Organiser un atelier de chant, étape par étape
Un atelier de chant se prépare d’abord autour du groupe, de l’enseignant et du répertoire, puis autour de la salle et du matériel. Commencez par confirmer la date, le lieu et les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Quelques jours avant, vérifiez les besoins alimentaires, préparez les chants et testez la sonorisation. Le jour même, gardez du temps pour aérer la salle, installer les chaises et accueillir chaque participant avec son badge.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Définir l’enseignant et l’accompagnateur
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Vérifier la liste des participants
- 7
Préparer le programme et les chants
2 personnes
- 8
Préparer les fichiers musicaux
- 9
Imprimer les feuilles de travail et les badges nominatifs
- 10
Faire les courses
2 personnes
- 11
Refroidir les boissons
- 12
Aérer la salle
- 13
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 14
Installer le piano ou le clavier
2 personnes
- 15
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
- 16
Tester les microphones
2 personnes
- 17
Préparer les plans de travail
- 18
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 19
Aménager la table d'accueil
Événement
- 20
Accueillir les participants
2 personnes
- 21
Enregistrer la présence
- 22
Distribuer les badges
- 23
Présenter l’atelier et les règles de sécurité
- 24
Encadrer les exercices d’échauffement
2 personnes
- 25
Animer des exercices de respiration
2 personnes
- 26
Répéter la première chanson
2 personnes
- 27
Servir le café et le thé
2 personnes
- 28
Réapprovisionner les boissons
- 29
Répéter le deuxième chant
2 personnes
- 30
Animer le chant en groupe
2 personnes
- 31
Encadrer la représentation finale
2 personnes
- 32
Remercier les participants
Suivi
- 33
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 34
Emballer le matériel de musique
2 personnes
- 35
Faire la vaisselle
2 personnes
- 36
Rassembler les déchets
2 personnes
- 37
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 38
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
- 39
Trier le matériel restant
- 40
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 41
Renvoyer les informations aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 24
- Tablesqté 4
- Table d’accueil
- Tabouretsqté 2
Équipement
- Clavier
- Support de clavier
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleur actif
- Table de mixage
- Câbles audioqté 4
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Ordinateur portable
- Support pour ordinateur portable
- Pieds de microqté 6
- Métronome
Vaisselle
- Verresqté 30
- Tassesqté 30
- Assiettesqté 30
- Couvertsqté 30
- Pichets à caféqté 2
- Carafes d’eauqté 3
Cuisine
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 3
- Plateaux de serviceqté 3
- Carafesqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Louchesqté 3
Décoration
- Badges nominatifsqté 24
- Nappesqté 4
- Stylosqté 30
- Blocs-notesqté 24
- Paperboard
- Feutres pour paperboardqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Balai
- Balayette et pelle
- Serpillière
- Seau
- Chiffons de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme et les chants avant l’envoi des invitations : les participants doivent savoir ce qu’ils vont travailler et l’enseignant doit disposer des fichiers musicaux à l’avance.
- Clôturez les inscriptions au moins 3 jours avant l’atelier afin de vérifier l’effectif, les besoins alimentaires et le nombre de feuilles de travail et de badges à imprimer.
- Testez les microphones, le clavier, la table de mixage et le haut-parleur la veille ou au moins 1 heure avant l’arrivée du groupe. Vérifiez aussi les câbles, rallonges et multiprises.
- Prévoyez 45 minutes avant le début pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer les plans de travail et mettre en place la table d’accueil.
- Préparez le café, le thé et l’eau avant l’accueil, puis gardez les boissons au frais jusqu’à l’arrivée du groupe. Les tasses, verres, pichets et carafes sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès la première pause.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de chant ?
- Comptez environ 2 à 3 semaines pour confirmer le lieu, les intervenants et ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite les 3 derniers jours aux inscriptions, aux impressions et aux vérifications techniques.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de chant ?
- Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue, avec le lieu, les horaires et le programme provisoire. Fixez une date limite d’inscription au moins 3 jours avant l’atelier.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez 45 à 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’aération, l’installation des chaises et tables, le clavier, les microphones, la sonorisation et le test du matériel.
- Que faut-il préparer pour l’accueil des participants ?
- Préparez la liste des inscrits, les badges nominatifs et les feuilles de travail au moins la veille. Installez la table d’accueil 20 à 30 minutes avant le début et gardez un stylo pour noter les présences ou les changements de dernière minute.
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