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Organiser un tournoi de volley-ball sans rien oublier

Un tournoi de volley-ball se prépare bien avant l’ouverture du gymnase. Il faut d’abord réserver la salle, choisir le format et établir un calendrier compatible avec le nombre d’équipes. Ensuite viennent les inscriptions, la répartition des joueurs, les arbitres, le ravitaillement et le matériel de jeu. Le jour J, prévois un temps précis pour récupérer les clés, contrôler les vestiaires, monter les filets et installer les terrains avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le gymnase

  • Définir le format du tournoi

    2 personnes

  • Établir le programme de la compétition

    2 personnes

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer la répartition des équipes

    2 personnes

  • Informer les participants

  • Répartir les arbitres

    2 personnes

  • Organiser le service à table

  • Consigner le contact de premiers secours

  • Organiser le retrait des clés

  • Commander les prix

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Vérifier le matériel sportif

    2 personnes

  • Préparer l’enregistrement des équipes

    2 personnes

  • Imprimer les formulaires de match

  • Emballer les prix

Événement

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Ouvrir le gymnase

    2 personnes

  • Vérifier le sol et les vestiaires

    2 personnes

  • Monter les filets

    4 personnes

  • Délimiter les terrains

    4 personnes

  • Installer les chaises des arbitres

    2 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Installer la table du concours

    2 personnes

  • Installer la table traiteur

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Tester la musique

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Effectuer l’enregistrement des équipes

    3 personnes

  • Effectuer le dernier contrôle du terrain

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    2 personnes

  • Expliquer le tournoi

    2 personnes

  • Encadrer les matchs

    8 personnes

  • Suivre les scores du match

    2 personnes

  • Soutenir les arbitres

    2 personnes

  • Rapporter les balles

    2 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitaillement des amuse-bouches

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les vestiaires

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

    2 personnes

  • Vérifier les résultats

    2 personnes

  • Encadrer la finale

    4 personnes

  • Préparer la remise des prix

    2 personnes

  • Assurer la remise des prix

    3 personnes

  • Remercier les participants

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

    2 personnes

  • Démonter le matériel sportif

    4 personnes

  • Démonter les filets

    4 personnes

  • Ranger le mobilier

    4 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le gymnase

    4 personnes

  • Nettoyer les vestiaires

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Rapporter les clés

  • Publier les résultats

  • Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 40
  • Tabourets de barqté 6
  • Chaises d’arbitreqté 4
  • Porte-manteauxqté 4

Matériel de sport

  • Filets de volley-ballqté 4
  • Poteaux de volley-ballqté 8
  • Ballons de volleyqté 12
  • Pompeqté 2
  • Embouts de ballonqté 10
  • Ruban de balisageqté 4
  • Siffletsqté 8
  • Panneaux de scoreqté 4
  • Chasubles d’équipeqté 32
  • Genouillèresqté 4

Équipement

  • Ordinateur portable
  • Imprimante
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Téléphone mobileqté 2
  • Enceinte portable
  • Mégaphone

Catering

  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Courses

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Assiettesqté 220
  • Couvertsqté 220
  • Tasses à caféqté 80
  • Verres à théqté 40
  • Louchesqté 8
  • Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Pincesqté 6
  • Saladiersqté 6
  • Supports pour filmqté 2

Décoration

  • Nappesqté 8
  • Étiquettes de table d'équipeqté 16
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux directionnelsqté 8
  • Coupes de prixqté 3
  • Médaillesqté 32
  • Certificatsqté 32

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Aspirateur
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Épongesqté 6
  • Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Packs de glaceqté 6
  • Gilets de sécuritéqté 8

Paperasse

  • Presse-papiersqté 8
  • Sets de stylosqté 12
  • Étiquettes nominativesqté 250
  • Fiches de matchqté 120
  • Brochures du programmeqté 220
  • Boîte de rangement pour caisse

Conseils

  • Réserve le gymnase dès que la date est fixée et vérifie la durée d’accès incluse : il faut assez de temps pour l’installation avant le premier match et le rangement après le dernier.
  • Ferme les inscriptions avant de répartir les équipes. Demande aussi les besoins alimentaires à ce moment-là, puis envoie la composition et le programme suffisamment tôt pour permettre les corrections.
  • Prépare un poste d’accueil avec l’ordinateur, les formulaires de match et les informations des équipes. Imprime les documents avant le jour J : une panne d’imprimante ou de connexion ne doit pas bloquer l’enregistrement.
  • Contrôle le matériel sportif la veille : filets, poteaux, ballons, pompe, sifflets et panneaux de score. Vérifie aussi les rallonges et multiprises si un ordinateur, une imprimante ou une enceinte doivent fonctionner dans la salle.
  • Planifie l’accueil et les pauses avant le début de la compétition. Remplis les glacières, installe les tables et les gobelets, et garde le contact des premiers secours ainsi que le retrait des clés à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de volley-ball ?
Prévois idéalement 4 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase, d’ouvrir les inscriptions, de constituer les équipes, de répartir les arbitres et de commander les prix sans urgence.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de volley-ball ?
Clôture-les au moins 7 jours avant la compétition. Tu auras ainsi le temps de confirmer les équipes, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer le programme aux participants.
Combien de temps prévoir pour installer un tournoi de volley-ball ?
Compte au minimum 90 minutes avant le premier match. Ce temps couvre l’ouverture du gymnase, le contrôle du sol et des vestiaires, le montage des filets et la délimitation des terrains.
Quel matériel faut-il prévoir pour un tournoi de volley-ball ?
Prévois notamment les filets, poteaux, ballons, une pompe, des sifflets, des panneaux de score et du ruban de balisage. Ajoute le matériel d’accueil et de restauration, ainsi que les équipements électriques nécessaires à l’enregistrement et à l’impression.

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