Organiser un après-midi d’automne, étape par étape

Un après-midi d’automne se prépare d’abord sur le papier : fixez le programme, réservez une salle accessible et suivez les inscriptions. Prévoyez ensuite les besoins alimentaires, les bénévoles et le matériel avant de faire les courses. Le jour venu, gardez au moins deux heures pour installer les tables, le buffet, le coin café, la décoration et le son. Les oublis les plus fréquents concernent les clés, les rallonges, les badges et le maintien de la soupe au chaud.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver la salle
5
Définir le programme
2 personnes
6
Composer la musique
7
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
8
Répartir les bénévoles
9
Faire les courses
2 personnes
10
Récupérer les clés
11
Vérifier l’espace et les toilettes
2 personnes
12
Créer des badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer les programmes
14
Préparer la décoration d’automne
2 personnes
15
Préparer la soupe et les amuse-bouches
3 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer le buffet et le coin café
3 personnes
19
Suspendre la décoration
2 personnes
20
Raccorder le matériel audio
2 personnes
21
Tester l’éclairage
2 personnes
22
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

23
Accueillir les visiteurs
4 personnes
24
Prendre les vestes
2 personnes
25
Servir le café et le thé
3 personnes
26
Assurer le mot de bienvenue
27
Animer le quiz d’automne
2 personnes
28
Servir des amuse-bouches
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Animer la musique et la danse
2 personnes
31
Servir la soupe et le pain
4 personnes
32
Servir les repas diététiques
2 personnes
33
Servir le dessert et le café
3 personnes
34
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
35
Ramasser les éclaboussures et les déchets
2 personnes
36
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Retirer la décoration
2 personnes
41
Nettoyer l’espace et la cuisine
3 personnes
42
Évacuer les déchets
2 personnes
43
Éteindre l’équipement
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes
45
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Bol à soupeqté 60
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 8

Décoration

Feuilles d'automneqté 6
Décorations de tableqté 10
Courgesqté 12
Bougiesqté 30
Porte-bougies chauffe-platqté 15
Badges nominatifsqté 60

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation
Microphone
Rallongesqté 4

Cuisine

Marmites à soupeqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Plateauxqté 6
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 4
Bac à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant les achats. Prévoyez une date limite de réponse au moins 7 jours avant l’événement.
Définissez le programme avant de composer la musique et de préparer les impressions. Réservez des créneaux précis pour l’accueil, la soupe, le café et les prises de parole.
Vérifiez l’accessibilité de la salle, l’espace disponible et les toilettes avant de confirmer l’installation. Comptez les tables et les chaises selon le nombre d’inscrits, plutôt que selon la capacité théorique de la salle.
Commencez l’installation environ 2 heures avant l’arrivée du public. Testez le système audio, le microphone et l’éclairage avant de suspendre la décoration, afin de ne pas devoir déplacer les tables ensuite.
Briefez les bénévoles juste avant l’ouverture et attribuez à chacun une zone claire : accueil, vestes, buffet, café ou rangement. Mettez les boissons au frais assez tôt et gardez les thermos et les marmites accessibles pendant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi d’automne ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour envoyer les invitations, traiter les inscriptions, réserver la salle et organiser les bénévoles. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les besoins alimentaires, faire les courses et imprimer les programmes.
Quand faut-il préparer la soupe pour un après-midi d’automne ?: Préparez-la le jour même, suffisamment tôt pour pouvoir la maintenir au chaud sans précipitation. Commencez environ 2 heures avant l’accueil et vérifiez la température avant de servir.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 personne pour l’accueil et les vestes, 1 pour le buffet et 1 pour le café, puis ajoutez une personne de coordination. Pour plus de 30 visiteurs, deux personnes au service évitent que l’accueil reste sans surveillance.
Quand installer les tables et la décoration ?: Installez les tables, les chaises et le buffet environ 2 heures avant le début. Testez d’abord l’audio et l’éclairage, puis accrochez la décoration et préparez les badges pour éviter de tout déplacer ensuite.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.