Zo organiseer je een spelletjesmiddag zonder chaos
Begin ongeveer vier weken vooraf met de locatie, het spellenprogramma en de uitnodigingen. Bepaal daarna hoeveel tafels, stoelen en begeleiders je nodig hebt en controleer elk spel voordat je het programma vastlegt. Verzamel bij de aanmeldingen ook dieetwensen en bevestig wie er komt. Op de dag zelf werk je van opbouwen naar klaarleggen: tafels, spellen, spelregels, buffet en gekoelde dranken staan klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Spellenprogramma samenstellen
2 personen
- 3
Spellen controleren
2 personen
- 4
Uitnodigingen opstellen
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Aanmeldingen bevestigen
- 9
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 10
Speltafels indelen
2 personen
- 11
Prijsjes inkopen
- 12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Spellen sorteren
2 personen
- 15
Spelregels printen
- 16
Naamkaartjes maken
- 17
Dranken koelen
2 personen
- 18
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 19
Locatie openen
2 personen
- 20
Tafels opstellen
3 personen
- 21
Stoelen neerzetten
3 personen
- 22
Spellen klaarleggen
3 personen
- 23
Buffet inrichten
3 personen
- 24
Decoratie ophangen
2 personen
- 25
Muziek testen
- 26
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Event
- 27
Gasten ontvangen
3 personen
- 28
Programma toelichten
- 29
Spelrondes begeleiden
4 personen
- 30
Koffie en thee serveren
2 personen
- 31
Hapjes serveren
2 personen
- 32
Dranken bijvullen
2 personen
- 33
Spellen wisselen
3 personen
- 34
Buffet aanvullen
2 personen
- 35
Avondronde begeleiden
4 personen
- 36
Prijsjes uitreiken
2 personen
- 37
Afscheid nemen
2 personen
Nazorg
- 38
Spellen verzamelen
3 personen
- 39
Restanten verpakken
2 personen
- 40
Servies afwassen
3 personen
- 41
Afval verzamelen
2 personen
- 42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 43
Locatie schoonmaken
3 personen
- 44
Decoratie verwijderen
2 personen
- 45
Verloren voorwerpen verzamelen
- 46
Locatie afsluiten
2 personen
- 47
Spellen terugbrengen
2 personen
- 48
Materialen retourneren
2 personen
- 49
Deelnemers nabellen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 45
- Buffettafelaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Spelmateriaal
- Bingomolen
- Bingokaartenaantal 60
- Bingofichesaantal 1000
- Speelkaartenaantal 8
- Dobbelstenenaantal 24
- Sjoelbakkenaantal 2
- Sjoelschijvenaantal 60
- Dammenaantal 4
- Schakenaantal 3
- Mens-erger-je-nietaantal 4
- Rummikubaantal 4
- Yahtzeeaantal 4
- Bordspellenaantal 8
- Puzzelsaantal 4
- Scoreblokkenaantal 12
- Zandlopersaantal 8
- Prijzenaantal 20
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Glazenaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerbladenaantal 8
- Schenk kannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 4
- Ballonnenaantal 40
- Naamkaartjesaantal 50
- Pennenaantal 20
- Plakbandaantal 4
- Scharenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stofzuiger
- Dweilset
- Schoonmaakemmeraantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per tafel één hoofdspel en leg daarnaast een korte reserveactiviteit klaar, zoals kaarten, Yahtzee of een puzzel. Zo hoeven deelnemers niet te wachten als een ronde eerder klaar is.
- Controleer spellen uiterlijk één week vooraf op ontbrekende onderdelen. Tel bijvoorbeeld dobbelstenen, bingofiches, speelkaarten en scoreblokken en leg spelregels per tafel klaar.
- Maak de tafelindeling op basis van het aantal aanmeldingen en houd één extra tafel vrij voor een spel dat meer ruimte vraagt, zoals sjoelen. Zet naamkaartjes neer voordat de deelnemers arriveren.
- Wijs vrijwilligers minstens een week vooraf toe aan ontvangst, speluitleg, buffet en opruimen. Laat per onderdeel ook een vervanger weten wat er moet gebeuren, zodat één afmelding het programma niet stillegt.
- Koel dranken en bereid hapjes op de dag zelf op tijd voor. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen bij het buffet en controleer vóór opening of kopjes, glazen, borden en bestek aanwezig zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een spelletjesmiddag organiseren?
- Reserveer de locatie ongeveer vier weken vooraf en verstuur de uitnodigingen daarna. Plan de definitieve tafelindeling, vrijwilligers en boodschappenlijst uiterlijk één week voor de middag.
- Hoeveel spellen heb ik nodig voor een spelletjesmiddag?
- Reken op één hoofdspel per tafel en minstens twee extra activiteiten voor wissels of deelnemers die later aansluiten. Bij zes tafels leg je dus minimaal acht speelopties klaar, inclusief bijvoorbeeld bingo, kaarten of een puzzel.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een spelletjesmiddag?
- Voor iedere vier tot zes tafels is één persoon nodig die rondloopt voor uitleg en problemen. Voeg daarnaast minimaal één vrijwilliger toe voor ontvangst en één voor het buffet; bij zes tafels kom je uit op minstens vier helpers.
- Wanneer moet ik de spellen en spelregels klaarleggen?
- Sorteer de spellen en print de spelregels uiterlijk de avond ervoor. Leg op de dag zelf per tafel het spel, de onderdelen, scoreblokken en eventuele zandlopers klaar voordat de locatie opengaat.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!