Checklist voor een goed georganiseerd minigolftoernooi
Een minigolftoernooi loopt soepel als je de baan, deelnemers en catering in een vaste volgorde regelt. Begin met reserveren en uitnodigen, werk daarna de toernooivorm, teams en starttijden uit. In de laatste week controleer je spelmateriaal, scorekaarten, dieetwensen en prijzen. Op de dag zelf richt je eerst de registratie- en scoretafel in, zet je dranken koud en controleer je de baan voordat de eerste groep start.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Minigolfbaan reserveren
Catering reserveren
Toernooivorm bepalen
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Teams indelen
2 personen
Starttijden toewijzen
Prijzen inkopen
Spelregels afdrukken
Scorekaarten afdrukken
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Prijzen verpakken
Materialen verzamelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Scoretafel inrichten
2 personen
Baan en materiaal controleren
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Toernooi uitleggen
2 personen
Eerste ronde begeleiden
3 personen
Scores controleren
2 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede ronde begeleiden
3 personen
Broodjesbuffet aanvullen
2 personen
Eindscores berekenen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Vrije speelronde begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie afhalen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 70
- Partytentenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Minigolfclubsaantal 24
- Minigolfballenaantal 100
- Scorekaartenaantal 100
- Baanmarkeringenaantal 20
- Reservepennenaantal 30
- Prijzenaantal 12
Kantoorartikelen
- Klembordenaantal 24
- Naamstickersaantal 100
- Stiftenaantal 12
- Papiertapeaantal 6
- Spelregelbordenaantal 6
Servies
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Prijzentafelbord
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de minigolfbaan zodra je een voorlopige deelnemersinschatting hebt. Plan de starttijden pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, zodat je teams niet meerdere keren hoeft om te delen.
- Leg de inschrijfdeadline bijvoorbeeld 7 dagen voor het toernooi vast. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, deelnemers te informeren en een definitieve deelnemerslijst met teams en starttijden te maken.
- Druk scorekaarten en spelregels uiterlijk 2 dagen vooraf af en neem reservepennen mee. Leg per team een klembord klaar bij de registratietafel, zodat de score bij de eerste hole direct kan worden bijgehouden.
- Controleer de baan, clubs, ballen en baanmarkeringen op de dag ervoor. Verzamel ook de prijzen, naamstickers en wegwijzers op één plek; juist kleine materialen blijven anders vaak tot het laatste moment verspreid.
- Zet dranken minimaal 2 uur voor de start koud en bereid hapjes en catering volgens een tijdschema voor. Richt tafels, stoelen, afvalbakken en de scoretafel af voordat deelnemers zich melden, zodat registratie niet tegelijk met de opbouw hoeft te gebeuren.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een minigolftoernooi organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de baanreservering en uitnodigingen. Plan de definitieve teams, starttijden, catering en boodschappen in de laatste 7 dagen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?
- Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, scoretafel, wegwijzers en catering. Zet dranken ongeveer 2 uur vooraf koud en controleer de baan vóór de eerste starttijd.
- Wanneer moet ik de teams en starttijden indelen?
- Maak de indeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor het toernooi. Informeer deelnemers daarna direct over hun team, starttijd, spelregels en eventuele dieetafspraken.
- Wat moet ik meenemen naar een minigolftoernooi?
- Neem naast clubs en ballen ook scorekaarten, reservepennen, klemborden, naamstickers en spelregelborden mee. Verzamel deze materialen uiterlijk de avond ervoor, samen met prijzen, cateringbenodigdheden en verlengkabels.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!