Organiser un atelier d’écriture, étape par étape
Un atelier d’écriture se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, construire le programme, puis confirmer les participants et leurs besoins. Prévoyez ensuite les feuilles de travail, les exercices imprimés et tout le matériel d’écriture avant de commander le catering. Le jour J, l’installation des tables, de la technique et du café doit être terminée avant l’arrivée du groupe. Cette méthode évite les oublis fréquents, notamment les câbles, les badges et les impressions de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Établir le programme
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Mettre à jour la liste des participants
- 7
Envoyer la confirmation
- 8
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
- 9
Imprimer les exercices d'écriture
- 10
Vérifier la présentation
- 11
Commander le catering
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Trier les matériaux
2 personnes
- 14
Ouvrir le lieu
- 15
Aérer la salle
- 16
Installer les tables
3 personnes
- 17
Installer les chaises
2 personnes
- 18
Préparer le matériel d’écriture
2 personnes
- 19
Brancher la technique
- 20
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 21
Préparer les badges nominatifs
Événement
- 22
Accueillir les participants
2 personnes
- 23
Présenter l'atelier
- 24
Encadrer l’exercice d’écriture
2 personnes
- 25
Servir la pause-café
2 personnes
- 26
Réapprovisionner les boissons
- 27
Animer le tour de feedback
2 personnes
- 28
Servir les en-cas de pause
2 personnes
- 29
Expliquer la consigne du soir
- 30
Encadrer l’écriture autonome
2 personnes
- 31
Servir le dîner
3 personnes
- 32
Réapprovisionner les boissons
- 33
Discuter des textes
2 personnes
- 34
Donner la consigne finale d’écriture
- 35
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 36
Rassembler le matériel
2 personnes
- 37
Faire la vaisselle
2 personnes
- 38
Rassembler les déchets
- 39
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
- 40
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 41
Débrancher le matériel technique
- 42
Fermer le lieu
- 43
Ranger les affaires restantes
2 personnes
- 44
Rendre les articles empruntés
- 45
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 35
- Chemins de tableqté 8
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
Matériel d’écriture
- Carnetsqté 35
- Stylos à billeqté 50
- Crayonsqté 40
- Gommesqté 35
- Taille-crayonsqté 10
- Marqueursqté 20
- Feutres finsqté 35
- Crayons de couleurqté 10
- Post-itqté 12
- Papier à dessinqté 200
- Enveloppesqté 40
- Badges nominatifsqté 40
- Chemisesqté 35
- Feuilles de travailqté 120
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projecteur
- Enceinte portable
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 4
- Câble HDMIqté 2
- Cliqueur de présentation
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
Vaisselle
- Tassesqté 40
- Verres à boireqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 6
- Louchesqté 6
- Carafes d'eauqté 6
- Plateaux de serviceqté 4
Décoration
- Décoration de tableqté 8
- Cartes d’inspirationqté 40
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
Nettoyage
- Brosses à vaisselleqté 3
- Porte-sacs-poubelleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par réserver le lieu et fixer le programme, puis envoyez les invitations au moins 3 semaines avant l’atelier. Gardez une date limite d’inscription pour pouvoir mettre à jour la liste des participants et recueillir les besoins alimentaires.
- Préparez les feuilles de travail et imprimez les exercices au moins 3 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires : un participant absent ou une feuille abîmée ne doit pas interrompre l’exercice.
- Faites un test complet de la présentation la veille avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le cliqueur. Prévoyez aussi une rallonge et une multiprise, car la prise la plus proche est rarement au bon endroit.
- Installez les tables et les chaises au moins 60 minutes avant l’accueil. Disposez les carnets, stylos, crayons, gommes, marqueurs et post-it sur les tables, puis placez les badges nominatifs à l’entrée.
- Préparez le café et le thé avant l’arrivée du groupe et lancez la pause après environ 60 à 90 minutes d’écriture. Comptez les tasses, les thermos et les déchets dès l’installation plutôt que pendant l’exercice.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un atelier d’écriture ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires.
- Quand imprimer les exercices d’un atelier d’écriture ?
- Imprimez-les au plus tard 3 jours avant l’atelier, après avoir vérifié la présentation. Préparez 10 % d’exemplaires en plus pour remplacer une feuille manquante ou accueillir un participant supplémentaire.
- Quand installer la salle pour un atelier d’écriture ?
- Commencez l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil. Il faut alors aérer la salle, placer les tables et les chaises, préparer le matériel d’écriture, brancher la technique et installer le café.
- Que faut-il prévoir pour la pause-café d’un atelier d’écriture ?
- Préparez le café et le thé avant l’ouverture, avec les machines à café, bouilloires et thermos prêts à servir. Placez la pause après 60 à 90 minutes, afin de laisser un premier temps d’écriture suffisamment long.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !