Organiser un backyard ultra, étape par étape

Un backyard ultra repose sur une boucle précise, un départ donné chaque heure et une organisation capable de tenir aussi longtemps que les coureurs. Commence par fixer le parcours et le lieu de départ, puis règle les autorisations, les inscriptions et la répartition des bénévoles. Le jour venu, le balisage, le chronométrage et le ravitaillement doivent rester fiables de jour comme de nuit. Ce sont surtout les détails pratiques et les changements de météo qui mettent l’organisation en difficulté.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Confirmer le site et le lieu de départ
2 personnes
3
Vérifier les autorisations requises
4
Envoyer les invitations
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
2 personnes
10
Vérifier le parcours sur place
3 personnes
11
Définir les règles de départ et de ronde
2 personnes
12
Envoyer les informations aux participants
13
Commander le catering
14
Réserver le matériel
15
Vérifier les prévisions météo
16
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Trier les dossards
2 personnes
19
Imprimer la liste des participants
20
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
21
Rendre le site propre et accessible
3 personnes
22
Monter les tentes
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Aménager la zone de départ et d’arrivée
3 personnes
25
Tracer l’itinéraire
4 personnes
26
Installer l'éclairage le long du parcours
3 personnes
27
Tester le chronométrage
2 personnes
28
Mettre en place le point d’eau et de soins
3 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Préparer les snacks et les fruits
2 personnes
31
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

32
Enregistrer les participants
3 personnes
33
Distribuer les dossards
2 personnes
34
Faire le briefing des participants
2 personnes
35
Lancer le premier tour
3 personnes
36
Annoncer les tours
37
Enregistrer les temps au tour
2 personnes
38
Tenir le poste de route
2 personnes
39
Accueillir les participants à l'arrivée
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Réapprovisionner les snacks et les fruits
2 personnes
42
Servir des boissons chaudes
2 personnes
43
Ramasser les déchets et les gobelets vides
2 personnes
44
Vérifier l'éclairage
45
Vérifier la sécurité sur le parcours
2 personnes
46
Animer le dernier tour
3 personnes
47
Vérifier le score final
2 personnes
48
Annoncer les résultats
2 personnes

Suivi

49
Retirer la signalisation de parcours
4 personnes
50
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
51
Nettoyer le matériel
3 personnes
52
Laver la vaisselle et les gobelets
2 personnes
53
Évacuer les déchets
2 personnes
54
Nettoyer le site
3 personnes
55
Envoyer les résultats aux participants
56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 25
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 4
Numéros de départqté 50
Bracelets de dossardqté 50
Presse-papiersqté 4
Siffletsqté 4

Équipement

Chronomètresqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6
Lampes frontalesqté 6

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Petits bolsqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pince de serviceqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Conseils

Vérifie la boucle sur place au moins deux fois : une première fois avant d’envoyer les informations aux participants, puis une seconde fois après les dernières prévisions météo. Contrôle notamment les intersections, les zones boueuses et les passages insuffisamment éclairés.
Explique par écrit la règle de chaque départ : les coureurs doivent être présents dans la zone de départ avant le signal et disposer d’une heure pour terminer la boucle. Envoie ces consignes avec l’itinéraire numérique plusieurs jours avant l’épreuve.
Prépare le suivi des participants avant l’ouverture : imprime la liste, trie les dossards et prévois un système simple pour noter les départs et les arrivées à chaque ronde. Avec des boucles répétées, une information manquante devient vite difficile à reconstituer.
Organise les bénévoles par créneaux couvrant le départ, l’arrivée, le parcours et le ravitaillement. Prévois aussi une relève pour les horaires nocturnes : le chronométrage et la surveillance ne peuvent pas dépendre d’une seule personne pendant plusieurs heures.
Installe l’éclairage et la protection contre les intempéries avant l’arrivée des participants, pas au moment où la nuit tombe. Teste les lampes, les chronomètres, les batteries et les rallonges, puis garde une solution de recharge disponible sur le site.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser un backyard ultra ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le site, de vérifier les autorisations, d’ouvrir les inscriptions, de recruter les bénévoles et de réserver le matériel.
Quelle longueur doit faire la boucle d’un backyard ultra ?: Le format classique prévoit une boucle de 4,167 miles, soit environ 6,7 kilomètres, à réaliser en une heure. Si tu utilises un autre format, annonce clairement la distance, le temps limite et les règles de départ avant les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour un backyard ultra ?: Prévois au minimum 1 personne pour le départ et l’arrivée, 1 pour le suivi des temps et 1 ou 2 pour le parcours et le ravitaillement par créneau. Ajoute une relève pour la nuit et pour toute épreuve susceptible de durer plus de 12 heures.
Quand installer le balisage et l’éclairage du parcours ?: Trace et vérifie le parcours la veille ou le matin même, puis inspecte-le à nouveau avant le départ. Installe les lampes avant la tombée de la nuit et contrôle les flèches, cônes et rubans après chaque changement météo important.

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