Zo organiseer je een creatieve workshop

Begin met het programma: bepaal wat deelnemers maken, hoeveel begeleiding nodig is en hoeveel tijd elk onderdeel krijgt. Reserveer daarna de locatie en leg de workshopbegeleider vast, voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd aanmeldingen, dieetwensen en bevestigingen centraal bij. In de laatste week controleer je materialen, werkbladen, tafels en catering; op de dag zelf richt je eerst de werkplekken en ontvangsttafel in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopprogramma uitwerken
2
Locatie reserveren
3
Workshopbegeleider vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemers bevestigen
8
Materialenlijst controleren
9
Creatieve materialen bestellen
10
Cateringboodschappen plannen
11
Naamkaartjes voorbereiden
12
Werkbladen afdrukken
13
Routebeschrijving versturen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen ontvangen
2 personen
16
Materialen sorteren
2 personen
17
Dranken koelen
18
Catering voorbereiden
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Werktafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
2 personen
22
Materialen per tafel klaarleggen
3 personen
23
Werkbladen klaarleggen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
26
Koffie en thee klaarzetten
27
Techniek testen

Event

28
Deelnemers ontvangen
2 personen
29
Programma toelichten
30
Creatieve demonstratie geven
31
Deelnemers begeleiden
3 personen
32
Koffiepauze serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Werkstukken laten presenteren
36
Afscheid en bedankje geven

Nazorg

37
Materialen verzamelen
3 personen
38
Afval sorteren
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Apparatuur inpakken
2 personen
43
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Bordenaantal 50
Koffiekopjesaantal 45
Glazenaantal 50
Messenaantal 45
Vorkenaantal 45
Lepelsaantal 45

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker

Creatief materiaal

Schetsboekenaantal 45
Tekenpapieraantal 200
Aquarelpapieraantal 100
Canvasdoekenaantal 45
Acrylverfsetsaantal 10
Aquarelverfsetsaantal 10
Penselenaantal 80
Kleurpotlodenaantal 20
Wasco'saantal 20
Viltstiftenaantal 20
Finelinersaantal 40
Scharenaantal 20
Lijmsticksaantal 40
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 40
Puntenslijpersaantal 20
Mengpalettenaantal 40
Waterpottenaantal 40
Schortenaantal 40
Afdekfolieaantal 2
Afplaktapeaantal 8
Papieren handdoekenaantal 8
Naamkaartjesaantal 45

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per creatieve opdracht een duidelijke werktijd en houd daarnaast minstens 15 minuten vrij voor uitleg, wisselen van materiaal en opruimen. Zo loopt een uitloop niet meteen door in de catering.
Bestel creatieve materialen zodra het aantal deelnemers bekend is en controleer de levering uiterlijk 3 dagen vooraf. Sorteer verf, papier, penselen en andere materialen daarna per tafel.
Zet werktafels zo neer dat deelnemers elkaar kunnen aankijken en dat verlengkabels geen looproutes kruisen. Leg per plek een werkblad en de benodigde materialen klaar, zodat je niet tijdens de uitleg hoeft uit te delen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en tel daarna het aantal porties, borden, glazen en bestek. Koel dranken uiterlijk 2 uur voor ontvangst en richt een aparte buffettafel in.
Test beamer, projectiescherm, laptops, speaker, waterkoker en koffiezetapparaat vóór deelnemers binnenkomen. Leg naamkaartjes en routebeschrijving klaar bij de ontvangsttafel; die twee onderdelen worden vaak pas op het laatste moment gezocht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een creatieve workshop organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met programma, locatie en begeleider. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 weken voor de workshop en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf af.
Hoeveel creatieve materialen heb je per deelnemer nodig?: Reken per deelnemer op een eigen werkplek, werkblad en basisset materiaal. Bestel 10% extra verbruiksmateriaal, zoals papier, verf en penselen, zodat een beschadigd of leeg materiaal geen opdracht stillegt.
Wanneer richt je een creatieve workshopruimte in?: Open de locatie minimaal 2 uur voor de start. Zet eerst werktafels en stoelen neer, leg daarna materialen en werkbladen klaar en reserveer de laatste 30 minuten voor techniek, ontvangsttafel en catering.
Hoeveel drinken moet je voorzien bij een creatieve workshop?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en thee. Voor een workshop van 3 uur komt dat neer op ongeveer 5 tot 7 drankjes per deelnemer; pas dit aan op het weer en de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.