Checklist pour organiser un week-end du personnel

Un week-end du personnel demande plus que la réservation d’un lieu. Il faut coordonner les inscriptions, les chambres, le transport, les repas et les activités, puis préparer concrètement les espaces avant l’arrivée du groupe. Cette checklist suit l’ordre logique des préparatifs, des premières décisions au rangement du matériel. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les besoins alimentaires, les boissons à refroidir, les câbles, l’éclairage ou les informations pratiques à transmettre aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les chambres et les lits
2 personnes
Partager les informations sur le transport et le stationnement
Réserver les activités
Planifier les repas et les courses
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
Transmettre les besoins alimentaires à la cuisine
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Imprimer l’itinéraire et la liste de contacts

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les clés des chambres
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Présenter le programme
Animer l’activité de l’après-midi
3 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Rassembler les déchets et la vaisselle
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Effectuer la clôture nocturne
2 personnes
Mettre en place le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
Vérifier les chambres
2 personnes
Rassembler les bagages
2 personnes
Encadrer l’activité du matin
3 personnes
Distribuer le panier-repas
2 personnes

Suivi

Libérer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Trier et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 35
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 35
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Guirlande de fanionsqté 4
Nappesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Frisbeesqté 3
Jeux d'extérieurqté 4
Jeux de sociétéqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins deux semaines pour recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations de transport.
Arrêtez la répartition des chambres et des lits au plus tard 3 jours avant l’arrivée. Gardez une liste définitive des participants avec les besoins alimentaires et les contacts utiles.
Planifiez les repas avec des quantités précises : comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Refroidissez les boissons avant l’ouverture du lieu.
Testez la musique, le microphone et l’éclairage avant l’arrivée du groupe. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et câbles de recharge afin d’éviter une installation improvisée.
Prévoyez un temps d’installation d’au moins 90 minutes sur place pour vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, préparer le buffet, la vaisselle et les décorations.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un week-end du personnel ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le week-end. Fixez une date limite d’inscription environ 2 semaines avant le départ afin d’organiser les chambres, les repas et les activités.
Quand faut-il confirmer la liste des participants ?: Établissez la liste définitive 5 à 7 jours avant l’événement. Transmettez ensuite les besoins alimentaires à la cuisine et adaptez les chambres, les repas et le transport.
Combien de temps prévoir pour installer le lieu ?: Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet de vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, préparer le buffet, tester la musique et régler l’éclairage.
Que faut-il préparer pour les repas d’un week-end du personnel ?: Planifiez les menus et les courses au moins 7 jours à l’avance, puis vérifiez la liste des achats la veille. Préparez la vaisselle réutilisable, les plateaux, les ustensiles, les machines à café, les bouilloires et les bacs de maintien au chaud.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.