Checklist voor een goed georganiseerde inzamelingsrit
Een inzamelingsrit vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers verzamelen. Je moet op tijd de start- en finishlocatie, vergunningen, het goede doel en de route vastleggen. Daarna volgen inschrijvingen, sponsoring, vrijwilligers, catering en fietsveiligheid. Met deze checklist zie je in welke volgorde je de inzamelingsrit organiseert en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en afstand vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie bevestigen
Vergunningen en meldingen regelen
Goede doel vastleggen
Inschrijfformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Routebeschrijving verspreiden
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Fietsen controleren
2 personen
Route bewegwijzeren voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Routeborden klaarleggen
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Route uitzetten
4 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Donatiebus beveiligen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Fietsen en uitrusting controleren
2 personen
Welkomstwoord geven
Veiligheidsinstructies geven
Rit laten vertrekken
3 personen
Routepost bemannen
4 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Pechhulp verlenen
2 personen
Finishendeelnemers registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routeborden ophalen
4 personen
Donatiegeld veilig opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Donaties overmaken
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Statafelsaantal 4
- Afzethekkenaantal 12
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 40
- Routebordenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 20
- Fietsenrekkenaantal 4
- Fietspompenaantal 3
- Reserve binnenbandenaantal 12
- Fietsreparatiesetsaantal 3
- Reservesleutelsaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Nooddekensaantal 6
- Handgelaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Mobiele speaker
- Draadloze microfoon
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekannenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 8
- IJsblokbakkenaantal 4
Decoratie
- Spandoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Lijm en tapeaantal 6
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 4
- Bouwlampenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Donatiebussenaantal 3
- Startnummersaantal 100
- Polsbandjesaantal 100
- Boodschappen
Tips
- Leg de route en afstand uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer daarna de route opnieuw op kruisingen, rustpunten en plekken waar routepijlen, routeborden of verkeerskegels nodig zijn.
- Regel vergunningen, meldingen en toestemming voor start- en finishlocatie minimaal 4 weken voor de rit. Controleer ook of afzethekken, fietsenrekken en veiligheidshesjes op tijd beschikbaar zijn.
- Maak de inschrijfbalie minstens 2 weken vooraf compleet met laptop, printer, verlengkabels, stekkerdozen en een lijst met deelnemers. Plan daarnaast een aparte plek voor dieetwensen en betalingen of donaties.
- Wijs vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf toe aan vaste posten, zoals registratie, routebegeleiding, catering en pechhulp. Leg per post een telefoonnummer, zaklamp, EHBO-koffer en benodigde fietsreparatieset klaar.
- Koel dranken en richt de cateringtafel pas op de dag zelf in, maar tel bekers, borden, bestek, koffiekannen en thermoskannen de avond ervoor. Plan minstens 90 minuten voor de start voor route uitzetten, partytenten opbouwen en de locatie inrichten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een inzamelingsrit organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en het goede doel. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemers, vrijwilligers, materialen en praktische controle.
- Welke vergunningen heb ik nodig voor een inzamelingsrit?
- Dat hangt af van route, gemeente en aantal deelnemers. Neem uiterlijk 6 weken vooraf contact op met de betrokken gemeente en controleer of een vergunning of melding nodig is voor de route, startlocatie en verkeersbegeleiding.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een inzamelingsrit?
- Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor de inschrijfbalie, 1 of 2 mensen voor catering en per lastige kruising een routebegeleider. Tel daarnaast minstens 1 persoon voor pechhulp en EHBO mee.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de inzamelingsrit op de dag zelf klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 90 minuten vóór de start. In die tijd zet je de route uit, plaats je borden en kegels, bouw je partytenten op, richt je de inschrijfbalie en koel je de dranken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!