Organiser un après-midi jeux, étape par étape

Un après-midi jeux se prépare surtout autour du rythme, de l’espace et du matériel. Commence par réserver un lieu assez grand pour séparer les tables de jeu du buffet et du vestiaire, puis construis un programme avec des parties courtes et des temps de pause. Les inscriptions servent aussi à prévoir les besoins alimentaires, le nombre de tables et les bénévoles. Le jour J, installe les jeux, les règles et les feuilles de score avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Élaborer le programme de jeux
2 personnes
3
Vérifier les jeux
2 personnes
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les inscriptions
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Répartir les tables de jeu
2 personnes
11
Acheter des petits prix
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Trier les jeux
2 personnes
15
Imprimer les règles du jeu
16
Créer des badges nominatifs
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Ouvrir le lieu
2 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Préparer les jeux
3 personnes
23
Installer le buffet
3 personnes
24
Installer la décoration
2 personnes
25
Tester la musique
26
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

27
Accueillir les invités
3 personnes
28
Présenter le programme
29
Animer les manches du jeu
4 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Changer de jeu
3 personnes
34
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
35
Encadrer la ronde du soir
4 personnes
36
Remettre les prix
2 personnes
37
Faire ses adieux
2 personnes

Suivi

38
Rassembler les jeux
3 personnes
39
Emballer les restes
2 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Nettoyer le lieu
3 personnes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Rassembler les objets perdus
46
Fermer le lieu
2 personnes
47
Renvoyer les jeux
2 personnes
48
Retourner les matériels
2 personnes
49
Relancer les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Table de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Matériel de jeu

Boule de bingo
Cartes de bingoqté 60
Fiches de bingoqté 1000
Cartes à jouerqté 8
Désqté 24
Tables de jeu de paletsqté 2
Jeux de paletsqté 60
Damesqté 4
Échecsqté 3
Mensch ärgere dich nichtqté 4
Rummikubqté 4
Yahtzeeqté 4
Jeux de sociétéqté 8
Puzzlesqté 4
Feuilles de scoreqté 12
Sablierqté 8
Prixqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 4
Ballonsqté 40
Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Seau de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Prévois le programme avant d’envoyer les invitations : indique les créneaux, la durée estimée des parties et les jeux accessibles aux débutants. Pour un après-midi de 3 à 4 heures, alterne deux ou trois temps de jeu avec une pause buffet.
Vérifie chaque jeu au moins une semaine avant : compte les cartes, les dés, les pions et les feuilles de score. Mets de côté les jeux incomplets et imprime les règles manquantes avant le jour J.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite fixée 7 jours avant l’événement. Confirme ensuite les participants afin d’ajuster les tables de jeu, les chaises, les verres et les encas.
Répartis les bénévoles par mission plutôt que de compter sur une aide générale : prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour le buffet et une pour expliquer les jeux au démarrage.
Installe les tables et les jeux avant d’allumer la musique ou d’ouvrir le buffet. Prépare les badges nominatifs, les règles, le sablier et les feuilles de score à chaque table ; les boissons peuvent être refroidies la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser un après-midi jeux ?: Commence idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réserve le lieu et définis le programme en premier, puis envoie les invitations au moins 2 semaines à l’avance. Garde les 7 derniers jours pour vérifier les jeux et finaliser les achats.
Combien de tables faut-il pour un après-midi jeux ?: Compte une table par partie ou groupe qui joue en même temps, puis ajoute une table pour le buffet. Pour 24 personnes réparties en groupes de 4 à 6, prévois généralement 5 à 7 tables selon les jeux choisis et l’espace disponible.
Quand confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires ?: Fixe la date limite à 7 jours avant l’après-midi jeux. Après cette date, confirme le nombre de participants, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles afin d’éviter les achats de dernière minute.
Que préparer la veille d’un après-midi jeux ?: La veille, trie les jeux par table, imprime les règles, prépare les badges et refroidis les boissons. Vérifie aussi les quantités d’encas, de tasses, de verres, d’assiettes et de couverts ; le jour J doit rester consacré à l’installation et à l’accueil.

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