Cómo organizar un backyard ultra sin perder el control
Un backyard ultra exige más organización que una carrera convencional: los participantes salen a la misma hora y repiten la ruta hasta que solo queda uno. Empieza por fijar el recorrido, el lugar de salida y las normas de cada vuelta; después coordina permisos, inscripciones y voluntarios. La zona de control, el avituallamiento y la señalización deben estar listos antes de que llegue el primer corredor. Este orden evita los fallos que más retrasan la prueba: rutas mal marcadas, dorsales pendientes y falta de personal durante las vueltas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y ruta
2 personas
- 2
Confirmar el recinto y el lugar de salida
2 personas
- 3
Comprobar los permisos necesarios
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Asignar voluntarios
2 personas
- 9
Desarrollar la ruta digitalmente
2 personas
- 10
Comprobar físicamente la ruta
3 personas
- 11
Establecer las normas de salida y vueltas
2 personas
- 12
Enviar información a los participantes
- 13
Pedir el catering
- 14
Reservar materiales
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Volver a inspeccionar la ruta
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Ordenar los dorsales
2 personas
- 19
Imprimir la lista de participantes
- 20
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
- 21
Dejar el recinto limpio y accesible
3 personas
- 22
Montar tiendas
4 personas
- 23
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 24
Montar la zona de salida y meta
3 personas
- 25
Trazar la ruta
4 personas
- 26
Colocar iluminación a lo largo de la ruta
3 personas
- 27
Probar el registro horario
2 personas
- 28
Montar el punto de agua y cuidados
3 personas
- 29
Preparar café y té
2 personas
- 30
Preparar snacks y fruta
2 personas
- 31
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
- 32
Registrar a los participantes
3 personas
- 33
Repartir dorsales
2 personas
- 34
Dar la información a los participantes
2 personas
- 35
Iniciar la primera ronda
3 personas
- 36
Anunciar las rondas
- 37
Registrar los tiempos por vuelta
2 personas
- 38
Atender el puesto de ruta
2 personas
- 39
Recibir a los participantes en la meta
2 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Reponer snacks y fruta
2 personas
- 42
Servir bebidas calientes
2 personas
- 43
Recoger la basura y los vasos vacíos
2 personas
- 44
Comprobar la iluminación
- 45
Comprobar la seguridad de la ruta
2 personas
- 46
Acompañar la última ronda
3 personas
- 47
Comprobar la clasificación final
2 personas
- 48
Anunciar el resultado
2 personas
Seguimiento
- 49
Retirar la señalización de ruta
4 personas
- 50
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
- 51
Limpiar el material
3 personas
- 52
Lavar la vajilla y los vasos
2 personas
- 53
Retirar los residuos
2 personas
- 54
Limpiar el recinto
3 personas
- 55
Enviar los resultados a los participantes
- 56
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 30
- Mesas de cervezacant. 4
Material deportivo
- Flechas de rutacant. 25
- Conoscant. 30
- Cinta de balizamientocant. 4
- Dorsalescant. 50
- Brazaletes con número de salidacant. 50
- Portapapelescant. 4
- Silbatoscant. 4
Equipo
- Cronómetroscant. 4
- Portátilescant. 2
- Baterías externascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 6
- Linternas frontalescant. 6
Catering
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Compras
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Cuencoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 50
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Pinzas para servircant. 4
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Mantas térmicascant. 20
- Chalecos reflectantescant. 12
- Linternascant. 6
Consejos
- Cierra la ruta y compruébala físicamente antes de abrir las inscripciones. Calcula el tiempo de cada vuelta y señala cruces, giros y zonas oscuras con flechas, conos y cinta de balizamiento.
- Define por escrito la hora exacta de salida, el margen permitido y qué ocurre si un participante no está en la línea cuando empieza la siguiente vuelta. Envía estas reglas junto con la información práctica, no el día anterior.
- Asigna voluntarios por puestos y por turnos, especialmente para salida y meta, control de vueltas, avituallamiento y orientación. Prepara una lista impresa de participantes y portapapeles como respaldo si fallan los portátiles o las baterías.
- Calcula comida y bebida según el número de inscritos y las horas previstas de actividad, no solo para la primera vuelta. Reserva neveras, termos, jarras, vasos reutilizables y máquinas de café con tiempo; el catering y los materiales suelen ser lo último que se confirma.
- Haz una revisión final de la ruta y del recinto cuando falten entre 24 y 48 horas. Comprueba el pronóstico, monta tiendas, mesas y sillas, prepara protección contra la lluvia y verifica que haya iluminación, alargadores y baterías para la noche.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un backyard ultra?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si esperas varios participantes y necesitas permisos, catering o alquiler de material. La ruta y el recinto deberían estar confirmados antes de abrir el formulario de inscripción.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un backyard ultra?
- Como mínimo, planifica 1 persona para salida y meta, 1 para registrar las vueltas y 1 o 2 para avituallamiento por cada turno activo. Añade un relevo si la prueba puede durar más de 6 horas o continuar de noche.
- ¿Cuándo se debe marcar la ruta?
- Haz una primera comprobación física al cerrar el recorrido y coloca la señalización definitiva entre 2 y 4 horas antes de la salida. Vuelve a inspeccionarla entre 24 y 48 horas antes para detectar obras, ramas, barro o señales desplazadas.
- ¿Qué información hay que enviar a los participantes antes de la carrera?
- Envía las normas, la ubicación, la hora de llegada, el procedimiento de cada vuelta, el material recomendado y las opciones de avituallamiento al menos 7 días antes. Recuerda también el contacto de la organización y cualquier cambio de última hora 24 horas antes.
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