Checklist pour organiser un tournoi de judo

Un tournoi de judo demande une préparation sportive, administrative et logistique bien coordonnée. Commence par fixer la date, le lieu et les règles, puis avance vers les inscriptions, les catégories et le planning des combats. Les arbitres, le jury, le secouriste et les bénévoles doivent être confirmés avant la dernière semaine. Cette checklist t’aide aussi à ne pas oublier le matériel de pesée, les tableaux de score, les certificats et l’organisation pratique du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories d'âge
2 personnes
Répartir les catégories de poids
2 personnes
Mettre en place le planning du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les arbitres
2 personnes
Contacter le jury du concours
2 personnes
Contacter le secouriste
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
Finaliser la liste des participants
2 personnes
Constituer les poules
3 personnes
Préparer les cartes de match
2 personnes
Préparer les certificats
2 personnes
Commander les prix
Confirmer les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger les annonces
Créer le plan
Vérifier le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les prix et les certificats
2 personnes
Préparer les dossiers de compétition
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol
3 personnes
Déployer les tapis
6 personnes
Fixer les tapis
4 personnes
Installer les tables de compétition
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point de pesée
2 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Pesée des participants
3 personnes
Confirmer l’organisation du tournoi
3 personnes
Annoncer l'ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Noter les résultats du match
4 personnes
Annoncer les matchs
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la nourriture
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Contrôler les tapis entre-temps
2 personnes
Annoncer les pauses
Préparer les finales
4 personnes
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Annoncer la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Ranger les chaises du public
4 personnes
Ranger les tables du jury
3 personnes
Démonter les tapis
6 personnes
Trier le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de judoqté 80
Bordure du tapisqté 20
Raccords de tapisqté 80
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Balanceqté 2
Ceintures de judoqté 20
Rubans rouges et blancsqté 20
Judogis de rechangeqté 4
Cônesqté 12
Sangles d’entraînementqté 12
Sifflets du juryqté 6

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables du juryqté 4
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 120
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Mégaphone
Piles rechargeablesqté 12
Batteries externesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Corbeilles à painqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Louchesqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Spray désinfectantqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Décoration

Panneaux numérotés de compétitionqté 4
Panneaux directionnelsqté 10
Rubans de podiumqté 6

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe les catégories d’âge et de poids avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les critères exacts au moment de s’inscrire.
Prévois la pesée et la constitution des poules dans le planning. Garde une marge d’au moins 30 minutes avant le premier combat pour gérer les absences ou les erreurs d’inscription.
Confirme les arbitres, le jury et le secouriste au plus tard 7 jours avant le tournoi. Le jour J, donne à chaque bénévole une mission et un horaire précis.
Teste la sonorisation, les microphones, les pendules de match et les panneaux de score avant l’arrivée des judokas. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et piles rechargeables.
Trie les prix, les certificats et les cartes de match par catégorie avant l’ouverture des portes. Prépare également un espace distinct pour les tables d’inscription, du jury et du catering.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de judo ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, définir le règlement, contacter les arbitres et ouvrir les inscriptions sans devoir tout finaliser dans les derniers jours.
Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de judo ?: Ouvre le formulaire environ 4 à 6 semaines avant la compétition. Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le tournoi afin de finaliser les participants et constituer les poules.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de judo ?: Pour un tournoi de taille moyenne, prévois au minimum 2 à 3 bénévoles par tapis, plus une équipe pour l’accueil, la pesée, le catering et la remise des prix. Ajoute 2 personnes de réserve pour les pauses et les imprévus.
Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de judo ?: La veille, vérifie les tapis et leurs raccords, les tableaux de score, les pendules, la balance, la sonorisation et les documents imprimés. Compte aussi les certificats, les prix, les judogis de rechange et les consommables pour le catering.

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