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Mitarbeiterwochenende organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Mitarbeiterwochenende steht und fällt mit guter Vorbereitung: Unterkunft, Programm, Verpflegung und Anreise müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Termin, Ort und Teilnehmerzahl, bevor du Aktivitäten, Zimmer und Einkäufe festlegst. Kurz vor der Abfahrt zählen vor allem die endgültige Gästeliste, Ernährungswünsche und gekühlte Getränke. Vor Ort brauchst du außerdem einen klaren Aufbauplan für Räume, Buffet, Technik und gemeinsame Aktivitäten. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Zimmer und Betten einteilen

    2 Personen

  • Transport- und Parkinformationen teilen

  • Aktivitäten reservieren

  • Mahlzeiten und Einkäufe planen

    2 Personen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

  • Diätwünsche an die Küche weitergeben

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Weg und Kontaktliste drucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet und Ausgabestelle einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Zimmerschlüssel ausgeben

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Nachmittagsaktivität begleiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Abfall und Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Nachtabschluss durchführen

    2 Personen

  • Frühstücksbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Frühstück servieren

    3 Personen

  • Zimmer kontrollieren

    2 Personen

  • Gepäck sammeln

    2 Personen

  • Morgenaktivität begleiten

    3 Personen

  • Lunchpakete verteilen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Location räumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Materialien sortieren und aufräumen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 35
  • BuffetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 35
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadekabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

  • WimpelketteAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 6

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 2
  • FrisbeesAnz. 3
  • Spiele für draußenAnz. 4
  • GesellschaftsspieleAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Erst danach lassen sich Zimmer, Betten, Aktivitäten und Transport verbindlich planen.
  • Fordere Anmeldungen spätestens 3 Wochen vor dem Wochenende an und frage dabei direkt nach Ernährungswünschen. So kannst du die endgültige Teilnehmerliste und die Kücheninformationen rechtzeitig weitergeben.
  • Plane Mahlzeiten und Einkäufe anhand der bestätigten Personenzahl. Rechne für das erste gemeinsame Ankommen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser zusätzlich bereit.
  • Bereite den Aufbau am Anreisetag in einer festen Reihenfolge vor: Räume kontrollieren, Tische und Stühle stellen, Buffet einrichten, Geschirr verteilen und erst danach Dekoration und Technik anschließen.
  • Drucke Wegbeschreibung und Kontaktliste spätestens am Vortag aus. Prüfe außerdem Musik, Beleuchtung, Mikrofon und Verlängerungskabel vor Beginn, damit technische Probleme nicht während der Begrüßung auffallen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Mitarbeiterwochenende planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Für Unterkunft, Aktivitäten und Transport bleibt dann genügend Zeit, falls sich die Teilnehmerzahl ändert.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Mitarbeiterwochenende verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 3 Wochen, damit Zimmer, Mahlzeiten und Einkäufe auf einer belastbaren Zahl basieren.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Mitarbeiterwochenende?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollte jederzeit Wasser verfügbar sein; kühle die Getränke am besten am Vortag.
Wann muss ich Ernährungswünsche an die Küche weitergeben?
Sammle die Angaben bis zum Ende der Anmeldefrist und gib sie spätestens 7 Tage vor dem Wochenende an die Küche weiter. Prüfe am Vortag noch einmal, ob die endgültige Teilnehmerliste Änderungen enthält.

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