Checklist voor een goed georganiseerd personeelsweekend
Een personeelsweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en een programma. Je moet deelnemers, kamers, vervoer, dieetwensen en activiteiten op elkaar afstemmen, terwijl boodschappen en materialen op tijd klaarstaan. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar een definitieve deelnemerslijst. In de laatste week controleer je vooral bedden, maaltijden, boodschappen, contactgegevens en de techniek op locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kamers en bedden indelen
2 personen
Vervoer en parkeerinformatie delen
Activiteiten reserveren
Maaltijden en boodschappen plannen
2 personen
Definitieve deelnemerslijst maken
Dieetwensen aan keuken doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Route en contactlijst printen
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Kamersleutels uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Programma toelichten
Middagactiviteit begeleiden
3 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Afval en servies verzamelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Nachtelijke afsluiting uitvoeren
2 personen
Ontbijtbuffet klaarzetten
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Kamers controleren
2 personen
Bagage verzamelen
2 personen
Ochtendactiviteit begeleiden
3 personen
Lunchpakket uitdelen
2 personen
Nazorg
Locatie leegruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verwijderen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 35
- Buffettafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare glazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 35
- Besteksetsaantal 40
- Serveerschalenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadkabelsaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 2
- Frisbeesaantal 3
- Spelletjes voor buitenaantal 4
- Gezelschapsspellenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer meteen hoeveel kamers, bedden, parkeerplaatsen en gezamenlijke ruimtes beschikbaar zijn.
- Verstuur de uitnodiging uiterlijk 6 weken voor vertrek en sluit de aanmelding ongeveer 3 weken vooraf. Vraag daarin direct naar dieetwensen, vervoer en voorkeuren voor kamerindeling.
- Maak het programma met vaste tijden voor vertrek, maaltijden, activiteiten en vrije tijd. Reserveer activiteiten zodra het aantal deelnemers redelijk bekend is en noteer een alternatief bij slecht weer.
- Geef de keuken de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen minimaal 7 dagen vooraf door. Controleer daarna de boodschappenlijst en plan wie boodschappen, koelboxen, koffie en warmhoudbakken beheert.
- Plan op de opbouwdag minstens 90 minuten voor locatiecontrole en inrichting. Test muziek, verlichting en microfoon, zet buffet, servies en bestek klaar en leg route- en contactinformatie op een vaste plek.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een personeelsweekend organiseren?
- Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en rond aanmeldingen en kamerindeling 3 weken voor vertrek af.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een personeelsweekend verzamelen?
- Vraag dieetwensen meteen bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw bij de definitieve deelnemerslijst. Geef het overzicht minimaal 7 dagen voor het weekend aan de keuken door.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een personeelsweekend op te bouwen?
- Reserveer op de eerste dag minimaal 90 minuten voor het openen en controleren van de locatie. Reken extra tijd als je tafels, stoelen, buffet, versiering en apparatuur zelf moet klaarzetten.
- Wanneer maak je de definitieve deelnemerslijst voor een personeelsweekend?
- Maak die lijst ongeveer 3 weken vooraf, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Controleer hem nog één keer 7 dagen vooraf voor kamers, maaltijden, vervoer en dieetwensen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!