La checklist pour organiser un trajet de collecte
Un trajet de collecte se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours, les autorisations et l’association bénéficiaire, puis les inscriptions et la logistique du jour J. Cette checklist vous aide à coordonner les bénévoles, le départ, l’arrivée, le balisage et le ravitaillement sans oublier les détails qui prennent du temps. Prévoyez aussi une solution pour les vélos en panne, les besoins alimentaires signalés à l’inscription et l’installation des espaces d’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
Gérer les autorisations et les déclarations
Définir l’association caritative
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Diffuser l’itinéraire
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les vélos
2 personnes
Préparer le balisage du parcours
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Tracer l’itinéraire
4 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Sécuriser la boîte de dons
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les kits de départ
2 personnes
Vérifier les vélos et l’équipement
2 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Donner les consignes de sécurité
Faire partir le trajet
3 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Fournir une assistance en cas de panne
2 personnes
Enregistrer les arrivants à l’arrivée
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes
Suivi
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Mettre l’argent des dons en lieu sûr
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Verser les dons
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 40
- Tables hautesqté 4
- Barrières de sécuritéqté 12
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 40
- Panneaux de directionqté 12
- Cônes de signalisationqté 20
- Râteliers à vélosqté 4
- Pompes à véloqté 3
- Chambres à air de rechangeqté 12
- Kits de réparation véloqté 3
- Clés de rechangeqté 3
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lampes de pocheqté 6
- Couvertures de survieqté 6
- Gel hydroalcooliqueqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Haut-parleur portable
- Micro sans fil
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Pichets à caféqté 3
- Thermosqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
- Bacs à glaçonsqté 4
Décoration
- Banderolesqté 4
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 100
- Colle et ruban adhésifqté 6
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Projecteurs de chantierqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 8
Catering
- Boîtes de donsqté 3
- Numéros de départqté 100
- Braceletsqté 100
- Courses
Conseils
- Validez le parcours et sa distance au moins 4 semaines avant le départ. Confirmez séparément les lieux de départ et d’arrivée, puis transmettez l’itinéraire final aux participants et aux bénévoles.
- Ne lancez pas les invitations avant d’avoir vérifié les autorisations et déclarations nécessaires. Gardez une version imprimée des coordonnées utiles et des consignes le jour du trajet.
- Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires et de composer les kits de démarrage. Prévoyez une marge pour les inscriptions ou modifications de dernière minute.
- Affectez chaque bénévole à une mission précise : inscription, balisage, accompagnement, ravitaillement ou arrivée. Faites circuler les consignes et l’itinéraire au moins 48 heures avant le départ.
- Installez le bureau d’inscription, les tables, les chaises et les tentes avant l’arrivée des participants. Vérifiez ensuite le balisage, les trousses de premiers secours, les pompes et les kits de réparation vélo.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un trajet de collecte ?
- Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le parcours, d’obtenir les autorisations, de contacter les sponsors, d’ouvrir les inscriptions et de répartir les bénévoles.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un trajet de collecte ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, une fois le lieu de départ, le lieu d’arrivée et l’itinéraire validés. Fixez une date de clôture des inscriptions 3 à 5 jours avant le départ.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’inscription, 1 pour le ravitaillement et 1 référent pour chaque groupe ou point sensible du parcours. Ajoutez une personne dédiée à la sécurité et aux incidents vélo si le trajet est long ou fréquenté.
- Quand installer le balisage du parcours ?
- Installez et vérifiez le balisage le jour même, idéalement 1 à 2 heures avant le départ. Contrôlez chaque flèche, panneau et cône, puis retirez tout le matériel dès le passage du dernier participant.
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