Voyage au festival : la checklist pour tout préparer

Un voyage au festival se prépare en plusieurs temps : confirmer les horaires, organiser le transport et suivre les inscriptions avant de penser au départ. Cette checklist vous aide à coordonner le groupe, vérifier les règles d’accès et transmettre les bonnes informations au bon moment. Les derniers jours servent surtout à préparer les repas, charger les batteries, rassembler les billets et vérifier la météo. Vous saurez ainsi quoi faire, dans quel ordre et quand relancer les participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier la date et les horaires du festival
Réserver le transport vers le festival
Réserver le retour
Consigner les informations du groupe
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier les règles du festival
Vérifier les conditions d'accès
Télécharger le programme
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer la confirmation de réservation
Annoncer le lieu de départ
Installer l’application du festival
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les conseils vestimentaires
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Portionner la nourriture et les boissons
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Rassembler les bracelets et les billets
Imprimer les informations d’urgence
Rappeler le départ aux participants
Envoyer la liste des bagages et du matériel
Charger les téléphones et les batteries externes
2 personnes
Confirmer le départ du bus
Sortir les glacières du réfrigérateur
2 personnes
Étiqueter les bagages
2 personnes
Charger la nourriture et les boissons
3 personnes
Préparer le point de départ
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Charger les bagages
4 personnes
Expliquer les règles du groupe
Partager les numéros d’urgence
Prendre une photo de groupe
Se rendre au festival
3 personnes
Contrôler les points d’accès
2 personnes
Accompagner le groupe jusqu'à l'entrée
3 personnes
Désigner le point de rassemblement
2 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Envoyer des messages de groupe
Distribuer les repas adaptés au régime
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Compter le groupe au point de rassemblement
2 personnes
Quitter le site du festival
3 personnes
Rassembler les bagages
4 personnes
Accompagner le retour
3 personnes

Suivi

Aider les participants à descendre en toute sécurité
3 personnes
Rendre les bagages aux participants
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Retirer les déchets du bus
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer les articles réutilisables
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Restituer les objets trouvés
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de pique-nique pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 20
Couverture de pique-niqueqté 6
Tente pliable

Équipement

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Mégaphone
Lampes de pocheqté 6
Rallongesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettes réutilisablesqté 25
Couverts réutilisablesqté 30
Bols réutilisablesqté 20
Carafeqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Bacs alimentairesqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservation réutilisablesqté 12

Décoration

Drapeaux de groupeqté 4
Bracelets de festivalqté 25
Étiquettes de bagagesqté 25
Marqueurs indélébilesqté 4

Éclairage

Lampes à pileqté 4

Nettoyage

Supports de gel hydroalcooliqueqté 3
Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez 4 à 6 semaines avant le festival par vérifier la date, les horaires et les conditions d’accès. Réservez l’aller et le retour dès que le nombre prévisionnel de participants est suffisamment fiable.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le départ. Demandez en même temps les besoins alimentaires et les contacts d’urgence, puis mettez à jour la liste après chaque réponse.
Envoyez les informations pratiques 7 jours avant le départ : lieu et heure de rendez-vous, programme téléchargé, règles du festival et conseils vestimentaires. Rappelez l’heure de départ la veille.
Préparez les repas et les boissons 1 à 2 jours avant. Répartissez les portions dans les bacs alimentaires, remplissez les glacières avec les pains de glace et prévoyez des contenants réutilisables pour le service.
Le jour précédent, regroupez billets, bracelets, informations d’urgence et matériel de groupe au même endroit. Chargez les batteries externes, testez le mégaphone et vérifiez que les lampes de poche fonctionnent.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un voyage au festival ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date du festival. Les réservations de transport et la collecte des inscriptions doivent être lancées en premier, car elles conditionnent le reste de l’organisation.
Quand réserver le transport pour un festival ?: Réservez l’aller et le retour dès que vous connaissez une estimation fiable du groupe, généralement 3 à 4 semaines avant le départ. Vérifiez aussi l’heure d’arrivée et prévoyez une marge d’au moins 30 minutes.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez une première confirmation environ 7 jours avant le festival, avec le lieu de départ, les horaires, les règles d’accès et le programme. Faites un dernier rappel la veille du départ.
Que préparer la veille d’un voyage au festival ?: La veille, rassemblez les billets, bracelets, contacts d’urgence et informations du groupe. Préparez aussi les glacières, chargez les batteries externes et vérifiez la météo ainsi que les conditions de déplacement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.