Backyard Ultra organisieren: So planst du den Lauf

Ein Backyard Ultra braucht weniger Eventprogramm als einen belastbaren Ablauf: feste Runde, klare Startregeln und eine Versorgung, die viele Stunden funktioniert. Lege zuerst Datum, Gelände und Strecke fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Helferplanung, Verpflegung und die Beschilderung vor Ort. Besonders spät werden meist die zweite Streckenprüfung, Strom für Technik und die Beleuchtung für die Nacht organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Gelände und Startort bestätigen
2 Personen
3
Erforderliche Genehmigung prüfen
4
Einladungen verschicken
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Route digital ausarbeiten
2 Personen
10
Strecke vor Ort prüfen
3 Personen
11
Start- und Rundenregeln festlegen
2 Personen
12
Teilnehmerinformationen versenden
13
Catering bestellen
14
Material reservieren
15
Wettervorhersage prüfen
16
Route erneut inspizieren
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Startnummern sortieren
2 Personen
19
Teilnehmerliste ausdrucken
20
Wetterschutz bereitstellen
2 Personen
21
Gelände sauber und zugänglich machen
3 Personen
22
Zelte aufbauen
4 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
24
Start- und Zielbereich einrichten
3 Personen
25
Route festlegen
4 Personen
26
Beleuchtung entlang der Route anbringen
3 Personen
27
Zeiterfassung testen
2 Personen
28
Wasser- und Versorgungsstation einrichten
3 Personen
29
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
30
Snacks und Obst bereitstellen
2 Personen
31
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

32
Teilnehmer registrieren
3 Personen
33
Startnummern ausgeben
2 Personen
34
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
35
Erste Runde starten
3 Personen
36
Runden ansagen
37
Rundenzeiten erfassen
2 Personen
38
Routeposten besetzen
2 Personen
39
Teilnehmer im Ziel empfangen
2 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Snacks und Obst auffüllen
2 Personen
42
Heiße Getränke servieren
2 Personen
43
Abfall und leere Becher sammeln
2 Personen
44
Beleuchtung kontrollieren
45
Sicherheit auf der Strecke kontrollieren
2 Personen
46
Letzte Runde begleiten
3 Personen
47
Endstand überprüfen
2 Personen
48
Ergebnis bekanntgeben
2 Personen

Nachbereitung

49
Wegweiser entfernen
4 Personen
50
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
51
Material reinigen
3 Personen
52
Geschirr und Becher spülen
2 Personen
53
Abfall entsorgen
2 Personen
54
Gelände reinigen
3 Personen
55
Ergebnis an die Teilnehmenden senden
56
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 8
StühleAnz. 30
BiertischeAnz. 4

Sportmaterial

WegweiserAnz. 25
KegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 4
StartnummernAnz. 50
StartnummernbänderAnz. 50
KlemmbretterAnz. 4
PfeifenAnz. 4

Ausstattung

StoppuhrenAnz. 4
LaptopsAnz. 2
PowerbanksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6
StirnlampenAnz. 6

Catering

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
Einkäufe

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
SchälchenAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 50

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 4
KühlmattenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
BesensetsAnz. 2
WischsetsAnz. 2
HanddesinfektionsständerAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Tipps

Plane die Strecke nicht nur digital. Prüfe sie mindestens zweimal vor Ort: einmal bei Tageslicht und ein zweites Mal kurz vor dem Lauf, damit Wegweiser, Kegel und Absperrband an den richtigen Stellen stehen.
Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Start. Schreibe Rundenlänge, Start- und Zielregeln, Verpflegung, Beleuchtung und das Verhalten bei schlechtem Wetter eindeutig hinein.
Teile die Freiwilligen in Schichten ein, statt alle Helfer gleichzeitig einzuplanen. Für Start, Ziel, Strecke und Verpflegung brauchst du auch dann Besetzung, wenn der Lauf in die Nacht geht.
Bereite die Technik mit Reserve vor: Stoppuhren, Laptop, Powerbanks, Verlängerungskabel und LED-Lampen sollten am Vortag getestet werden. Lade Akkus vollständig und halte mindestens eine alternative Stromquelle bereit.
Richte den Start- und Zielbereich so ein, dass Ankommende und bereits wartende Läufer nicht kollidieren. Stelle Wetterschutz, Tische, Sitzplätze, Wasser und Becher vor dem ersten Start vollständig bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man einen Backyard Ultra organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Route und Genehmigungen. Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke und Startort bestätigt sind. Die finale Streckenprüfung und Wetterplanung gehören in die letzten 3 bis 7 Tage.
Wie viele Helfer braucht man für einen Backyard Ultra?: Plane mindestens 4 bis 6 Helfer pro gleichzeitig besetzter Schicht ein: für Start und Ziel, Verpflegung, Strecke und Dokumentation. Bei einem Lauf über mehrere Stunden sind Schichtwechsel nach etwa 3 bis 4 Stunden sinnvoll.
Was muss man bei einem Backyard Ultra an Verpflegung einplanen?: Stelle Wasser, warme Getränke und feste Snacks für jede Runde bereit und erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung. Für die Nacht brauchst du zusätzlich beleuchtete Ausgabestellen, Thermoskannen und gut erreichbare Kühlboxen.
Wann muss die Strecke für einen Backyard Ultra kontrolliert werden?: Kontrolliere die Route zunächst bei der Planung und mindestens einmal vollständig vor Ort. Eine zweite Prüfung sollte 1 bis 3 Tage vor dem Start stattfinden, damit Baustellen, matschige Abschnitte und fehlende Wegweiser noch behoben werden können.

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