Organiser un tournoi de volleyball assis sans rien oublier

Un tournoi de volleyball assis demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut bloquer le gymnase, définir le format, gérer les inscriptions et répartir clairement les rôles avant le jour J. Cette checklist suit l’ordre utile, de la réservation de la salle jusqu’aux sandwiches, boissons et médailles. Elle aide aussi à repérer les détails souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, formulaires de match, éclairage et matériel de premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le gymnase
Fixer la date du tournoi
2 personnes
Définir le format du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Contacter les équipes
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Finaliser les arbitres
2 personnes
Recruter des officiels de table
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Publier le règlement
Finaliser la liste des participants
Imprimer les formulaires de match
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander le catering
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Vérifier le matériel de premiers secours
Commander les prix et médailles
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Récupérer les clés du lieu
Inspecter le gymnase
2 personnes
Installer le guichet du tournoi
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Monter les filets
4 personnes
Placer les chaises des arbitres
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Installer les lots
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Enregistrer les équipes
3 personnes
Donner les consignes d’ouverture
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer les premiers matchs
8 personnes
Enregistrer les scores du match
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Publier les classements intermédiaires
Modifier le programme de la compétition
2 personnes
Animer la finale
8 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Gérer les blessures
2 personnes
Annoncer les gagnants
2 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les terrains
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Recharger le matériel
4 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Filets de volley assisqté 2
Poteaux de filetqté 4
Volley-ball assisqté 12
Ruban de balisageqté 4
Chaises de juryqté 2
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 6
Maillots de compétitionqté 24
Cônesqté 20
Tapis d’entraînementqté 12
Filets de ballonqté 4
Tendeurs de rechangeqté 2

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Bancs pliantsqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Nappeqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Haut-parleur portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 4
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 8
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Décoration

Panneaux de table d’équipeqté 16
Panneaux directionnelsqté 8
Dossardsqté 100
Médaillesqté 24
Gobeletsqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Gilets pour le personnelqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le gymnase avant d’ouvrir les inscriptions : vérifiez les horaires d’accès, l’éclairage, les vestiaires et le temps nécessaire pour installer les filets, les poteaux et les tables de marque.
Fixez une date limite d’inscription et gardez un délai d’au moins 7 jours pour traiter les équipes, vérifier leurs coordonnées, recueillir les besoins alimentaires et publier la liste définitive des participants.
Préparez le programme après avoir arrêté le format de la compétition. Imprimez les formulaires de match et prévoyez un exemplaire supplémentaire par terrain, avec les sifflets, panneaux de score et chaises de jury au même endroit.
Ne vérifiez pas le matériel sportif la veille au soir : contrôlez les filets, ballons, tendeurs de rechange, tapis, cônes et ruban de balisage quelques jours avant, puis faites un dernier contrôle à l’installation.
Commandez le catering assez tôt pour confirmer les quantités et les régimes particuliers. Refroidissez les boissons avant l’arrivée des équipes et préparez les sandwiches en tenant compte du nombre final de participants.

Questions fréquentes

Combien de temps avant faut-il réserver un gymnase pour un tournoi de volleyball assis ?: Réservez la salle dès que la date et le format sont suffisamment définis, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Demandez aussi l’horaire d’accès afin de prévoir l’installation et le rangement le même jour.
Quand clôturer les inscriptions à un tournoi de volleyball assis ?: Fixez la clôture au moins 7 jours avant le tournoi. Ce délai permet de traiter les inscriptions, contacter les équipes, vérifier les coordonnées et établir un programme réaliste.
Combien d’arbitres et d’officiels de table faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du nombre de terrains et du format retenu. Prévoyez au minimum une équipe d’arbitrage et des officiels de table pour chaque match joué en parallèle, avec des remplaçants pour les pauses.
Quand préparer les boissons et les sandwiches pour le tournoi ?: Refroidissez les boissons le jour précédent ou suffisamment tôt le matin du tournoi. Préparez les sandwiches après avoir confirmé la liste finale et les besoins alimentaires, afin d’éviter les quantités incorrectes.

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