Einen Vorlese-Nachmittag Schritt für Schritt organisieren
Ein Vorlese-Nachmittag gelingt, wenn Programm, Raum und Betreuung früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Dauer und die einzelnen Lesestationen fest, bevor du Vorleser und Location bestätigst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Auswahl der Bücher. Plane am Veranstaltungstag genügend Zeit für Sitzplätze, Vorleseecke, Technik, Getränke und den Empfang ein. Häufig werden Ernährungswünsche, das Kühlen der Getränke und das Bereitlegen der Bücher zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Vorleser ansprechen
2 Personen
- 4
Vorlesebücher auswählen
2 Personen
- 5
Einladungen erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Vorleser endgültig einteilen
2 Personen
- 10
Programm an Teilnehmer senden
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Bücher und Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 14
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 15
Getränke kühlen
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Vorleseecke einrichten
2 Personen
- 19
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 20
Bücher bereitlegen
- 21
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 22
Anmeldetisch vorbereiten
Event
- 23
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
- 24
Programm vorstellen
- 25
Erste Geschichte vorlesen
- 26
Interaktive Vorleserunde begleiten
2 Personen
- 27
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
- 29
Zweite Geschichte vorlesen
- 30
Bastelaktivität betreuen
3 Personen
- 31
Abschluss organisieren
- 32
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 33
Geschirr und Materialien einsammeln
3 Personen
- 34
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 35
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 36
Abfall sammeln
2 Personen
- 37
Raum reinigen
3 Personen
- 38
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 39
Bücher und Dekoration verstauen
2 Personen
- 40
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 41
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 42
Übrig gebliebenes Material verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KindertischeAnz. 4
- Tische für ErwachseneAnz. 2
- KinderhochstühleAnz. 35
- ErwachsenenstühleAnz. 10
- DeckenAnz. 4
- KissenAnz. 20
- Bücherregal
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 25
- TellerAnz. 50
- KindergeschirrsetsAnz. 35
- Bestecksets für ErwachseneAnz. 15
- ServierschalenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 3
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ScherenAnz. 3
Ausstattung
- Kabelloses Mikrofon
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- BüchergirlandeAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 3
- TischdeckenAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 40
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 4
Aktivitätsmaterial
- ZeichenpapierAnz. 100
- BuntstifteAnz. 40
- WascoAnz. 10
- FilzstifteAnz. 10
- KinderschürzenAnz. 20
- AbdeckbandAnz. 3
Büro
- AnmeldeformulareAnz. 50
- StifteAnz. 10
- KlebebandAnz. 2
- NamensaufkleberAnz. 50
- ProgrammflyerAnz. 50
Tipps
- Lege das Programm mindestens drei bis vier Wochen vorher fest und teile jeder Geschichte eine konkrete Startzeit zu. So wissen Vorleser, Helfer und Familien, wann sie gebraucht werden.
- Frage die Vorleser vor dem Versand der Einladungen verbindlich an. Teile sie spätestens eine Woche vor dem Termin endgültig ein und schicke den Teilnehmern danach das fertige Programm.
- Erfasse bei jeder Anmeldung auch Allergien und Ernährungswünsche. Prüfe diese Angaben vor dem Einkauf und bereite Snacks sowie Geschirr getrennt und eindeutig zu.
- Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein. Stelle Kindertische, Erwachsenenplätze und die Vorleseecke zuerst auf; danach kommen Bücher, Decken, Kissen und Dekoration an ihren Platz.
- Bereite Kaffee und Tee erst kurz vor Beginn zu, kühle Getränke aber vorher. Lege am Anmeldetisch Namensschilder bereit und teste Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Vorlese-Nachmittag planen?
- Beginne etwa vier Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Vorlesern. Verschicke die Einladungen anschließend so, dass für die Anmeldungen mindestens zwei Wochen bleiben.
- Wie viele Bücher braucht man für einen Vorlese-Nachmittag?
- Plane pro Vorleser mindestens ein Hauptbuch und ein Ersatzbuch ein. Für drei Vorleser sind damit sechs Bücher eine verlässliche Auswahl, falls eine Geschichte zu lang ist oder nicht zur Gruppe passt.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Vorlese-Nachmittag?
- Rechne mit mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Vorleseecke, Dekoration und Technik. Getränke, Bücher und den Anmeldetisch solltest du zusätzlich 20 bis 30 Minuten vor Beginn vorbereiten.
- Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?
- Kühle die Getränke spätestens zwei Stunden vorher und stelle Kaffee sowie Tee kurz vor dem Empfang bereit. Snacks kannst du am selben Vormittag vorbereiten, nachdem die Ernährungswünsche geprüft wurden.
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