Checklist pour organiser un tournoi de korfball
Un tournoi de korfball demande de coordonner les équipes, les terrains et de nombreux détails le jour J. Cette checklist de 69 tâches et 59 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au rangement final. Prévoyez notamment les arbitres, les vestiaires, l’électricité, le ravitaillement et les solutions de secours pour le matériel. Les informations de parking et le programme doivent parvenir aux participants avant leur arrivée.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date du tournoi
Réserver le lieu sportif
Vérifier les autorisations
Inviter les équipes
2 personnes
Envoyer le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Répartir les arbitres
2 personnes
Consigner le règlement du concours
2 personnes
Réserver les vestiaires
Vérifier la réservation d'électricité
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Envoyer les infos de parking
Commander les prix
Vérifier le matériel du tournoi
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Gonfler les ballons
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Préparer le briefing des bénévoles
Préparer le plan météo
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les poteaux de korfball
4 personnes
Préparer les ballons de match
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Accueillir les équipes
4 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Ouvrir le tournoi
Encadrer les matchs
6 personnes
Enregistrer les résultats
2 personnes
Annoncer le programme des matchs
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les poteaux de korfbal
4 personnes
Ranger les espaces
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Poteaux de korfbalqté 8
- Paniers de korfballqté 8
- Ballons de korfballqté 12
- Pompe à ballonqté 2
- Ballons de rechangeqté 4
- Marquage du terrainqté 2
- Cônesqté 40
- Chasubles d’entraînementqté 40
- Siffletsqté 8
- Chronomètresqté 4
- Panneaux de scoreqté 8
- Poteaux de rechangeqté 2
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 40
- Ensembles de tables de bièreqté 4
- Bancs de vestiaireqté 8
- Portants à vêtementsqté 4
- Barrières de sécuritéqté 12
Équipement
- Système de sonorisation mobile
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 4
- Machines à caféqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Pincesqté 6
- Ciseauxqté 4
- Verres doseursqté 2
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Panneaux de noms d’équipeqté 8
- Panneaux directionnelsqté 10
- Panneaux d'informationqté 4
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Carafes d’eauqté 8
- Thermosqté 6
- Caisses réfrigéréesqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Coupes de prixqté 3
- Médaillesqté 40
- Listes de prixqté 2
- Caisse
- Terminal de paiement
- Caisse
- Rouleaux de ticket de caisseqté 3
- Pains de glaceqté 20
- Courses
Conseils
- Confirmez la date et réservez le lieu sportif le plus tôt possible, puis vérifiez les autorisations nécessaires. Réservez aussi les vestiaires et contrôlez la disponibilité de l’électricité.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le tournoi. Vous pourrez alors établir le programme, vérifier les coordonnées et recueillir les besoins alimentaires sans modifier les poules au dernier moment.
- Préparez la répartition des arbitres et des bénévoles au moins 7 jours avant la compétition. Transmettez à chacun son rôle, son horaire et le contact de premiers secours.
- Contrôlez le matériel sportif la veille : poteaux, paniers, ballons, pompe, marquage, chronomètres et panneaux de score. Prévoyez des ballons et des poteaux de rechange pour éviter une interruption dès la première panne.
- Calculez les quantités de catering après la clôture des inscriptions, en distinguant joueurs, bénévoles et encadrants. Faites les courses suffisamment tôt pour refroidir les boissons et envoyez les informations de parking et le programme avant le jour J.
Questions fréquentes
- Quand envoyer le formulaire d’inscription pour un tournoi de korfball ?
- Envoyez-le 4 à 6 semaines avant le tournoi et fixez la clôture des inscriptions environ 2 à 3 semaines avant. Gardez ensuite quelques jours pour traiter les réponses et construire le programme.
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un tournoi de korfball ?
- Prévoyez au minimum 6 semaines pour réserver le lieu, inviter les équipes et obtenir les autorisations. Huit à 12 semaines offrent davantage de marge pour recruter les bénévoles et commander les prix.
- Quand préparer le programme et répartir les arbitres ?
- Faites-le dans la semaine qui suit la clôture des inscriptions, idéalement 7 jours avant le tournoi. Envoyez le programme final aux équipes dès qu’il est validé, avec les horaires et les informations de parking.
- Que vérifier la veille d’un tournoi de korfball ?
- Contrôlez le matériel, le marquage du terrain, les branchements électriques, les vestiaires et la météo. Refroidissez les boissons, rassemblez les fournitures et confirmez les horaires avec les bénévoles au plus tard la veille au soir.
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