Checklist pour organiser une vente de plantes

Une vente de plantes se prépare en plusieurs temps : choisir l’assortiment, réserver l’emplacement, mobiliser les bénévoles et informer les acheteurs. Les derniers jours servent surtout à réceptionner les plantes, vérifier leur état, compter les stocks et préparer les prix. Le jour même, prévois un espace clair pour la vente, l’entretien, l’emballage et l’encaissement. Cette checklist regroupe les 55 tâches et 47 fournitures du plan, dans l’ordre où tu en auras besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer l'assortiment de plantes
2 personnes
Réserver l’emplacement de vente
Passer la commande de plantes
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Définir la stratégie tarifaire
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Organiser les moyens de paiement
2 personnes
Commander de l’argent liquide
Créer les formulaires de vente
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les plantes
2 personnes
Vérifier les plantes
3 personnes
Arroser les plantes
2 personnes
Compter les stocks par type
2 personnes
Apposer les étiquettes de prix
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Installer les tables de vente
4 personnes
Monter la tente de réception
4 personnes
Recouvrir les tables de nappes
3 personnes
Présenter les plantes par espèce
4 personnes
Installer la table d'entretien des plantes
2 personnes
Aménager la table d’emballage
2 personnes
Installer le point de paiement
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les panneaux d’information
2 personnes
Nettoyer l'espace de vente
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter les plantes
3 personnes
Emballer les plantes
3 personnes
Traiter les paiements
2 personnes
Réanimer les stocks
2 personnes
Arroser les plantes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vider les poubelles
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

Compter les plantes invendues
3 personnes
Compter l’argent liquide
2 personnes
Clôturer la comptabilité des ventes
2 personnes
Emballer les plantes invendues
3 personnes
Démonter les tables et les nappes
4 personnes
Démonter la tente de réception
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l'espace de vente
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les plantes
2 personnes
Verser les paiements
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réception
Tablesqté 8
Chaisesqté 12
Nappesqté 8
Caisses pliantesqté 20
Tables pour plantesqté 4

Matériel de jardinage

Plantes d’intérieurqté 60
Plantes d’extérieurqté 80
Plantes aromatiquesqté 40
Bulbesqté 30
Pots de fleursqté 40
Plateaux pour plantesqté 30
Sacs de terreauqté 10
Arrosoirqté 2
Cisaille à plantesqté 2
Gants de travailqté 6
Caisses de transport pour plantesqté 40

Matériel de vente

Étiquettes de prixqté 250
Étiquettes adhésivesqté 300
Sacs en papierqté 150
Papier cadeauqté 3
Rouleaux de cordeqté 2
Panneaux d’informationqté 6
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4

Équipement

Terminal de paiement
Chargeur de téléphoneqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Calculatricesqté 2
Caisse
Caisse d'espèces

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 4
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe l’assortiment avant de commander : sépare les plantes d’intérieur, d’extérieur, aromatiques et les bulbes afin de pouvoir compter chaque catégorie dès la réception.
Ne laisse pas l’affichage et les invitations pour la dernière semaine. Prévois au moins 10 jours pour diffuser l’affiche et recueillir les inscriptions.
Prépare les prix et les étiquettes avant l’arrivée des plantes. Le jour de la vente, chaque pot doit être identifié et les prix doivent correspondre à une grille tarifaire connue des bénévoles.
Réserve plusieurs personnes pour l’installation : il faut monter la tente, placer les tables, poser les nappes et organiser les plantes par espèce avant l’ouverture, généralement au moins 2 heures à l’avance.
Teste les paiements la veille et charge le terminal ainsi que le téléphone. Prépare aussi la monnaie et l’argent liquide commandé, car un problème d’encaissement ralentit immédiatement la file.

Questions fréquentes

Quand commander les plantes pour une vente de plantes ?: Passe la commande dès que l’assortiment et les quantités sont validés, idéalement 2 à 3 semaines avant la vente. Garde les derniers jours pour récupérer les plantes, vérifier leur état, les arroser et compter les stocks.
Combien de temps faut-il pour installer une vente de plantes ?: Prévois au moins 2 heures avant l’ouverture pour monter la tente, installer les tables, poser les nappes, regrouper les plantes par espèce et préparer la caisse. Ajoute 30 minutes si l’emplacement est éloigné ou si les plantes doivent être déplacées depuis plusieurs caisses.
Comment organiser les plantes sur les tables de vente ?: Regroupe-les par type ou par espèce et place les étiquettes de prix bien en vue. Prévois une table séparée pour l’entretien et une autre pour l’emballage afin d’éviter que l’arrosage, le terreau ou le papier cadeau ne gênent les achats.
Que faut-il préparer pour le paiement d’une vente de plantes ?: Prépare la caisse, la monnaie, l’argent liquide et le terminal de paiement au plus tard la veille. Teste le terminal, charge le téléphone et vérifie les rallonges ou multiprises nécessaires avant l’installation.

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