Spendenfahrt organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einer Spendenfahrt müssen Strecke, Spendenzweck und Teilnehmende früh feststehen. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldung, Sponsoren und die Einteilung der Helfer. Am Veranstaltungstag entscheiden klare Wegweiser, geprüfte Fahrräder und ein gut eingerichteter Anmeldebereich über den Ablauf. Plane außerdem Zeit für Verpflegung, Erste Hilfe und die Reinigung der Location ein. Die Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zum Abbau durch die wichtigsten Schritte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
Start- und Zielort bestätigen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Guten Zweck festlegen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Wegbeschreibung verteilen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
Streckenbeschilderung vorbereiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Wegweiser bereitlegen
2 Personen
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Route festlegen
4 Personen
Location reinigen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Spendenbox sichern
2 Personen
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Startpakete verteilen
2 Personen
Fahrräder und Ausrüstung prüfen
2 Personen
Begrüßungswort sprechen
Sicherheitsanweisungen geben
Fahrt abfahren lassen
3 Personen
Routeposten besetzen
4 Personen
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
Pannenhilfe leisten
2 Personen
Finalteilnehmer registrieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Wegweiser abholen
4 Personen
Spendengeld sicher aufbewahren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Spenden überweisen
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 4
- AbsperrgitterAnz. 12
Sportmaterial
- WegweiserAnz. 40
- WegweiserAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 20
- FahrradständerAnz. 4
- FahrradpumpenAnz. 3
- ErsatzschläucheAnz. 12
- FahrradreparatursetsAnz. 3
- ErsatzschlüsselAnz. 3
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 6
- NotfalldeckenAnz. 6
- HanddesinfektionsgelAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mobiler Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Dekoration
- BannerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- Kleber und KlebebandAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- BaustrahlerAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
Catering
- SpendenboxenAnz. 3
- StartnummernAnz. 100
- ArmbänderAnz. 100
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route sowie Start- und Zielort mindestens 6 Wochen vorher fest. Prüfe dabei Entfernung, Pausenstellen und mögliche Gefahrenpunkte, bevor du die Strecke veröffentlichst.
- Kläre Genehmigungen und Meldungen spätestens 4 Wochen vor der Fahrt. Für die Anmeldung brauchst du außerdem ein Formular, eine Wegbeschreibung und eine verlässliche Übersicht der eingegangenen Anmeldungen.
- Teile Helfer nicht erst am Veranstaltungstag ein. Plane für Anmeldung, Streckenposten, Verpflegung und Fahrradpannen jeweils eine verantwortliche Person plus Ersatz ein.
- Kontrolliere Fahrräder und Reparaturmaterial am Vortag. Ersatzschläuche, Fahrradpumpen und Reparatursets werden häufig vergessen, obwohl schon eine kleine Panne den Zeitplan der Gruppe verändert.
- Richte den Startbereich mindestens 90 Minuten vor dem ersten Start ein. Stelle Wegweiser, Sicherheitswesten, Erste-Hilfe-Koffer, gekühlte Getränke und Starterpakete dort bereit, wo Helfer sie ohne Rückfragen erreichen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Spendenfahrt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher. Route, Spendenzweck und Genehmigungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Anmeldung und Einladungen rechtzeitig starten können.
- Wie viel Verpflegung brauche ich für eine Spendenfahrt?
- Plane pro Person mindestens eine Trinkportion für jede Stunde der Fahrt und zusätzlich Getränke für den Start- und Zielbereich ein. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vorher, damit das Catering nicht zu knapp kalkuliert wird.
- Wann soll ich die Fahrräder kontrollieren?
- Führe die erste Kontrolle etwa 7 Tage vorher durch und prüfe die Räder am Vortag noch einmal. Lege Ersatzschläuche, Pumpen und Reparatursets spätestens dann an einem klar markierten Ort bereit.
- Wie viele Helfer brauche ich für eine Spendenfahrt?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Strecke, Verpflegung und Sicherheit ein. Bei mehreren Gruppen oder einer langen Route solltest du pro zusätzlichem Streckenabschnitt einen weiteren Streckenposten vorsehen.
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