Organiser l’anniversaire d’un collègue, étape par étape

Pour organiser l’anniversaire d’un collègue, commencez par verrouiller la date, le lieu et le nombre d’invités avant de commander quoi que ce soit. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster le traiteur, le gâteau et les besoins alimentaires. Gardez les préparatifs du jour J pour la nourriture fraîche, les boissons et l’installation de la salle. Le point qui pose le plus souvent problème n’est pas la décoration, mais le refroidissement des boissons, le branchement du son et le manque de temps avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver la salle
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer le nombre d’invités
7
Commander le gâteau
8
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
9
Composer la musique
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Récupérer le gâteau et les produits réfrigérés
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Préparer les en-cas
3 personnes
15
Couper les fruits et légumes
2 personnes
16
Préparer les dips et les sauces
17
Installer le point café et thé
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
2 personnes
20
Installer le buffet
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Installer la table des cadeaux
23
Raccorder le matériel audio
24
Installer des points de collecte des déchets
25
Vérifier les toilettes

Événement

26
Accueillir les invités
2 personnes
27
Servir les boissons
2 personnes
28
Servir des amuse-bouches
2 personnes
29
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Servir le café et le thé
32
Couper le gâteau
2 personnes
33
Servir le gâteau
2 personnes
34
Gérer la musique
35
Ramasser les déchets entre-temps
36
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
37
Conserver les aliments et les boissons en toute sécurité

Suivi

38
Retirer la décoration
2 personnes
39
Remettre le mobilier en place
3 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Éteindre l’équipement
42
Emballer les restes
2 personnes
43
Évacuer les déchets
2 personnes
44
Nettoyer l’espace
3 personnes
45
Nettoyer les toilettes
46
Rendre les articles empruntés
47
Ranger les provisions restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 35
Tables de buffetqté 2
Table des cadeaux

Vaisselle

Assiettesqté 40
Assiettes à pâtisserieqté 40
Verresqté 50
Tasses à caféqté 35
Couteauxqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillèresqté 40
Louchesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Pelle à gâteau
Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 2
Thermosqté 3
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Ballonsqté 80
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandesqté 6
Nappesqté 6
Porte-serviettesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date et la salle avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription située 7 à 10 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le nombre d’invités et les besoins alimentaires à temps pour le traiteur et le gâteau.
Commandez le gâteau dès que la date et le nombre approximatif de personnes sont connus, idéalement 10 à 14 jours à l’avance. Prévoyez aussi qui le récupère et où le conserver au frais jusqu’au service.
Faites les courses au plus tard la veille pour les produits non périssables, puis récupérez le gâteau et les produits réfrigérés le jour même. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités, car les glacières seules ne refroidissent pas rapidement une grande quantité.
Réservez au moins 60 à 90 minutes avant le début pour installer les tables, les chaises, le buffet, la table des cadeaux et la décoration. Testez l’enceinte Bluetooth, les rallonges et les multiprises avant que les invités arrivent.
Préparez séparément le buffet et le coin café-thé afin d’éviter une file unique. Sortez les en-cas, les fruits, les légumes, les sauces et les dips en dernier, et vérifiez les toilettes ainsi que les points de collecte des déchets avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour l’anniversaire d’un collègue ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la fête. Demandez une réponse au plus tard 7 à 10 jours avant afin de confirmer le traiteur, le gâteau et les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour un anniversaire au bureau ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau et prévoyez de quoi garder les boissons au frais plusieurs heures avant le début.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez 60 à 90 minutes pour les tables, les chaises, le buffet, la décoration, le son et les déchets. Ajoutez 15 minutes pour tester la musique et vérifier les toilettes avant l’arrivée des invités.
Quand préparer les fruits, les légumes et les dips ?: Préparez les dips et les sauces la veille si leur conservation le permet. Coupez les fruits et légumes le jour même, idéalement 1 à 3 heures avant le début, puis gardez-les au frais jusqu’à la mise en place.

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