Organiser un anniversaire de quartier, étape par étape

Un anniversaire de quartier demande surtout une bonne coordination entre les invités, les courses et l’installation sur place. Commence par confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires, puis fixe les quantités de nourriture et de boissons. La météo détermine l’installation des tentes, des tables et de l’éclairage. Le jour même, prévois une marge pour refroidir les boissons, aller chercher le gâteau et mettre le buffet en place avant l’arrivée des voisins.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Vérifier les prévisions météo
5
Vérifier la liste des courses
2 personnes
6
Faire les courses
2 personnes
7
Refroidir les boissons
2 personnes
8
Aller chercher le gâteau
9
Préparer les en-cas
3 personnes
10
Préparer les salades
2 personnes
11
Installer les tables
3 personnes
12
Installer les chaises
3 personnes
13
Monter la tente de réception
4 personnes
14
Installer l'éclairage
2 personnes
15
Suspendre la décoration
3 personnes
16
Installer la musique
2 personnes
17
Mettre le buffet en place
3 personnes
18
Installer le bar à boissons
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Vérifier les toilettes
21
Installer des points de collecte des déchets

Événement

22
Accueillir les invités
2 personnes
23
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
24
Servir des amuse-bouches
2 personnes
25
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
26
Servir le café et le thé
2 personnes
27
Couper le gâteau d'anniversaire
3 personnes
28
Servir le gâteau
3 personnes
29
Servir le buffet
3 personnes
30
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
31
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
32
Nettoyer les toilettes en cours de route
33
Vérifier la musique et l’éclairage
34
Servir le dernier tour
2 personnes
35
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

36
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Rassembler les déchets
2 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
40
Démonter la tente de réception
4 personnes
41
Retirer la décoration
2 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Ranger le matériel
2 personnes
44
Conserver les restes utilisables
45
Évacuer les emballages vides
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 2
Tables hautesqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Verresqté 80
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 8
Pelles à gâteauqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 4
Thermosqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Carafes d’eauqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fêteqté 6
Tableau d’anniversaire

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le nombre de chaises, d’assiettes et de portions à prévoir.
Demandez les allergies et régimes alimentaires au moment de l’inscription, puis séparez clairement les plats concernés. Une vérification 5 jours avant évite de découvrir un besoin particulier au moment du buffet.
Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure. Mettez les glacières et les bacs à glaçons en place avant l’accueil, car refroidir les boissons au dernier moment prend vite plus d’une heure.
Vérifiez les prévisions météo 3 jours avant, puis de nouveau le matin même. Si une tente est nécessaire, montez-la avant les tables et prévoyez des lampes à piles si la fête se prolonge après la tombée du jour.
Terminez l’installation 30 minutes avant l’arrivée prévue : buffet dressé, bar approvisionné, café et thé prêts, toilettes vérifiées et points de collecte des déchets visibles. Gardez une personne disponible pour réapprovisionner les boissons pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un anniversaire de quartier ?: Commencez 3 à 4 semaines avant la date prévue. Envoyez les invitations dès le départ et arrêtez les inscriptions environ 7 jours avant afin d’ajuster les courses, les tables et les chaises.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un anniversaire de quartier ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en carafes et gardez une réserve non réfrigérée pour réapprovisionner les glacières.
Quand installer les tables et le buffet ?: Installez la tente et l’éclairage en premier, puis les tables, les chaises et le buffet. Essayez d’avoir terminé au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités pour garder du temps pour les dernières vérifications.
Que faire si la météo est mauvaise le jour de l’anniversaire ?: Consultez les prévisions 3 jours avant et le matin même, puis prévoyez une tente de réception et un éclairage adapté. Décidez au plus tard la veille où placer le buffet, les sièges et les points de collecte des déchets en cas de pluie.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.