 4

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Red de voleibol
Balones de voleibolcant. 4
Cuerda para tira y afloja
Conoscant. 30
Aroscant. 10
Antifacescant. 20
Pistolas de aguacant. 20

Catering

Compras
Botellas de agua reutilizablescant. 100
Vasos térmicoscant. 40
Cajas de almuerzocant. 100
Bandejas de servircant. 20
Cubiertos de serviciocant. 20
Acumuladores de fríocant. 40
Jarrascant. 20

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Guantes de gomacant. 12

Consejos

Cierra las inscripciones antes de distribuir habitaciones y grupos. Reserva al menos 7 días para comprobar contactos, recoger teléfonos de emergencia y marcar alergias o preferencias dietéticas.
No dejes el transporte para el final: confirma horarios, puntos de salida y capacidad como mínimo 5 días antes. Envía esa información junto con el programa y las indicaciones del lugar.
Prepara el programa con una alternativa para cada actividad al aire libre. Ten listas las actividades, la música y el material etiquetado al menos 2 días antes para no perder tiempo durante la llegada.
Calcula las comidas según el número final de participantes y separa los alimentos con alergias claramente identificados. Guarda lo que necesite frío en neveras portátiles y deja termos y bandejas de mantenimiento en el área de servicio.
Haz una comprobación del lugar antes de recibir al grupo: dormitorios, recepción, mesas, sillas, iluminación y conexiones eléctricas. Lleva regletas, alargadores y cables de carga preparados, porque suelen faltar cuando ya ha empezado el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un campamento de introducción?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, reservas e inscripciones. Deja la última semana para cerrar grupos, habitaciones, transporte y necesidades alimentarias.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del campamento?: Ciérralas al menos 7 días antes de la llegada. Así tendrás tiempo para comprobar contactos, recopilar emergencias, distribuir habitaciones y comprar comida y materiales según el número real.
¿Cuándo se prepara la distribución de habitaciones y grupos?: Haz una primera versión cuando falten unos 10 días y ciérrala entre 3 y 5 días antes. En ese momento ya deberían estar confirmadas las inscripciones y las preferencias relevantes.
¿Qué información debo enviar a los participantes antes del campamento?: Envíala entre 3 y 5 días antes e incluye horarios, transporte, alojamiento, programa, comidas y qué deben llevar. Si hay cambios, manda una actualización final el día anterior.

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