Organiser un atelier photo sans rien oublier

Un atelier photo se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, construire le programme, gérer les inscriptions, puis tester tout le matériel avant l’arrivée du groupe. Prévoyez aussi les modèles, les autorisations d’image et les besoins alimentaires, souvent traités trop tard. Le jour J, gardez au moins 90 minutes pour installer les tables, l’éclairage, les fonds, le projecteur et l’accueil. Cette méthode vous aide à passer rapidement de la théorie aux exercices pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Élaborer le programme de l’atelier
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer les informations aux participants
7
Organiser les modèles photo
8
Imprimer les formulaires de consentement
9
Confirmer la réservation du lieu
10
Vérifier les appareils photo et les objectifs
2 personnes
11
Charger complètement les batteries
12
Formater les cartes mémoire
13
Préparer la présentation et les exercices
14
Faire les courses
2 personnes
15
Aérer la salle
16
Installer les tables et les chaises
2 personnes
17
Aménager l’espace photo
2 personnes
18
Monter l’éclairage
2 personnes
19
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
20
Mettre en place le point café
21
Préparer les matériaux par participant
2 personnes
22
Installer la table d’accueil

Événement

23
Accueillir les participants
2 personnes
24
Enregistrer la présence
25
Faire remplir les formulaires d’autorisation
26
Présenter l’atelier
27
Démontrer les réglages de la caméra
28
Animer l'exercice de composition
2 personnes
29
Servir les boissons de pause
30
Réapprovisionner les boissons
31
Encadrer la séance de portrait
2 personnes
32
Présenter l’installation d’éclairage
33
Encadrer la mission pratique
2 personnes
34
Discuter ensemble des photos
35
Clôture et reprise du matériel
2 personnes

Suivi

36
Emballer le matériel photo en toute sécurité
2 personnes
37
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Rassembler les déchets
40
Nettoyer l’espace
2 personnes
41
Remettre le mobilier en place
2 personnes
42
Restituer le matériel emprunté
43
Sauvegarder les photos en toute sécurité
44
Envoyer les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 14
Table de présentation
Portant à vêtements

Équipement

Appareils photoqté 6
Objectifsqté 8
Sets de piedsqté 6
Courroies de caméraqté 6
Cartes mémoireqté 12
Batteries de secoursqté 12
Chargeurs de batterieqté 6
Lecteurs de cartesqté 3
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Câbles HDMIqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 2
Softboxqté 2
Écrans réfléchissantsqté 3
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Toiles de fondqté 3
Support de fond
Accessoires photoqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 16
Verresqté 16
Assiettesqté 16
Couvertsqté 16

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Thermosqté 2
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Cuillères de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Carafes d’eauqté 3
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelle
Chiffons de nettoyageqté 10

Catering

Formulaires de consentementqté 20
Badges nominatifsqté 16
Stylosqté 16
Blocs-notesqté 16
Courses

Conseils

Fixez le nombre de participants avant de commander ou de préparer le matériel : prévoyez au moins un appareil photo utilisable pour deux personnes et un poste de travail par exercice.
Envoyez le programme et les informations pratiques au plus tard 7 jours avant l’atelier. Demandez les besoins alimentaires au même moment pour éviter les réponses de dernière minute.
Testez les appareils photo, objectifs, batteries, cartes mémoire, câbles HDMI et projecteur 24 à 48 heures avant. Chargez toutes les batteries et formatez les cartes après avoir sauvegardé leur contenu.
Réservez 30 minutes avant le début pour faire remplir les formulaires de consentement et enregistrer les présences. Les modèles photo ne devraient pas commencer à poser avant que les autorisations soient signées.
Installez l’espace photo avant le reste : fonds, support, lampes LED, softbox, pieds d’éclairage et réflecteurs. Gardez une zone dégagée pour circuler autour du modèle et vérifiez les câbles au sol.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier photo ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines pour fixer le lieu, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et organiser les modèles. Bloquez ensuite 90 minutes à 2 heures le jour même pour l’installation et les tests.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier photo ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant. Demandez dans le formulaire les besoins alimentaires et le niveau en photographie.
Que faut-il vérifier avant un atelier photo ?: Vérifiez 24 à 48 heures avant les appareils, objectifs, batteries, cartes mémoire, chargeurs, lecteurs de cartes et câbles. Testez aussi le portable, le vidéoprojecteur et l’éclairage dans la salle où l’atelier aura lieu.
Quand faire signer les autorisations de droit à l’image ?: Faites signer les formulaires à l’arrivée, avant toute prise de vue, et prévoyez environ 5 minutes par participant. Gardez les documents regroupés avec la feuille de présence pour pouvoir les retrouver après l’atelier.

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