Organiser un atelier tablettes sans imprévu
Un atelier tablettes se prépare dans un ordre précis : confirmer la salle et l’accompagnement, connaître les participants, puis sécuriser le matériel et le déroulé. Prévoyez les besoins alimentaires, les transports et les adaptations d’accessibilité avant d’envoyer le rappel. La veille, chaque tablette doit être chargée, mise à jour et testée avec le Wi-Fi, le projecteur et les accessoires nécessaires. Le jour même, gardez du temps pour installer les tables, préparer les documents et accueillir les participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Fixer l’accompagnateur
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Recenser les besoins en transport
- 7
Mettre à jour la liste des participants
- 8
Envoyer un rappel
- 9
Élaborer le programme
- 10
Préparer les guides
- 11
Imprimer les feuilles de travail
- 12
Récupérer les tablettes
2 personnes
- 13
Charger les tablettes
- 14
Mettre à jour les tablettes
- 15
Tester le Wifi
- 16
Tester le projecteur
- 17
Tester les paramètres d’accessibilité
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Mettre les produits réfrigérés au frais
- 20
Préparer la liste de présence
Événement
- 21
Ouvrir la salle
- 22
Installer les tables
2 personnes
- 23
Installer les chaises
2 personnes
- 24
Préparer les tablettes
2 personnes
- 25
Mettre en place le point café
2 personnes
- 26
Accueillir les participants
2 personnes
- 27
Distribuer les tablettes
2 personnes
- 28
Expliquer les réglages de base
- 29
Encadrer l'exercice de recherche sur Internet
3 personnes
- 30
Servir les boissons de pause
2 personnes
- 31
Animer l’exercice d’e-mail
3 personnes
- 32
Gérer les photos de l'exercice
3 personnes
- 33
Mettre en place le buffet du dîner
2 personnes
- 34
Servir le dîner
3 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
- 36
Animer la séance de questions-réponses
- 37
Expliquer la sécurité et la confidentialité
- 38
Prendre les tablettes
2 personnes
- 39
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 40
Rassembler les déchets
2 personnes
- 41
Faire la vaisselle
2 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
- 43
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 44
Rapporter les tablettes
2 personnes
- 45
Retourner le matériel
- 46
Supprimer les données personnelles
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 24
- Nappeqté 4
Équipement
- Tablettesqté 15
- Chargeurs de tabletteqté 15
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Routeur wifi
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Câble HDMI
- Souris
- Clavier
- Haut-parleur
- Batteries externesqté 4
- Loupesqté 6
- Casques audioqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 24
- Verres à boireqté 24
- Assiettesqté 24
- Couvertsqté 24
- Louchesqté 4
Cuisine
- Thermosqté 3
- Carafes d’eauqté 3
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 3
Paperasse
- Manuels imprimésqté 24
- Feuilles d’exerciceqté 24
- Badges nominatifsqté 24
- Stylos à billeqté 24
- Blocs-notesqté 24
- Listes de présenceqté 2
Nettoyage
- Lingettes désinfectantesqté 3
- Spray de nettoyageqté 2
- Poubellesqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Demandez les besoins alimentaires, de transport et d’accessibilité dès l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 7 jours avant l’atelier.
- Préparez une tablette par participant, plus au moins une tablette de secours si le groupe compte 10 personnes ou davantage. Chargez-les complètement et vérifiez les mises à jour la veille.
- Testez la connexion Wi-Fi dans la salle avec plusieurs tablettes connectées en même temps, idéalement 24 heures avant. Vérifiez aussi le projecteur, le câble HDMI, le son et les réglages d’accessibilité.
- Imprimez les guides et feuilles d’exercice avant le jour J, en prévoyant un exemplaire par participant et 2 exemplaires supplémentaires. Préparez également les badges et la liste de présence à l’accueil.
- Ouvrez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Installez les tables et les chaises, répartissez les chargeurs et multiprises, puis mettez en place le point café avec l’eau et les tasses.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier tablettes ?
- Comptez environ 2 à 3 semaines pour réserver la salle, fixer l’accompagnement et ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite 2 heures la veille pour tester les tablettes, le Wi-Fi, le projecteur et les documents.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier tablettes ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue afin de laisser le temps de traiter les inscriptions. Demandez les besoins alimentaires, de transport et d’accessibilité dès la réponse.
- Combien de tablettes prévoir par participant ?
- Prévoyez une tablette par participant et une tablette de secours pour un groupe jusqu’à 10 personnes. Au-delà, ajoutez au moins 10 % de matériel supplémentaire, avec les chargeurs et les multiprises correspondants.
- Quand tester le Wi-Fi et le projecteur ?
- Faites un premier test au moins 24 heures avant l’atelier, avec plusieurs tablettes connectées simultanément. Refaites une vérification rapide 30 minutes avant l’arrivée des participants, une fois la salle installée.
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