Einführungscamp organisieren: die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Notfallkontakte nicht unter Zeitdruck nachfordern musst. Prüfe die Kontaktdaten vor dem Versand der letzten Teilnehmerinformationen noch einmal vollständig.
• Plane Zimmeraufteilung und Gruppen erst, wenn die meisten Anmeldungen vorliegen. Reserviere zusätzlich Zeit für Änderungen, weil Absagen oder verspätete Anmeldungen sonst direkt den Transport- und Programmplan stören.
• Schließe das Programm ab, bevor du Aktivitäten und Materialien vorbereitest. So kannst du jede Aktivität einer Gruppe, einer Uhrzeit und einer konkreten Materialbox zuordnen.
• Bestätige Reservierungen und Transport spätestens wenige Tage vor Beginn. Teile Fahrten schriftlich ein und sende Teilnehmerinformationen mit Treffpunkt, Zeiten und wichtigen Hinweisen, statt diese erst beim Empfang zu erklären.
• Bereite den Ort am Vortag so weit wie möglich vor: Schlafräume, Empfangstheke, Tische und Stühle. Lagere Lebensmittel gekühlt, beschrifte Materialien und teste Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und Ladekabel vor dem Eintreffen der Gruppe.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Einführungscamp organisieren?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Anmeldung. Für Transport, Zimmeraufteilung, Reservierungen und Einkäufe brauchst du in den letzten 7 bis 10 Tagen verlässliche Teilnehmerzahlen.

Wann erstellt man die Zimmeraufteilung und Gruppeneinteilung?

Erstelle beides nach dem Anmeldeschluss oder sobald etwa 80 bis 90 Prozent der Teilnehmer feststehen. Plane anschließend noch 2 bis 3 Tage für Umbuchungen, Allergien und besondere Bedürfnisse ein.

Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?

Sende die vollständigen Informationen spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Einführungscamp. Treffpunkt, Anreise, Transport, Schlafräume und mitzubringende Dinge sollten dann bereits bestätigt sein.

Was muss man am Tag vor dem Einführungscamp vorbereiten?

Richte am Vortag Empfang, Schlafräume, Tische und Stühle ein und stelle die beschrifteten Materialboxen bereit. Lagere gekühlte Lebensmittel kalt und teste die Technik mindestens 2 Stunden vor der Ankunft.