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Messebesuch organisieren: Checkliste für die Planung

Ein Messebesuch mit einer Gruppe steht und fällt mit klaren Zuständigkeiten und einem festen Zeitplan. Lege zuerst Messe, Datum, Transport und Treffpunkt fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Angaben zur Barrierefreiheit und bestellst die Eintrittskarten. Am Veranstaltungstag brauchst du aktuelle Teilnehmerlisten, ausgedruckte Routen, gekühlte Getränke und eine Person, die die Gruppe beim Transport begleitet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messe und Datum festlegen

    2 Personen

  • Gruppenreservierung erstellen

  • Transport reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Barrierefreiheit erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Kontaktdaten prüfen

  • Programm und Route ausarbeiten

    2 Personen

  • Sammelpunkt festlegen

  • Parkinformationen prüfen

  • Teilnehmer informieren

    2 Personen

  • Eintrittskarten bestellen

  • Lunchpakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Materialien bereitstellen

    2 Personen

  • Eintrittskarten drucken

  • Route und Programm ausdrucken

  • Teilnehmer telefonisch erinnern

    2 Personen

Event

  • Sammelpunkt vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Armbänder verteilen

  • Teilnehmende zum Transport begleiten

    3 Personen

  • Gruppe für die Messe anmelden

    2 Personen

  • Gruppenabsprachen erläutern

  • Teilnehmer über die Messe begleiten

    3 Personen

  • Lunchpakete verteilen

    2 Personen

  • Ruhephase betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Gruppenfoto machen

  • Treffpunkt betreuen

    3 Personen

  • Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmende zum Transport begleiten

    3 Personen

  • Teilnehmer zurückbringen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien verstauen

    2 Personen

  • Transportmaterialien zurückgeben

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Teilnehmer über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 6
  • Wartebank

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 3
  • MobiltelefonAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 3
  • LadekabelAnz. 3
  • Handmegafon

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 30
  • LunchboxenAnz. 25
  • Mehrweg-TellerAnz. 25
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 25
  • ServiettenhalterAnz. 2

Dokumente

  • EintrittskartenAnz. 25
  • TeilnehmerlistenAnz. 3
  • ProgrammhefteAnz. 25
  • RoutenpläneAnz. 25
  • NotfallkontaktkartenAnz. 25
  • StifteAnz. 10
  • NamensaufkleberAnz. 25
  • ArmbänderAnz. 25
  • Anmeldeordner
  • KlemmbretterAnz. 3

Taschen

  • TragetaschenAnz. 25
  • Müllsäcke für unterwegsAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Set
  • WarnwestenAnz. 4
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane den Sammelpunkt mindestens 30 Minuten vor der geplanten Abfahrt und teile ihn mit einer eindeutigen Adresse oder einem markanten Orientierungspunkt mit.
  • Bestelle Eintrittskarten erst, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist, und prüfe danach Namen, Anzahl und Zugangsbedingungen gegen die aktuelle Teilnehmerliste.
  • Erfasse Ernährungswünsche und Barrierefreiheit spätestens 7 Tage vor dem Messebesuch, damit Lunchpakete, Wege und Sitzmöglichkeiten angepasst werden können.
  • Bereite pro teilnehmender Person ein Lunchpaket, einen wiederverwendbaren Becher und die nötigen Unterlagen vor; halte zusätzlich einige Servietten und Müllsäcke für unterwegs bereit.
  • Lade Mobiltelefone und Powerbanks am Vorabend vollständig und drucke Teilnehmerlisten, Routenplan und Programm mindestens einmal pro Gruppe aus, falls unterwegs kein Netz verfügbar ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Messebesuch mit einer Gruppe planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Messe, Datum, Gruppenreservierung und Transport. Die Teilnehmerdaten sollten spätestens 7 Tage vorher vollständig geprüft sein.
Wann sollte man die Eintrittskarten für die Messe bestellen?
Bestelle die Karten nach Ablauf der Anmeldefrist, in der Regel 2 bis 3 Wochen vor dem Besuch. Prüfe unmittelbar danach Namen, Anzahl und Zugangshinweise.
Was braucht man für einen organisierten Messebesuch?
Plane Eintrittskarten, Teilnehmerlisten, Routen- und Programmunterlagen, Mobiltelefone mit Powerbanks sowie Lunchpakete und gekühlte Getränke ein. Für die Gruppe gehören außerdem Namensaufkleber, Armbänder und ein Erste-Hilfe-Set zur Vorbereitung.
Wie viel Verpflegung braucht man pro Person auf der Messe?
Rechne mit einem Lunchpaket und mindestens 0,5 Litern Getränken pro Person für einen halben Tag. Bei längeren Wegen oder warmem Wetter solltest du zusätzliches Wasser und eine Kühlbox einplanen.

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