Comment organiser un atelier créatif sans rien oublier

Un atelier créatif se prépare dans un ordre précis : définir le programme, réserver le lieu et l’animateur, puis confirmer les participants avant d’acheter le matériel. La réussite dépend surtout de la préparation des tables et de la répartition des fournitures. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les indications d’accès et le matériel technique. Le jour J, gardez du temps pour trier les matériaux, installer les postes de travail et préparer l’accueil.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Élaborer le programme de l'atelier
2
Réserver le lieu
3
Réserver l’animateur de l’atelier
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les participants
8
Vérifier la liste du matériel
9
Commander le matériel créatif
10
Planifier les achats traiteur
11
Préparer les badges nominatifs
12
Imprimer les feuilles de travail
13
Envoyer les indications d'accès
14
Faire les courses
2 personnes
15
Recevoir le matériel
2 personnes
16
Trier les matériaux
2 personnes
17
Refroidir les boissons
18
Préparer le service traiteur
2 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Installer les tables de travail
3 personnes
21
Installer les chaises
2 personnes
22
Préparer le matériel par table
3 personnes
23
Préparer les plans de travail
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Aménager la table d'accueil
26
Préparer le café et le thé
27
Tester la technique

Événement

28
Accueillir les participants
2 personnes
29
Présenter le programme
30
Présenter une démonstration créative
31
Accompagner les participants
3 personnes
32
Servir la pause-café
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
34
Servir des amuse-bouches
2 personnes
35
Faire présenter les travaux
36
Dire au revoir et remercier

Suivi

37
Rassembler le matériel
3 personnes
38
Trier les déchets
2 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Emballer le matériel
2 personnes
43
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 8
Chaisesqté 40
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 50
Tasses à caféqté 45
Verresqté 50
Couteauxqté 45
Fourchettesqté 45
Cuillèresqté 45

Équipement

Bouilloireqté 2
Machine à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable

Matériel créatif

Carnets de croquisqté 45
Papier à dessinqté 200
Papier aquarelleqté 100
Toilesqté 45
Sets de peinture acryliqueqté 10
Sets de peinture aquarelleqté 10
Pinceauxqté 80
Crayons de couleurqté 20
Crayons de cireqté 20
Feutresqté 20
Feutres finsqté 40
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 40
Crayonsqté 40
Gommesqté 40
Taille-crayonsqté 20
Palettes de mélangeqté 40
Arrosoirsqté 40
Tabliersqté 40
Film de protectionqté 2
Ruban de masquageqté 8
Essuie-toutqté 8
Badges nominatifsqté 45

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le programme et le nombre de participants attendus. Bloquez ensuite le lieu et l’animateur avant d’envoyer les invitations, afin de ne pas communiquer une date ou un contenu encore incertain.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’atelier. Vous pourrez confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et ajuster les achats de papier, toiles, peintures et pinceaux.
Vérifiez le matériel dès sa réception, puis répartissez les fournitures par table. Préparer les carnets, feuilles, crayons et sets de peinture à l’avance évite de perdre les 15 premières minutes de l’atelier.
Prévoyez une table de travail par groupe et testez les rallonges, multiprises, ordinateurs, vidéoprojecteur et enceinte avant l’ouverture du lieu. Les prises manquantes et les câbles trop courts sont souvent repérés trop tard.
Installez l’accueil, les badges nominatifs et les indications d’accès avant l’arrivée du premier participant. Refroidissez les boissons et préparez le service traiteur pendant que les tables sont encore accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier créatif ?: Prévoyez au moins 3 semaines pour réserver le lieu et l’animateur, envoyer les invitations et commander le matériel. Gardez les 2 derniers jours pour recevoir, contrôler et trier les fournitures.
Quand faut-il commander le matériel pour un atelier créatif ?: Commandez le matériel créatif dès que le nombre de participants est suffisamment confirmé, idéalement 10 à 14 jours avant l’atelier. Ajoutez une petite marge pour remplacer les fournitures manquantes ou endommagées.
Comment préparer les tables pour un atelier créatif ?: Préparez chaque table avec les plans de travail et les fournitures nécessaires avant l’ouverture. Comptez environ 10 minutes par table pour installer les papiers, carnets, pinceaux, crayons et sets de peinture sans gêner la circulation.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Installez la table d’accueil au moins 30 minutes avant le début, avec les badges, la liste des inscrits et les indications d’accès. Gardez aussi quelques exemplaires imprimés des feuilles de travail pour les oublis de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.