Organiser un barbecue des bénévoles, étape par étape

Un barbecue des bénévoles se prépare d’abord avec une liste fiable de participants, puis avec un lieu adapté et une organisation claire du repas. Commencez par recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires avant d’acheter la viande, les légumes et les boissons. La veille, préparez ce qui se conserve, refroidissez les boissons et vérifiez la météo. Le jour même, installez les tentes, les tables, le buffet et le barbecue avant l’arrivée des invités, puis gardez une personne responsable de la cuisson et de la sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Établir la liste définitive des invités
5
Réserver le lieu
6
Réserver le barbecue
7
Vérifier les prévisions météo
8
Établir le plan du site
2 personnes
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Refroidir les boissons
2 personnes
12
Stocker la viande au frais
2 personnes
13
Laver et couper les légumes
3 personnes
14
Préparer les salades
3 personnes
15
Préparer le pain et les sauces
2 personnes
16
Contrôler le site
2 personnes
17
Monter les tentes de réception
4 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer le barbecue en toute sécurité
3 personnes
20
Installer les tables de buffet
3 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes

Événement

23
Accueillir les invités
2 personnes
24
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
25
Allumer le barbecue
2 personnes
26
Griller la viande et les légumes
3 personnes
27
Servir les salades et le pain
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
30
Vider les poubelles
31
Servir le café et le thé
32
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
33
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

34
Éteindre et vider le barbecue
2 personnes
35
Rassembler la vaisselle
3 personnes
36
Collecter et trier les déchets
3 personnes
37
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
38
Nettoyer le lieu
4 personnes
39
Vider les glacières
2 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 48
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à café réutilisablesqté 50
Couvertsqté 60
Louchesqté 8
Pinces à viandeqté 4

Équipement

Barbecuesqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 5
Plateaux de serviceqté 8
Barquettes en aluminiumqté 30
Support pour essuie-toutqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Seaux de nettoyageqté 2
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Diables pliantsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le barbecue. Demandez le nombre de participants, les allergies et les régimes alimentaires afin d’établir une liste définitive avant les courses.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin même. Prévoyez les tentes, l’éclairage et une solution pour protéger les aliments et les câbles si la pluie ou le vent sont annoncés.
Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’arrivée des bénévoles. Stockez la viande au frais jusqu’au dernier moment et séparez les ustensiles utilisés pour les aliments crus de ceux du buffet.
Installez le barbecue sur une surface stable, à distance des tentes, des tables et des passages. Gardez un seau d’eau ou un moyen d’extinction à portée de main et ne laissez jamais la cuisson sans surveillance.
Terminez l’installation au moins 30 minutes avant l’accueil : tables et chaises en place, buffet dressé, musique et éclairage testés. Préparez aussi les poubelles et les bacs à vaisselle dès le début pour éviter l’accumulation pendant le repas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un barbecue des bénévoles ?: Prévoyez au minimum 7 jours pour recueillir les inscriptions, réserver le lieu et le barbecue, puis organiser les achats. Gardez les dernières 48 heures pour la météo, les préparations alimentaires et la mise au point du plan du site.
Quand acheter la viande pour un barbecue des bénévoles ?: Faites les courses la veille ou le jour même selon les possibilités de conservation. La viande doit rester au frais jusqu’à l’allumage du barbecue ; ne la laissez pas à température ambiante pendant l’installation.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un barbecue ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et commencez à refroidir l’ensemble au moins 4 heures avant l’accueil.
Quand installer le barbecue et les tables ?: Commencez l’installation 2 heures avant l’arrivée prévue des bénévoles. Le barbecue, le buffet, les tables et les chaises doivent être prêts au moins 30 minutes avant l’accueil, afin de garder du temps pour tester la musique, l’éclairage et la sécurité.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.