Cómo organizar una tarde de juegos sin que se desordene
Una tarde de juegos funciona mejor cuando defines primero el espacio, el número de participantes y la duración. Después puedes preparar el programa, repartir las mesas y comprobar que cada juego tenga sus piezas, reglas y material de puntuación. Las invitaciones y las inscripciones deben cerrarse con tiempo para comprar premios, organizar las preferencias alimentarias y asignar voluntarios. El montaje final consiste en preparar juegos, sillas, bebidas, aperitivos y un buffet que no interrumpa las partidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Preparar el programa de juegos
2 personas
- 3
Comprobar juegos
2 personas
- 4
Redactar invitaciones
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar inscripciones
- 9
Asignar voluntarios
2 personas
- 10
Distribuir las mesas de juego
2 personas
- 11
Comprar premios
- 12
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Clasificar los juegos
2 personas
- 15
Imprimir las reglas del juego
- 16
Hacer tarjetas con nombres
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preparar aperitivos
3 personas
- 19
Abrir la ubicación
2 personas
- 20
Montar mesas
3 personas
- 21
Colocar sillas
3 personas
- 22
Preparar los juegos
3 personas
- 23
Montar el buffet
3 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Probar la música
- 26
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Evento
- 27
Recibir a los invitados
3 personas
- 28
Presentar el programa
- 29
Guiar las rondas del juego
4 personas
- 30
Servir café y té
2 personas
- 31
Servir aperitivos
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Cambiar juegos
3 personas
- 34
Reponer el bufé
2 personas
- 35
Coordinar la ronda nocturna
4 personas
- 36
Entregar premios
2 personas
- 37
Despedirse
2 personas
Seguimiento
- 38
Recopilar los juegos
3 personas
- 39
Empacar lo sobrante
2 personas
- 40
Lavar la vajilla
3 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 43
Limpiar el lugar
3 personas
- 44
Retirar la decoración
2 personas
- 45
Recoger objetos perdidos
- 46
Cerrar el recinto
2 personas
- 47
Devolver los juegos
2 personas
- 48
Devolver los materiales
2 personas
- 49
Llamar a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Mesa del bufécant. 2
- Percheroscant. 2
Material de juego
- Bombo de bingo
- Cartones de bingocant. 60
- Fichas de bingocant. 1000
- Cartascant. 8
- Dadoscant. 24
- Mesas de tejocant. 2
- Discos de sjoelbakcant. 60
- Damascant. 4
- Ajedrezcant. 3
- Parchíscant. 4
- Rummikubcant. 4
- Yahtzeecant. 4
- Juegos de mesacant. 8
- Puzlescant. 4
- Bloc de puntuacióncant. 12
- Relojes de arenacant. 8
- Premioscant. 20
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras para servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 4
- Globoscant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Cubo de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes. Así puedes confirmar asistentes, recoger alergias o dietas, distribuir las mesas de juego y calcular bebidas, aperitivos y premios sin comprar a ciegas.
- Prueba todos los juegos entre 3 y 5 días antes, incluidos el bingo, las cartas, los dados y los juegos de mesa. Comprueba que no falten fichas, discos, cartones, piezas o instrucciones impresas.
- Prepara un programa con bloques de 45 a 60 minutos y deja 10 minutos entre rondas. Ese margen permite explicar las reglas, cambiar de mesa y evitar que una partida atrasada afecte a todo el horario.
- Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfría las bebidas el día anterior. Coloca vasos, tazas, platos y cubiertos junto al buffet antes de que lleguen los invitados.
- Asigna al menos un voluntario por cada 10 a 12 participantes y entrega las tareas antes del día del evento. Una persona puede recibir a los invitados, otra controlar los tiempos y otra reponer café, té y aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde de juegos?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, preparar el programa y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones unos 7 días antes y deja la comprobación final de juegos y compras para los últimos 3 días.
- ¿Cuántas mesas necesito para una tarde de juegos?
- Calcula una mesa por grupo de 4 a 6 jugadores, según el tamaño de los juegos. Añade una mesa independiente para el buffet y deja pasillos de al menos 90 centímetros para que los participantes puedan moverse sin interrumpir las partidas.
- ¿Cuántos juegos debo preparar para una tarde de juegos?
- Prepara al menos un juego principal por cada bloque del programa y 2 o 3 opciones adicionales por si cambia el número de participantes. Para una sesión de 3 horas, suelen funcionar 3 o 4 bloques de juego con pausas de 10 minutos.
- ¿Cuándo debo preparar la comida y las bebidas?
- Compra los alimentos entre 1 y 2 días antes y prepara los aperitivos el mismo día, antes de abrir el lugar. Enfría las bebidas la noche anterior y monta el buffet entre 30 y 45 minutos antes de la llegada de los invitados.
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